档案管理的规范化操作思考

郑琳琳

摘要：本文主要论述了目前我国企事业单位档案管理的现状，通过分析存在的问题，在顺应档案管理工作的新形势下，以五点措施手段来解决档案管理存在的问题，并对如何提供档案管理规范化水平做了阐述。

关键词：档案管理；规范化操作；问题与对策

一、目前档案管理的现状和问题

我国目前档案管理工作已经开展了几十年的时间，通过几代人的努力，取得了比较大的工作成果，但是随着社会经济的发展，科学技术的不断进步，越来越多的问题逐渐暴露出来。

（一）重视程度不足

长久以来，很多企事业单位的领导决策者和执行者对待档案管理这个问题上一直持忽视的态度，认为档案管理工作可有可无，长期主观上忽视档案管理工作的重要性，虽然口头上能够表示重视档案管理，但在实际工作当中，对档案管理的认识偏差度过大，导致行为上放松档案管理的指导和操作动作，降低了档案管理的规范标准，导致档案管理缺乏科学的规划，在日常工作中逐渐沦为仅为了应付检查，正是因为平时对档案管理工作的重视程度不足，不正确的认识逐渐积累，使档案管理工作水平日益下降，档案管理者的主观能动性受到了非常大的消极影响。

（二）管理水平较差

档案管理水平不高，业务能力较差，缺乏对档案管理要求中的规范意识，在日常工作中对档案材料的收集、整理、保密的重视程度不够，容易发生“知法犯法”的现象。并随着信息科技技术不断进步，档案管理工作需要能够对档案信息进行深层次研究开发的高科技专业人才。同时由于兼职的人员出现，他们的主要精力都放在了本职工作，因此在档案管理工作的投入十分有限，操作不熟悉、返工现象严重，这就无法胜任档案管理的工作，间接导致了此岗位的不稳定性，造成了较大的流动性。因此档案管理工作急需职业素质较高、业务操作能力较强的工作人员。

（三）硬件设施落后

在眾多企事业单位当中存在着大量的档案库房老旧、环境潮、脏、差等问题，由于没有专门的档案室存放档案，很多单位都是把档案和其他杂物一共放与仓库中，这就直接增大档案被侵染、损坏的风险；同时缺乏相关设备，随着档案管理工作进程的加快，红外线监控设备、湿度测试仪等现代化高科技设备的需求逐渐加大，而现有的设备却老化严重，新设备无法及时更新。由于对档案管理的投入力度不足，导致工作陈腐、活力不足等问题，同时极为落后的工作设备带来极为落后的工作方法，非常容易导致档案材料原件出现遗丢、虫蛀、受潮，甚至极端现象导致文件烧毁等等严重问题。档案信息丢失是无法弥补的巨大损失，因此加大档案管理的硬件设施的投入是十分有必要的。

（四）制度不够完善

仅仅就企事业单位目前的檔案管理工作整体水平来讲，其档案管理部门在档案管理制度上的制定和编写漏洞较多，整体性不足、全面性不够。由于档案管理制度仍有所欠缺和不够完善，直接导致了档案管理工作在实际操作中缺乏理论上的有力指导，无法做到有法可依、有法可循。由于缺乏健全的档案管理体系，目前的档案管理工作非常容易受到局限，档案管理操作人员在实际工作中明显感受比较被动。

二、如何做好档案管理规范化操作

（一）增强对档案管理的认识程度

档案管理工作的规范化在企事业单位的日常工作中起到了重要作用，作为各级领导和管理干部都要在思想认识上重视档案管理的工作，应加强对档案管理流程和规范的学习，深刻了解到档案管理是必不可取的工作内容之一，同时要确保档案管理工作流程规范化。可以说领导的重视能够起到导向作用，思想认识上的充分重视是做好工作的前提，作为部门领导应需通过会议上对档案管理工作的重要性进行宣讲，培养出全员重视、全员参与的良好档案管理工作氛围，同时还要做好督查安排工作，形成对档案进行定期检查、指导和纠错，确保档案管理的规范化。

（二）努力提高档案管理水平

档案管理工作是一项枯燥无趣且有重要机密的工作，如果作为档案管理的操作人员，自身综合素质和业务水平不高，会直接影响档案管理工作的开展，档案管理工作的工作质量和工作效果也会不够理想。因此作为档案管理人员应对自身严格要求，提高自身业务能力，加强责任心，在平时工作中不断总结经验和教训，努力学习和提高档案管理能力，降低和减少工作总的失误。同时作为部门领导，应认真选拔和培养适合并且热爱档案管理工作的人员，组成一支业务能力强、敬业认真的档案管理队伍。

（三）加强档案管理的硬件建设

过硬的硬件设施是保障档案管理工作水平的重要工具，应当加大对档案管理的投入，考虑到年限发展问题，适当扩大档案室面积，预留至少三年到五年的库容空间，坚决做到档案与杂物分离；建立属于档案管理的专项资金，选购高质量合规格的档案柜，并引进红外线摄像头、湿度测试仪等等高科技设备，以高标准、高要求完成科学的、规范的档案管理工作，同时对防失火、防受潮、防虫蛀等重点事项进行重点预防。

（四）完善档案管理工作制度

我们知道如果缺乏相对完善的管理制度，就很难真正地做好档案管理工作，因此应建立相对完整、系统科学、健全合理的档案管理制度是非常有必要的，同时应形成行之有效的档案管理体系，能够符合现代档案管理的实际情况，做到有法可依、有法必依，档案管理工作才能发挥作用。规范性强的档案管理制度才能弥补先前管理制度的漏洞，防止管理工作的随意性，使得档案管理工作变得更为缜密安全，提高了工作效率，档案质量能够得以保证。

参考文献：

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