优化高校档案统计工作的对策研究

柴静

摘 要：随着科学技术的发展壮大，高校档案统计工作也发挥着越来越大的作用，可以促进档案的基础性建设，强化档案具有的功能。统计工作是高校档案管理的重要部分，要为高校的各项工作提供大量数据信息，但就目前档案统计工作而言，还存在很多问题，本文就对此做出了详细分析，并提出了一些对策。

关键词：优化高效档案统计工作 对策研究

一、引言

档案统计工作是整个档案管理的关键所在，承担着非常重要的作用，能帮助各个高校对本校档案的形成、管理、利用以及发展中存在的问题有更深入的了解，可以通过大量的数據信息反映出档案统计工作的真实情况。所以，如何使档案统计工作更加符合标准要求成为当下亟待解决的重要问题。

二、高效档案统计工作中存在的问题

（一）档案统计工作方法落后。大部分高校档案统计工作都依靠手工整理数据，具有较低的效率，而现在各项统计数据范围扩大，数据对应的关系也极为复杂，如果单纯地依靠手工进行，不利用先进的工具和技术，很容易出现较大的失误，如漏算、错算，还浪费了大量的时间、人力，从而降低了档案统计工作的准确性和时效性。同时，统计人员在经过长时间大量的计算，很难再对数据作出深度分析，从而影响了统计工作整体质量水平。另外，一些高校由于受到学校条件的限制，档案管理部门没有保存完善的原始资料，造成了很多基础数据的短缺，开始临时拼凑数据，甚至根据已有数据估计需要的数据，大大降低了档案信息的真实性和可靠性。

（二）档案统计人员对统计观念淡薄。高校档案信息是统计工作的基石，真实精确的信息直接反映了学校的发展历程。但是目前，许多高校档案统计人员没有很强的统计观念，没有充分认识到档案统计的重要性，无法及时、系统地反映出档案管理的实际情况，甚至在档案信息上大做文章，造成档案信息严重脱离实际的后果。另一方面，档案统计人员的整体素质不够高，不能彻底全面地分析档案数据，部分高校一直停留在应付差事的层面上，使档案统计工作只是个形式，没有让其具有的重要作用发挥出来。

（三）档案管理人员没有及时上报统计信息。高校档案统计工作要有很强的准确性和时效性，这两者又相互关联，及时性是准确性的重要保证，保证统计信息的准确性、时效性是整个档案统计工作的基础条件.所以要求档案统计人员能很好地把二者统一起来，但目前普遍存在的现象是，许多高校档案统计人员没有及时上报统计信息，失去了信息的时效性，阻碍了汇报工作的开展，更失去了统计工作存在的意义。

（四）不能准确理解档案统计指标涵义。档案统计人员只有完全理解统计指标的真正涵义，根据指标要求去收集统计数据信息，才能确保统计信息的真实性，又能保证统计信息在一定范围内的统一性。从最近几年的高校档案统计工作来看，部分统计人员没有着重要就档案统计的要求，没有准确理解每个统计指标，长此以往，造成较多统计信息的差错。

三、优化高效档案统计工作的对策

（一）采取科学的档案统计方法。采取科学的档案统计方法是为了围绕高校的实际情况进行统计，要求对不同的层次和对象进行划分。科学的档案统计方法决定着统计工作实际效果，影响着统计数据信息的完整性和规范性。由此可见，根据准确的统计指标进行档案统计工作是至关重要的。按惯例来说，档案统计的综合指标包括三种，一是绝对数，它是档案工作实际情况的反映，目前在统计学中被广泛使用。比如，建立档案库数量、档案库房总面积、档案卷宗总数等等，绝对数是它们的具体体现，而且都有专门的计量单位。二是相对数，它是两个或两个以上有联系的档案统计信息的相对比率，通常以分数、倍数的形式来体现。随着近年来对高校档案统计工作的逐渐重视，相对数的应用也越来越广泛。三是平均数，能反映所有统计信息的一般水平，目前在高校档案统计工作中应用最为广泛的是算术平均数。

（二）充分发挥统计分析的作用。高校档案统计工作的进行，要根据合理分析得出科学性结论，并要提出可行性建议，从而可以充分发挥出档案统计工作的作用。而档案统计工作的关键点事进行科学的统计分析，这个分析过程主要目的是要总结出普遍性规律，如果存在影响因素就要立即找出问题所在，再结合实际情况提出指导建议。值得注意的是，一是要根据真实有效的分析结果，绘制出至关的曲线图，便于了解和掌握档案统计工作情况；二是在主观分析的前提条件下，客观公众地得出统计结论，真实地反映出档案统计工作中存在的问题，和影响统计工作进行的制约因素；三是要充分了解档案统计工作各个层面之间存在的相互联系，它在整个统计工作中发挥的作用不容小觑，档案统计人员可以从多个角度思考，是统计分析的进行由浅入深，从而可以使档案统计工作能更好地服务于高校

发展。

（三）加强档案统计人员的素质提升。高校档案统计工作水平的提升，需要有一支熟悉档案管理业务、掌握统计知识的组织团队，所以各个高校领导应该加强对档案统计人员的培养，切实提升他们的综合素质水平。目前，一些高校已经配备有专门的统计人员，力争从实际出发，可以让统计人员参与社会上不同形式的培训，同时，统计人员也应该充分意识到自身所在岗位的重要性，努力学习统计知识和相关技能，认真完成各项统计工作，力求为高校档案统计工作提供最优质的

服务。

（四）正确处理保证信息质量与分析信息之间的关系。在高校档案统计工作，保证信息质量与分析信息是紧密相连的。保证信息质量可以为分析信息提供有利依据，反之会偏离信息的实际情况，也会导致领导决策的失误，造成无法避免的严重后果。分析信息是对信息的二次加工和深化，要求深入到实际事物的本质，因此，要求在实际档案统计工作中，二者都要主抓，要切实做到通过分析信息提高信息质量，从而提升统计工作的整体水平。

四、结语

在大数据的社会背景下，高校档案统计工作面临着越来越多的挑战，承受着高校多个层面的压力，因此优化高校档案统计工作十分必要，也是当前诸多高校进行改革的当务之急。只要通过多方努力切实提高高校档案统计工作水平，才能使档案统计的优势真正发挥出来。