浅析新形势下档案管理工作的规范化

王靖怡

摘 要：近年来，在新形势发展背景下，各个行业对档案管理工作提出了更高要求，要求必须实现规范化。基于此，本文以档案管理规范化为重点，从研究意义及存在问题入手，深入分析档案管理工作规范化的实施策略，对企事业单位今后的发展具有重要意义。

关键词：档案管理；规范化；策略

一直以来，由于零散档案具有杂、乱、多、无序等特征，使得档案管理工作极为复杂。档案管理不仅负责工作划分，还包括档案的实体管理和信息管理，从而能够为各行各业及社会带来更好的服务，整合有效的档案信息，因此，档案信息管理系统结构一定要统一，具有规范化。再加上新形势下对档案管理的要求，我们更要加强对档案管理工作的重视，积极采用先进的信息技术，提升管理人员专业素质，进而实现档案管理工作的规范化，为各行业今后工作的开展奠定扎实的基础。

1 档案管理工作实现规范化的意义

（一）档案管理规范化与档案管理工作要求一致

在目前政治经济环境不断改变的前提下，各个行业的运营环境也发生了一定的变化，如果有关工作不能适应，将会阻碍各个行业的有效发展。作为单位记录发展资料的重要手段，档案管理工作认真记录着它们的发展历程，为单位今后的发展提供了相应的借鉴和保障，所以，只有实现档案管理规范化，各单位才能更明确自身发展方向，有利于今后的长期发展。

（二）档案管理规范化体现企事业单位自身管理水平

档案管理工作是每个单位都要充分了解并认真执行的工作，不管各行业规模是大是小，务必要重视档案管理工作，这样不仅有利于实现本单位的规范化发展，对于其核心竞争力的提升也具有重要意义。实现本单位档案管理工作的规范化，对于工作中出现的失误能够有效避免，同时促进本单位向着规范化的方向不断发展，进而提升本单位工作的高效性。除此之外，档案管理工作与单位其他工作之间的关系非常密切，管理工作的完善程度甚至决定着部门的未来形象，充分体现了单位自身管理水平。

（三）档案管理规范化有利于企事业单位可持续发展

在企事业单位的发展过程中，有效的管理方案具有非常重要的作用，其中起到关键性作用就是档案管理工作。档案管理工作的实质不仅仅是表面的分类和管理，更重要的是实现档案管理的规范化，积累之前的经验和教训，为后期的工作发展提供有效建议。一般情况下，任何一个单位都不可能一直一帆风顺，实现档案管理工作的规范化，能够使单位在汲取先前经验的基础上，以自身的实际情况为前提，实现自身的可持续发展，获得更多的经济效益。

2 档案管理工作规范性原则

对于档案信息管理来讲，对我国社会发展具有重要作用，需要不断提升其管理规范性。在提升管理规范性方面，一定要坚持相关的档案管理工作原则。档案管理工作，需要对档案资料以及数据等进行收集，及时将档案资料归类整理，同时按照档案信息以及数字等的不同对档案进行分类，及时对档案资料进行封存，同时检查审计，保证档案资料统计期间的准确性，为档案资料提供合理利用的途径。这些工作对于企业以及社会至关重要，同时也是文化发展力量提升的重要动力。因此在档案管理中，需要坚持做到以下几方面的原则。

首先是管理的标准性原则。因为在档案管理中，包含很多档案管理相关标准规章制度，同时当前档案管理已经基本上实现了现代化管理模式，这期间需要很多专业的档案管理制度，不管是档案管理标准还是档案管理制度，都需要标准性原则作为约束，保证标准规范，才能更好的指导档案管理工作的开展。尤其是对于基础档案管理来讲，其档案管理的过程必须遵循相关档案管理基础规章制度，当前档案管理中的各种电子技术需要专业人员对其进行操作，所以不断创新这方面的电子技术形式，按照档案管理标准的要求，结合档案管理科学合理要求，购进先进的档案管理设备，對档案进行科学管理。

其次是简洁性原则。简洁性原则主要是针对档案管理信息的归类、整理等项目，档案管理中包含各种类型的档案形式，其中的信息更是纷繁复杂，加上档案管理中还包含非常多的档案数据，所以需要根据档案管理内容的不同对其进行科学归类，这就需要遵循档案管理简洁性原则，简化档案管理中比较复杂的内容，比如说将档案数据统计归类，档案归档期间及时编号等，都是遵守简洁性原则开展档案管理工作。

