事业单位档案管理信息化建设的路径

王崇

摘 要：做好事业单位档案管理信息化建设工作，必须科学审视当前事业单位档案管理问题，按照事业单位档案管理信息化需求，找出有效的建设路径。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

本文围绕着事业单位档案管理信息化建设存在的人才、制度与设施设备方面的问题，探讨有效的事业单位档案管理方式，全面提高事业单位档案管理信息建设效果。

1 事业单位档案管理信息化的问题

1.1 缺乏专业信息人才

事业单位档案管理正在向着信息化的方向发展，由于缺乏专业的信息技术人才，导致事业单位档案管理信息化建设滞后，不能满足信息化使用档案的需求。档案管理人才始终是事业单位人才建设工作的弱项，目前事业单位普遍存在着信息化档案人才匮乏，现有档案管理人员信息化能力不足的问题，而且缺乏科学完善的引进信息化专业技术人才的机制，引进信息人才的难度较大。而且，事业单位档案信息化人才的培养机制不足，现有的机制不利于信息化人才有效的掌握前沿知识，影响了事业单位信息化人才的发展，无法根据事业单位信息人才的真实需求进行有效培训。尽管对事业单位信息人才的建设日益重视，但是现有信息人才的工作责任心不强，由于缺乏成熟的信息化工作环境，导致信息化人才无有武之地，因此影响了事业单位档案管理信息化人才的发展。

1.2 传统档案管理模式占主导

当前事业单位仍以传统的纸制档案管理模式为主导，虽然日益重视使用信息化的管理方式，也引进了部分信息化的档案管理工作的设施设备，但是从事业单位档案管理的理念上、做法上、管理制度体系方面仍然从纸制档案出发，没能体现出信息时代档案管理工作的高效性与个性化，没能充分的开发出档案的使用价值。目前事业单位档案管理人员仍习惯运用手工操作的方式，档案管理人员的主要经历仍放在纸制档案的制作上。而且档案管理运行的制度仍是纸制的档案资料为主，没能充分的发挥信息检索系统的实际作用，缺乏必要的推广使用信息化档案系统的机制，事业单位档案管理机制在收集、制作与存储的过程中仍围绕着纸制资料运行。而且档案管理系统开发不足，事业单位现有的档案管理系统与行业联系不紧密，特别是在非技术性的事业单位，档案管理软件系统普及的速度更慢，没能充分的发挥出档案管理系统的价值。

1.3 档案管理系统运行不流畅

事业单位建立起信息化档案管理系统的较少，能够充分发挥信息系统作用的事业单位更少，虽然不少事业单位完善了档案数据资源的电子化存储，但是还没能形成流畅的档案运行体系，档案数据信息仍然无法发挥实践指导作用。例如，不少事业单位档案管理电子化系统还存在着盲区，不少事业单位正在使用的档案管理系统缺乏行业针对性，特别是上级部门的硬性规定下，事业单位目前普遍运行着人事编制档案管理系统，业务档案管理系统，财务数据档案系统等不同规模的档案系统，这些系统各自分属不同的体系，档案管理软件之间缺乏必要的联系，相互之间的数据不能借鉴使用，而且系统之间的移植性相对较差，不仅提高了档案管理人员的难度，而且不利于发挥出数据信息的价值。而且事业单位档案管理信息系统很难与办公自动化系统进行有效衔接，因此不能智能化的自主收集信息数据，影响了档案管理工作的质量与效率。

2 事业单位档案管理信息化的原则

2.1 安全稳定原则

提高事业单位档案管理信息化水平，必须注重提高事业单位档案信息的安全性和稳定，注重在数据信息准确的基础上，为事业单位开发良好的档案运行环境。因此，必须注重加强信息稳定性，注重在开发档案管理系统的同时加强安全建设，注重运用局域网、防火墙和杀毒软件等进行安全保卫。同时提高事业档案系统的登录建设，设定不同的登录级别，形成有效的访问管理要限，这样才能全面科学的約束具体人员的操作行为，保证档案管理的有效性。注重使用当前有效的口令管理、动态认证等方式，加强对相关人员的身份识别，这样才能保证安全的使用相关设备。事业单位档案管理开发必须采用稳定的建设方式，注重加强底层制度建设，加强具体的培训，保证档案系统操作人员遵守基本规则。

