地方学术性社团换届程序和意义

凌勇坚　+施珉　陈伟建

[摘 要]该文论述了地方学术性社团组织按时换届的操作程序和意义，其中包括换届大会的主要议程，会上向代表们所要提供的相关资料，所需填写的换届审批表格、具体操作和审批手续，以及新一届理事会产生的方式等，提出了规范化运作的必要性及积极意义。

[关键词]地方学术性社团 会议议程 操作程序 换届意义

地方学术性社团组织，是指那些在当地民政部门登记注册、具有独立的法人资质、有固定的办公场所、有专人（专职或兼职）进行管理、通常有一家企事业单位作为支撑单位的地方性非营利学术组织，并在业务主管部门，如当地科协或当地社科联的领导下开展工作，遵守业务主管单位的章程和组织通则。在环太湖区域，这些年来由于各地党委、政府极为重视这项工作，业务主管部门的工作人员也倾注了大量的心血，推动地方学术性社团组织迅猛发展，逐渐步入了规范化、标准化和有序化的运作轨道。

一、学术性社团换届操作程序

地方学术性社团组织换届工作是一项系统工程，涉及方方面面，须考虑周详。在环太湖区域，由于各个地市的业务主管部门对此项工作已经出台了一套较为完善的管理制度和操作程序，各个社团组织只要照章运作即可。各个社团组织在本届社团理事会任期届满时应召开换届大会预备会议，将各位理事们召集在一起磋商、讨论有关换届事宜，确定新一届理事会的组成人员、框架结构和今后发展的目标思路，在达成共识的基础上，授权社团秘书长等工作人员具体操办。

目前环太湖区域各地学术性社团组织换届的操作情况，尽管细节逐年有所变化，在不同的地市也会有所区别，但基本要求亦已趋向于规范化，有一定的雷同性和稳定性。据统计，较具代表性的报批工作流程是：在社团理事会任期届满前4～6个月时，先与上级业务主管部门进行沟通，汇报换届大会预备会议情况→组织实施换届筹备工作→会员（代表）大会前1个月报送召开会员代表大会请示→得到地方上级业务主管部门审核同意→召开会员（代表）大会→向地方上级业务主管部门递交相关的备案材料→向当地社团登记管理机构（当地民政局）办理有关备案和变更手续。具体承办时，需要向业务主管部门递交如下资料：（1）提交社团组织准备换届的申请；（2）填写社团换届审核表；（3）新一届社团理事会选举办法（举手还是投票，等额还是差额）；（4）社团理事会候选人名单，拟任理事长、副理事长、秘书长等新一届拟任理事名单；（5）社团会员名单；（6）具体开会日期。

环太湖区域各地学术性社团组织换届需要填写2～3张表格呈送上级业务主管部门审核，详见表1、表2、表3。

有了这些报批程序和格式化模板（申请、备案表格），不仅方便了上级业务主管部門对所属学术性社团组织的管理和申报指导，而且操作性强，更加标准、规范和高效，因而受到了社团换届操办人员，尤其是社团秘书长的好评。

二、学术性社团换届大会流程

社团换届（代表）大会得到上级业务主管部门认可，召开日期一经确定后，换届（代表）大会也就进入了倒计时。此间，秘书长及筹办人员就按照各个团体会员单位的会员人数，分配参会代表的名额，指导组建代表团，并发出开会通知（通常应提前15～20天时间发出），以便参会人员提前安排好自己手头的工作，如期赴会、有备赴会，使会议开得更加精彩，更有成效。

为了开好会议，通常大会组委会下设三个工作小组，即秘书组、后勤组、会务组，三个小组各司其职，在秘书长的统筹安排下协同工作。

在换届（代表）大会召开当天，组委会工作人员应提前到位，布置会场，发放资料，登记、报到、接待。大会开始时，首先由上届理事会秘书长或常务副理事长介绍领导和嘉宾，然后进入会议各项议程，详见表4。