再者是统一性原则。档案管理必须遵循统一性原则，针对档案管理目标一定要设立统一的管理目标，并且不同类别的档案管理需要科学对其进行归类，严格遵循归类要求，遵守相统一的管理规范。同时档案相同类型的内容需要选择相同的管理手段。对于档案管理中存在的问题，及时进行改进完善，总之，档案管理统一性原则要求，档案管理模式以及管理手段需要保证统一性。

最后是通用性原则以及最优化原则。通用性原则主要针对档案管理中存在很多的重复管理内容，对于这些重复管理内容来讲，需要对其应用通用性的管理方式科学管理。比如说档案管理中的档案编号或者文书立卷等，都需要通用的程序对其进行管理，这样才能更好的促进档案管理质量的提升。所谓最优化，主要是针对档案管理方法以及管理模式的不断探索，积极采用现代化档案管理手段，实现各方面管理的最优化。建立最强大的档案管理团队，不断提升档案管理人员的管理意识，保证档案管理人员能够坚持做到负责任、高服务。

3 档案管理工作规范化的现状

（一）忽视档案管理规范化

近些年，我国各个行业一直处于快速发展和改革阶段，各单位领导比较注重工作人员的专业技术和水平，对于档案管理工作中的设备与现代化标准是否符合也较为重视，却忽视档案管理工作规范化的实现。面对这种情况，会缺少相应的管理意识，导致档案管理工作规范化迟缓，甚至会对本单位理工作造成严重影响，不利于本单位的可持续发展。

（二）档案管理工作制度亟待完善

档案管理工作制度不够完善也是一个比较突出的问题，需要重点解决。一般情况下，很少有单位会单独为实现有效的档案资料管理而制定相应的管理制度，所以也就不能更好的监督、控制管理工作。同时，一部分单位的管理人员没有安排专门人员进行档案资料的管理，这必然会对档案资料管理的水平造成严重影响，甚至会出现信息外露的现象。endprint

（三）无法发挥信息化技术效用

自从迈入21世纪以来，我们便进入了网络信息化社会，在各个行业领域中计算机技术、信息技术都得到了非常广泛的应用，而且取得了较为明显的效果。但是，对于档案管理工作而言，在时代发展的需求下，虽然应用了计算机技术和信息技术，而应用效应却不是十分显著，没有在单位发展情况和档案管理工作需求的基础上实现档案管理系统的建立，这不仅对档案管理水平造成了影响，也忽视了管理工作的安全性和高效性，严重违背了单位档案管理工作的规范化发展需求。

（四）工作人员素质有待提升

工作人员是档案管理工作实现规范化发展的核心所在，如果工作人员素质较低，那么必将会影响档案管理工作的效率。在以往的工作过程中，大部分人都认为档案管理工作非常简单，只需要对各种档案信息资料进行收集、汇总，不必安排专门人员予以管理。该种思想直接影响着档案管理工作的效果，而且也会间接表明工作人员的素质需要提升。对于各行业中大部分管理人员来说，在应聘时十分简单，没有经过严格的选拔，在这种情况下，后期工作过程中难免会产生一些不良后果，无法实现档案管理工作的顺利进行。在面临这种人员问题时，档案管理负责人员一定要高度重视，从而采取相应的措施提升工作人员综合素质。

4 新形势下档案管理工作实现规范化的策略

（一）重视档案管理规范化

态度是开展一切工作的关键点，如果想要实现档案管理工作的规范化，企事业领导人员及工作人员一定要对档案工作加强重视，让各行各业领导都认识到提高档案管理水平、实现档案管理规范化的重要性，只有这样，才能在企事业发展过程中规范档案管理工作。尤其是针对档案资源开发和利用，应该在规定章程下进行，确保档案信息的安全性和合理性。另外，档案管理工作中的具体流程可以分配到个人，加强工作人员的责任意识和工作严谨性。在新形势背景下，经济全球化以及国内市场对外开放的力度不断加大，各个行业之间的竞争变得越来越激烈，作为一个部门的领导人员，一定要认识到档案管理在提高本单位市场竞争力和提升资源利用率中的重要作用，特别是人力资源使用效率所造成的影响，只有不断提高档案管理工作水平，才能真正实现档案管理工作的规范化。

（二）建立健全档案管理体系

建立完善的档案管理制度及体系，对于优化档案管理工作十分必要，只有建立健全的档案管理体系及与之配套的规章制度，才能引导档案管理工作一个向正确的方向进步。为了不断完善档案管理体系，档案管理部门应当在国家相关规定的基础上构建完善适合本单位的档案管理制度，同时确保将其应用在在档案整理和保存过程中，而且尽量做到在档案管理的每个环节都应该有明确的制度，明确的工作人员的职能，在具体工作开展过程中实现档案管理工作的规范化。档案管理体系的构建效用在新形势下体现的较为明显，为了防止档案管理工作在落实时出现一些问题，可以充分完善管理体系，达到提高工作效率的目的。除此之外，基于经济、社会以及技术正在快速发展，档案管理体系也应该及时更新，并以当前的实际情况为前提进行适当的修改和完善，从而提升档案管理工作的效率，充分满足档案管理工作的实际需求。

