医院人事档案管理信息化建设初探

徐海捷

摘 要：在信息技术日渐发达的今天，传统的人事档案管理已经难以适应当前社会的发展需要，为了能够跟上现代化医院管理的进程，提高医院人事档案管理水平，积极推进医院人事档案信息化建设势在必行。本文主要阐述了医院人事档案管理信息化建设的重要性，并在此基础上分析了当前我国医院在在人事档案信息化建设中主要存在的几个问题，探讨了应对措施。以期能为医院人事档案管理信息化建设提供一定帮助。

关键词：医院；人事档案；信息化建设

随着近年来我国社会和经济水平的快速提升，档案资料在各项工作中的作用也越来越重要，而档案资料的准确性和完整性问题也日益凸显出来。医院人事档案管理部门由于任务重，责任大等原因，通过档案管理信息化的建设，不但能够使档案的准确性和完整性得到大幅度的提高，同时还能明显提高档案的使用效率和查阅速度，进而更好的促进现代化医院管理模式的发展。由此可见，人事档案管理信息化建设将是医院未来发展中的必然趋势和要求。

1 医院人事档案管理信息化建设的重要性

首先，在医院的管理和决策中，人事档案资源具有非常重要的作用，在当前“互联网+”的背景下，加强医院人事档案管理信息化建设有利于医院实现可持续发展[1]。随着医疗体系管理方式和人力资源管理方式的同步改革，人事档案管理工作的作用越来越重要，因此，加强医院人事档案管理水平，将档案资料数字化、信息化是实现医院人事档案信息资源有效利用的一个必要环节。

其次，在档案管理信息化建设中，医院可通过局域网建立人事档案管理平台，集合传递、存储、修改、共享等多项功能，既可以实现档案信息的高度共享，同时还能避免因各个部门输入相同数据而出现的重复劳动，从而使档案管理部门的工作效率得到大幅提升[2]。人事档案管理信息如果需要更新，档案管理工作人员可通过局域网快速在平台上完成，以便让各个部门都能及时接收到最新信息，确保档案信息的时效性。

最后，对于有人事档案查询需求的人员，医院可为其开通访问权限，使其能够利用人事档案管理信息化平台完成对信息的查询，通过这种方式能够有效的弥补过去人工查询服务费时费力的缺点，既降低了医院的服务成本，同时还能提高医院的服务质量。

2 现阶段我国医院人事档案信息化管理中存在的问题

（一）医院对人事档案信息化管理工作缺乏重视

通过调查发现，目前我国大多数医院的管理重心都是醫疗事业，并将医院所有资源都投入到医疗、护理等可以给医院创造直接利益的工作项目上，而人事档案管理工作则一直得不到医院领导的重视，除了很少得到资源上的投入以外，也没有将人事档案信息开发力用所产生的效益进行广泛宣传，以至于到目前为止还有很多医院领导以及档案管理人员都没有意识到人事档案管理信息化建设会给医院的发展带来什么好处[3]。因为缺乏对人事档案管理工作的重视，所以人事档案管理系统在医院的日常管理中难以得到充分利用，最终导致医院人事档案管理信息化建设原地不前。

（二）医院在人事档案信息化建设上缺乏资源投入

由于人事档案管理信息化建设没有引起医院管理层的足够重视，因此医院在档案管理信息化建设方面的投入也很少，尤其是一些正处于发展阶段的中小型医院，用于医疗的空间都非常紧张，档案管理可用空间就更少了，而且由于资金缺乏的问题，档案管理所使用的设备大多比较陈旧，难以满足医院人事档案管理信息化建设的基本要求。