当新一届社团理事会产生后，上届理事会就完成了自己的使命。此间，最受与会者们关注和热议的话题是新一届社团理事长和秘书长的人选，因为人选不同，其思想理念、个人志向、目标定位和工作风格也不同，对未来社团的走向和发展影响极大。

社团理事长。理事长是社团的中心人物，在社团中发挥着旗帜性的作用，在集体领导和决策方面起主导作用，一般是由他提出社团工作的总体框架思路和发展目标，决策社团工作中的重大事项。

社团秘书长。秘书长是社团的主要负责人之一，是社团办文、办事、办会等具体工作的“操盘手”，是社团与会员单位和会员之间联系的纽带，常常是理事长和社团的代言人。秘书长一般是在理事会的授权范围内，按照社团章程中规定的权限，在理事长的领导下，处理社团中的日常事务，如工作创新、团队协作、横向联系、队伍建设和思想建设等。社团秘书长是否勤政，有无亲和力和团队意识，能否开拓进取，对未来社团工作的绩效影响极大。如湖州市机电工程学会近期召开换届代表大会，尽管理事长和秘书长作了留任，但理事会中的理事却作了较大幅度的调整，大胆启用了一批新人，尤其是两位副秘书长分别换上了“70后”、“80后”有工作激情、年富力强的年轻人，大家对这样的工作班子充满期待。

三、学术性社团换届的意义

与时俱进，推陈出新，不断优化社团组织的人员结构是地方学术性社团组织永葆青春的最佳良方，而定期召开换届（代表）大会不啻是一条有效途径，便于不断地因时制宜，吐故纳新，构建一个更具战斗力的新团队，其意义如下：

（一）自我完善，优化结构

学术性社团组织通过换届，可以阶段性地系统总结上届理事会的工作情况，如工作中取得了哪些成绩和有哪些成功经验，需要继续保持和发扬；又有哪些失败的教训和不足，需要避短和完善等。通过定期换届，能够不断地注入理事会的新鲜血液，使一些德才兼备、勇于进取、有志于社团工作的年轻人到理事会工作，使社团更加朝气蓬勃，更加充满生机和活力。

（二）因时制宜，吐故纳新

一般4～6年后，社团理事会成员的情况就会发生一定的变化，如退休、换岗、离岗、身体健康等其他原因，这就使得这部分理事会因变而不能代表原先的会员群体，也不能有效地行使话语权，倘若此时再不作必要地调整，势必会影响社团工作的有序开展，在新的机遇和挑战面前也难有大的作为和发展。定期换届，可以较好地解决这一问题，更好地面向未来。

（三）施展才华，搭建舞台

创建学术性社团组织的初衷就是为了给每一位有一技之长和有施展才华愿望，又热衷于社团工作的有识之士搭建一个服务大众、表现自我和实现自我的平台，而定期换届就能给更多脱颖而出的优秀分子创造这样的机会。如今，环太湖区域学术性社团组织换届，都会充实一些当地学界精英和后起之秀，他们思维活跃，办事雷厉风行，启用这些新人，在新老交替的传帮带中更易开拓创新，激发思想的火花，开创更好的工作局面。例如，湖州市机电工程学会近期召开换届代表大会，当地高校的一位“70后”分院常务副院长（博士、教授）担任副理事长，他知识面宽广，思路活跃，善于建言。由于他的加盟，使学会工作多了一位优秀智囊。

总而言之，地方学术性社团组织定时换届是发展进程中必不可缺的工作环节，凡是那些坚持规范化运作，坚持按时换届的社团就会充满活力，就会逐步进入健康发展的轨道。综观目前，环太湖区域众多绩效比较好、办团时间比较长、规模比较大的社团组织都是历经一届又一届社团人的努力，在规范化办团中不断地总结经验，吐故纳新，优化结构，才一步步走向兴旺之路的。

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