（三）应用信息技术实现规范化管理

在新形势背景下，要想实现档案管理规范化，首要的就是充分发挥先进信息技术在档案管理工作中的作用，从而实现档案资料的信息化管理。在这种情况下，各行各业应该建立完善的档案信息管理系统，并在构建过程中结合各企事业的发展特点及运营需求，在充分借鉴国外经验的基础上，进行不断研究和探索，从而完成一个以档案管理需求为主的信息管理系统。构建过程中一定不能投机取巧，如果只注重外表而忽视实际内容，不但会违背管理工作的实际要求，还会对档案管理工作的规范化实施造成严重影响。

目前，档案管理工作规范化的实现应该从以下几点入手：① 档案资料收集规范化，所有的档案资料应该采用统一规格的档案袋进行包装，而且在调用档案时，需要出示相应的证件。② 档案资料汇总规范化，安排专业人员通过编码的方式进行档案资料的汇总和整理，使档案变得更加有序，在查找档案时能够非常顺利，有效降低了工作人员的工作强度。③ 档案资料储存规范化，对于纸质档案资料应该注重除灰、通风等处理工作的进行，适当降低室内的空气湿度，定期给予一定的光照，这样才能实现档案资料的长久保存。④ 加强对档案管理人员的培训，使管理人员充分掌握现代化管理模式，领悟现代化档案管理的方法、理念等，促进档案管理工作能够更加顺利的开展。

（四）提高档案管理人员的素质

对于档案管理工作而言，实现规范化，需要有高素质工作人员作基础，也就是说，工作人员素质决定着档案管理水平。档案管理工作人员应该确保自身素质与实际工作需求相适应，只有符合这一点才能真正提升档案管理工作的水平。档案管理工作人员的综合素质和实际能力可以采取以下措施进行提升：首先对于档案管理工作人员的招聘进行严格控制，保证通过应聘的人员都具有相应的基本能力，不但要懂得档案管理工作的基本知识，还应该在最大程度上满足档案管理工作对其他方面的需求，如档案管理手段就是一项必须掌握的能力；其次开展一些类似于宣讲的教育活动，让档案管理人员真正认识到新形势下实现档案管理工作规范化的重要性，产生较强的危机意识，不断加强对新技术的学习；最后要定期对档案管理人员进行业务培训，由于档案管理工作时刻发生着变化，要想实现档案管理工作的顺利进行，一定要充分掌握各种管理手段，所以说，定期的业务培训是提高工作人员业务能力和管理水平最关键的举措，只有这样才能实现档案管理工作的规范化。

（五）科学规范档案管理工作

档案的科学合理应用在掌握经济活动规律确立企事业发展方向等方面具有十分重要的意义，而档案管理工作规范化的实现是为了向社会及国家的经济建设提供更好的服务。档案的应用是体现档案价值的关键手段，做好档案开发和利用工作是体现档案管理人员自身价值的手段，目前，档案的开发利用已经成为促进社会发展的核心资源，所以档案信息资源的共享也就显得十分重要。作为一名档案管理人员，不仅要高度重视档案资料搜集等各个环节的工作，还要认真做好档案的检索、编目、编码等工作，在企事业自身特点和实际需求的基础上，采用适当的检索工具，构建完善的检索体系。与此同时，还要加强对档案的保管，在应用档案的过程中，针对一些比较特殊的档案应该专门保管，只提供复制件进行应用，原始材料一概不外借，在确保资料安全、隐秘的情况下交由管理人员特殊保管，实现档案资料的完整性和安全性。档案库房的设施建设也要提上日程，只有这样才能防止外界条件给档案带来不必要的损坏。在社会不断发展的过程中，应该大力寻找档案管理新方法，提升档案应用水平，在创造效益的同时，实现档案管理的规范化，推动档案管理工作的可持续发展。

5 结束语

综上所述，在新形势背景下，社会经济快速发展，对各个行业中的工作都做出了更高标准的要求。档案管理工作要实现规范化管理并达到高标准要求，就必须要高度重视档案管理工作，注重先进信息技术的应用，提高或聘用高素质工作人员，构建完善的档案管理体系，掌控档案管理工作的质量。

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