2.2 循序渐进原则

事业单位档案管理信息系统的开发是项系统性较强的工程，必须注重采用循序渐进的原则，注重根据事业单位档案管理的实际需要和现有实力进行建设，这样才能在分步实施的总规划下，做到采用分小步走的策略，降低信息化管理的难度，从而不断的向信息化的目标靠拢，同时有效的避免事业单位在信息化建设过程中存在的资金投入较大，档案管理收益较慢，面临的不确定风险较多问题，同时有利于实现信息化工作氛围的建设，不断为事业单位档案管理信息化培养可用的人才，解决事业单位档案管理信息化建设的实际困难，全面提高事业意念档案信息化建设有效性，有效消除设备不足，人员水平较低等实际问题影响。

3 事业单位档案管理信息化的路径

3.1 加强专业人才队伍建设

现代事业单位实现档案管理的信息化目标，充分发挥出档案管理工作的实际价值，就必须加强专业的档案管理人才队伍建设，注重结合事业单位信息化发展的需求，不断引进专业的信息技术人才，这样才能促进事业单位不断开发完善自主性、智能性和个性化较强的专业档案管理信息系统。特别是在随着事业单位承担的社会职能越来越明晰，工作范围与工作量不断增加，事业单位档案管理信息人员的压力也必然增大，只有注重加强专业档案管理队伍的建设，才能更好满足档案管理工作的需求。例如，应当以信息技术人才为基础，组建综合性较强的档案管理专业团队，全面提高基层事业单位档案管理人才的科学配置。同时加强对信息技术人员的培训，使档案管理人员掌握前沿专业知识，提高信息化档案管理操作的能力。做好具体信息技术档案管理人员的考核工作，全面的测评档案管理人员的信息技术和日常工作能力水平，围绕着其工作的得失，为信息化档案管理人员找出发展的空间。

3.2 完善档案事业发展规划

提高事业单位档案管理信息化建设水平，不仅要依靠专业的信息化技术人才，同时还要制定完善的信息化档案管理发展规划，注重把档案管理工作纳入到具体的事业单位发展计划当中，根据事业单位的实际情况逐步的开发档案管理信息化建设。首先，充分考虑事业单位现有的信息化建设水平，根据事业单位信息化运行环境建设情况，科学的配置事业单位档案管理的信息化设施设备。其次，注重信息化档案资源的共享，发挥基层各部门在事业单位档案管理信息化建设中的重要作用，实现信息资源的共享，发挥信息资源的共公效益，不断提高事业单位信息资料的共享性，为事业单位信息档案发展提供灵活有效的空间。第三，加强事业单位档案管理自主软件的开发，根据事业单位档案信息系统的使用需求，不断加强相关专业软件的设计与智能化开发。

3.3 完善信息化的管理模式

促进事业单位档案管理信息化的发展，必须按照国家的相关建设标准和要求，主动推动事业单位档案管理向着信息化方向发展。注重在基层单位自觉落实信息化档案管理的任务目标，按照国家和地方颁布的各项标准，注重形成基层事业单位档案管理信息化体系，发挥出出各部门在档案管理信息中的档案收集、整理、鉴定、检索与编码等具体的工作。同时实现档案数据资源的信息化共享，注重利用互联网实现档案数据信息的远程传递和数据分析。加大电子档案的保护工作力度，形成完善的防火墙或局域网体系，这样才能达到档案数据资源的共享目标。

4 结论

做好事业单位档案管理信息化建设工作，必须从信息化发展的大趋势着眼，科学审视事业单位档案管理的现状，在此基础上有效引进信息化设备，配齐必要的档案管理信息化人员，切实做好具体的档案管理工作。

参考文献

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