（三）人事档案信息化建设管理人员专业水平有限

从档案管理人员方面来看，很多医院都不愿意花费高额的成本来培养或聘请同时具备计算机技巧和档案管理相关知识技能的综合性人才，这些医院的档案管理人员多是以兼职的形式存在，缺乏专业、系统的档案管理知识技能培训，所采用的档案管理方式也是以传统的管理模式为主，很少在原有的工作基础上有所创新。推进档案管理信息化建设需要现代化的人才队伍支持，档案管理人员应具备先进的技术水平和较高的知识层次，不能仅仅满足简单的计算机操作。然而，目前很多医院的人事档案管理人员虽然具有一定的档案管理知识，但是对于计算机操作技能还有很多不足，因此在档案信息化管理中很难做到快速、准确、高效地录入、整理和查找各种信息资料，医院档案信息化建设水平也难以提高[4]。

3 医院人事档案管理信息化建设的具体措施

（一）加强医院领导对人事档案信息化建设的重视度

随着医院的不断发展，优秀人才队伍的作用越来越重要，医院对综合型人才的需求开始不断增加。传统的人事管理模式对于人力和时间的花费巨大，医院要想从传统的人事档案管理模式中解脱出来，就必须先改变管理观念，加强对信息化建设的认识，尤其是医院管理层，更应加强对人事档案管理信息化建设的重视程度，并将其作为医院人事档案管理改革的首要环节，从源头上开始抓好信息化建设工作，加强对信息化知识的学习，让医院全体员工对档案管理信息化建设有一个正确的认识。在此基础上，医院还要进一步对人事档案管理制度加以完善，明确档案管理部门责任，并将规范制度具体落实到每一项实际工作中，从而激发档案管理人的责任心和积极性，促使医院人事档案管理信息化建设越来越规范。

（二）加强设施资源的投资力度

硬件设施是医院推进人事档案管理信息化建设的基础，因此，医院应加强对档案管理部门的硬件设施投入，并设立专门的档案管理室，要求其能够满足防火、防尘、防潮等基本要求。除此以外，还应分别设置单独的档案办公室和档案阅览室。同时医院还应为档案管理部门配置如计算机、网络系统、打印机、复印机、打包机、文件储存柜等基础的档案管理设备。并通过采取统一的数据格式、软件程序以及技术标准等等，建立起信息资源高度共享的档案信息化网络，从而真正实现档案信息资源的互联互通。

（三）提升信息化档案建设管理人员的专业水平

一是在进行人事档案信息化管理时，首先必须要保证档案管理工作人员具备较高的专业技术水平。因此，医院在招聘工作人员时，应该有目的的招收一些具有档案资源管理工作经验同时还擅长计算机操作技能的专业技术人才。此外，医院还应加大对网络管理型人才和技术开发维护型人才的引进，通过加强人才队伍建设，确保档案管理工作人员专业技术水平的提升，以满足之后在进行档案信息化建设和管理时对工作人员专业素质的需求。二是要按照工作人员的知识结构对其进行合理的岗位调配，把具有较高信息化素养的工作人员分配到合适的工作岗位上，尽可能做到人尽其用，从而使医院人事档案管理信息化建设水平得到真正的提升。除此以外，档案管理人员还应学并掌握无核移除员工电子档案并进行长期保存的方式以及如何采用数字签名技术或电子加密技术来进行电子文件的归档管理，以避免因计算机系统损坏或其他意外事故所导致的档案信息丢失。

4 结束语

总而言之，随着我国医疗体制改革的不断深化，计算机网络技术在医院的日常管理中开始得到广泛的应用，为了能够实现医院人事档案管理效益的最大化以及为医院提供更加更加准确、全面的人事档案管理信息，为医院创造更大的经济效益，医院领导应充分结合本院的实际情况，积极推进医院人事档案管理信息化建设的进度，确保医院人事档案管理信息化建设工作持续稳定的发展。

参考文献

[1]黄鸿辉.论信息化在医院档案管理中的重要性和应用[J].中国管理信息化，2017，（11）：151-152

[2]王树勋.档案信息化建设在医院档案管理中的实践探讨[J].交通世界，2017，（10）：171-172

[3]黄建福.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析[J].办公室业务，2017，（05）：47-47，62

[4]杨忠雍.医院档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2016，（16）：1174-175endprint