新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究

劳丽

摘要：要想进一步做好档案管理工作，就要加强人才队伍建设，建立并创新知识资源管理的体系。同时还要注重对于档案管理工作重要性的宣传，提高档案管理工作的重要地位。与此同时也不能忽略创新档案管理方式。鉴于此，下文对新时期办公室档案的管理进行了分析探讨。

关键词：新时期；办公室；档案管理；对策

一、加强办公室档案管理的必要性

不同办公室之间以及同一办公室不同档案之间的差异很大，其内容与性质也各有不同，重要程度更是相差甚远，部分档案属于单位的内部机密文件，与本单位的发展息息相关。对于档案管理人员来讲，首先就是要做好对档案的管理与保密工作。尽管部分办公室人事档案资料机密级别较低，但是也与个人发展紧密相关，因此，必须做好相应的管理与保密工作，极力减少由于档案管理不当导致的工作问题。对于个人档案而言，其内容多是由个人在工作过程中所积累的社会阅历，是对其在不同时期工作生活的记录，将个人档案进行妥善保存与管理能够为个人在未来的工作岗位发展以及所需手续的办理保驾护航。

二、办公室档案管理中存在的问题

1、缺乏监督力度

缺乏监督力度主要表现在三个方面：一是办公室缺乏相应的管理制度，以致于档案管理工作松散、效率低下。二是档案管理职能没有充分发挥，一些办公室的档案管理工作主要是行政部门负责，但是行政人员并没有专业的档案管理水平，从而导致档案管理工作的滞后，而且办公室也并没有重视档案管理工作的监督。

2、档案管理工作质量不高

档案管理工作是一项十分繁杂的工作，考验的不仅仅是档案管理人员的业务能力，更考验一个人工作人员的综合素质。档案管理工作者业务能力是一个方面，综合素质包含的内容则更多。如果档案管理工作人员的责任心不强，没有耐心就很难做好档案管理工作，很容易造成档案管理工作质量不高的现象发生。比如档案管理工作经常出现的质量问题有：档案分类混乱、分类不合理、档案材料归档不够及时、档案信息化程度低等问题。同时当前管理制度的不完善也不利于档案管理工作质量的提高。

3、缺乏一定的利用率

目前，我国的档案强调管理模式，但对档案的利用效率明显不够。一些办公室对档案信息实行封闭化管理，即使是开放性的，也是具有局限性，大众要想查找档案，具有一定的难度，使之档案成为一种固然不变的资源模式，未能够起到档案所应该具有的意义。而档案的记载和保存，其最大的意义就是在于，记录成长变化，为今后的学习和工作提供便利条件，但从现阶段工作来看，这项意义体现的不足够明显，有待进一步的加强管理。

三、新时期提高办公室档案管理有效性的对策

1、充分发挥现代网络电子信息化办公的作用

在办公室档案管理中，引入網络电子信息化办公，能够实现对档案的集中立卷管理转变为对普通新闻档案文件的处理。通过现代网络电子信息化办公的帮助，除了可以把复杂多量的档案资料进行分类管理，还能够对复杂的档案资料进行处理，以及发现档案资料中的漏洞并进行修复，避免档案资料的长时间堆积。因此，在有需要时，对档案的检索会变得更加便捷，大大提升了档案管理的效率。此外，如若有新资料需要插入原文件时，档案管理人员的操作也会更加快捷高效。这种操作方式与传统的纸质版档案管理相比，网络电子信息化办公不仅减轻了管理人员的工作量，而且提升了办公室档案资料编排的准确性，表现出极高的工作效率。

2、加强档案管理人员的创新

首先应培养其敬业精神和求实的科学精神，敬业是创新的基石，只有热爱本职工作，真正从思想上重视工作，才能积极思考，勇于探索改进及创新，而求实的科学精神则需要档案管理人员在准确把握当前路政档案管理形势的基础之上，不断进行总结思考，以求实创新的精神积极探索、开创性地进行工作。其次，还应加强对路政档案管理人员业务能力的培养，可通过在职继续教育、组织工作人员参加业务培训、举办培训班、开展研讨会等多种方式，不断提升路政档案管理人员的专业档案知识、路政业务知识、档案材料的收集整理能力、各类载体档案的管理方法、现代信息技术能力等业务能力，才能勇于挑战传统陈旧观念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新办法，突破档案管理工作，在业务上实现创新。

3、提升档案管理者综合素质

办公室要定期对档案管理者的综合素质和工作能力进行培训和测评。例如，每月举行两次培训训练和专家讲座，举办一些提高管理素质的活动，使大家在工作之余能够缓解工作压力，在录用人才上，也有较高的要求，通过一系列审核后，才可以进行上岗实习。

4、建立健全档案管理机制，规范档案管理工作

办公室应在内部设立专门负责档案管理的部门，配备专业的档案管理人员，专门从事档案资料的收集、整理工作，保证档案管理工作合理化、规范化。档案管理工作看似简单，实则繁琐。政府相关部门应针对各个办公室档案管理工作的状况和存在的问题，制定统一的档案管理标准。政府要对档案管理工作进行强制性规定，保证档案管理工作有法可依，有章可循。规范档案管理的专业人员资质、具体流程、应包含的资料和内容等，避免档案管理工作中出现问题和漏洞。

5、加大宣传力度，提高员工对于档案管理工作的重视程度

档案管理工作应该得到员工的重视，但是很多人对档案管理工作并不了解才导致大家对档案管理工作不够重视。所以作为档案管理部门就要积极做好档案管理工作的宣传工作，通过组织各种活动给大家认识档案管理的机会，让员工重视档案管理并配合档案管理工作。对于档案管理部门人员，更好兢兢业业，勤勤恳恳，把努力做好档案管理工作当成自己的光荣使命。所以档案部门首先要自己重视自己，才能得到社会和员工的认可。

6、提高对档案管理工作的意识

档案管理工作意识主要是指了解档案管理工作的内容、形式，并具有保护文件的自觉意识。提高工作人员的档案保护意识是加强档案管理工作的前提。同时提高工作人员的档案意识也是一种加强办公室内部管理的重要方式。因而应当重视提高全员的档案意识，并采取合理的措施使档案管理渗入到全员中。另外，还应当适当鼓励全员积极参与到档案管理工作中，结合自身的工作内容，在工作的每个环节中落实档案管理。

结束语

随着社会主义市场经济的迅速发展，办公室内部的运行体制也不断完善，办公室档案管理工作的重要性也得以提升。因此，必须不断提升办公室档案管理的效率，不断加强管理人员的责任意识，采用现代化科技的力量促进管理，以保障办公室日常工作的开展。

参考文献

[1]梁珍，丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2014，23：205-206.

[2]王瑕.分析提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2014，01：78.

[3]吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[J].办公室业务，2014，11：85.

[4]方满银.如何提高办公室档案管理工作的效率[J].中外办公室家，2014，20：199.endprint