清代苏州文书档案管理人员与现代苏州文书档案管理人员的对比分析

胡玲　温瑜

【摘要】清朝重视文书档案管理工作，建立了专门的机构，并延续至今。本文主要以苏州地区的文书档案管理人员为研究对象，通过对比苏州清代与现代的文书档案管理人员的特点，力图通过深入剖析苏州清代与现代的文书档案管理人员的共性与差异性，并分析出现共性与差异性的原因，以此推进现代文书档案管理工作的发展。

【关键词】清代；现代；苏州；文书档案；管理人员；对比

自古以来，我国就有文书档案管理机构（最早在商代中期以前），朝廷已经有了专门管理甲骨檔案的机构。文书档案管理发展到清朝较为完善，甚至建立了专门的机构，形成完整的文书档案管理系统。清朝的文书档案管理比较有代表性，它继承了商代到明朝这段时期的文书档案管理的特点，自身再加以完善，形成了清朝的文书档案管理系统。本文主要是研究清朝时期文书档案管理人员的特点，并对现代文书档案管理进行对比分析，试图发现两者的共性与差异性，借此推进现代文书档案管理工作的发展。

一、清朝苏州文书档案管理人员的特点

清朝苏州文书档案管理人员主要有书吏、幕友和其他杂职三种。书吏，吴江县在设置役目时就包含了书吏这一职务。幕友，在晚清时期，苏州地区出现通达洋务知识的幕友，其中较为出名的是江苏吴县的冯桂芬，他出身翰林，1860年太平军攻克苏州后逃到上海，被李鸿章赏识聘请至门下。

清朝初期，吴江县继承明朝制度，役目共二十九，乾隆时可详者仅一十有七，包括：吏书、书办、门子、皂隶、快手、快步、马快、民壮、禁子、库书、仓书、库子、斗级、铺兵、弓兵、河下吹手、听事义民、人夫、粮长、里长、里书、塘长等。上述这些职务，分为吏典、衙门差役和其他杂派差役三类，都属于“徭役”之列，前二者在《清朝文献通考》中被称为“职役”，额外征派为法令所禁止。这是清代役制的基調。负责文书档案管理的书吏在“吏典”之中，虽说书吏被称为“职役”，但这些工作人员只是属于地方的办事人员，并不在官员的队列之中。因此，清代苏州地方政府文书档案管理人员有以下几个特点：

（一）雇员性质，子承父业。朝廷的官员都是通过考试选拔的，但是地方的文书档案人员却是地方政府雇佣的，他们只需要听从领导指令办事，但这个职务一般是子承父业、师徒相传。

（二）文化素养较高。文书档案人员一般都有较好的文化素养。文书档案人员主要的工作任务就是编写、管理文书的，没有一定的文化素养是无法胜任这份工作的。这也是书吏与衙役的区别。在吴江县役制规定中：书吏是文化素养较高的，或许还有可能迁转为官，但衙役的文化程度低，或许连充吏的可能都没有。陈宏谋从职能上对吏役进行了简单而明确的区分：“抱案牍、考章程、备缮写，官之赖于吏着不少；拘提奔走，役之效力于官者亦不少。”从中可以看出，文书档案管理人员的主要职务与文书档案息息相关。

（三）职位低下。地方政府文书档案管理人员的地位低下，他们不是通过考试选拔的官员，只是被地方政府雇佣的办事人员，秉承主官意旨，承公办事。他们不在官员的队列之中，在官员面前都只能垂手侍立，站着回话。从吴江县役制中可看出，“吏典”中的书吏也只是地方的办事人员，不在官员队伍之列，足可见当时苏州地区文书档案管理人员地位的低下。

（四）位卑权重，营私舞弊。虽然苏州地区政府文书档案人员的地位低下，但手中却有很大的权力。因此，虽然地方政府文书档案人员地位卑微，仍是大众向往的职位，总有人“托人说情”以谋取这个职务。地方政府文书档案管理人员垄断和控制着文书案牍，因为这个职位是“子承父业、师徒相传”的，所以他们可以互相勾结，通过暗操政权、把持政务、焚毁文档等方式为自己谋取利益。在清朝，地方政府的文书档案人员十分特殊，地位卑微，权利却很大。虽然他们为文书档案工作作出了贡献，却也严重损害了清王朝的利益，清朝的书吏之弊，值得我们今天的文书档案工作者深思。

二、现代苏州文书档案管理人员的特点

在对现代苏州文书档案管理人员进行走访调查后，发现现代苏州文书档案管理人员分工较为细致，文书档案管理工作也更为细化。以苏州档案局为例，发现苏州档案局工作人员共分为九类：办公室人员、监督指导处人员、法规宣教处人员、保管利用处人员、征集编研处人员、信息技术处人员、年鉴编辑室人员、现行文件查阅中心人员、机关文档管理处人员。以常熟市城市建设档案馆为例，主要岗位有：处长室工作人员、档案技术监督科人员、档案查阅保管科人员、综合科（信息编研、财务）人员、声像技术室人员、技术咨询服务部人员。其中，苏州档案局是比较综合的档案管理机构，常熟市城市建设档案馆比较有针对性，主要是负责城市建设方面的，虽然机构较少，但是综合两处档案管理机构设置来看，发现是有很大共性的。

从上述人员的分类可以看出，现代苏州文书档案管理人员有以下几个特点：

（一）分工细致，专人专职。现代苏州文书档案管理人员的分工是比较细致的，专门的职务对应专门的工作人员。如苏州档案局的工作人员，主要任务是协助承办日常行政事务工作，负责有关领导批示及交办事项的承办、督促、检查等，虽然在工作也会涉及文书的起草等，但却不是工作人员主要的职务；信息技术处的工作人员，主要是负责与计算机方面相关的工作，设计网页、维护系统安全等。

（二）职业素养高。现代苏州文书档案管理工作对工作人员的职业素养要求较高。工作人员要具备良好的政治素质、敬业精神、服务意识、保密意识、学习意识、创新意识等，只有综合这些要素，才能成为出色的文书档案管理人员。如苏州档案局的法规宣传处，就要求工作人员有良好的政治素质，工作人员负责研究、起草苏州地方性档案法规文件，对查处违反《档案法》的行为等方面的工作。

（三）服务对象多样。现代苏州的文书档案管理人员服务对象具有多样性、全面性，不仅仅是为政府机关、企事业单位服务，也服务于社会大众。如苏州档案局中的查阅中心，它不仅负责收集保管全市党政机关、社会团体和事业单位的公开性、政策性、法规性的现行文件和文件汇编资料，同时也面向社会、群众提供各类查阅利用服务。

（四）与科学技术发展密切相关。现代苏州文书档案工作人员的工作方式与科学技术的发展密切相关，在工作过程中，处处体现着科学技术的力量，如工作人员办公用的计算机、单位专门的数据库、存储的介质等。在常熟市城市建设档案馆以及苏州档案局中，都可以清晰地发现苏州文书档案工作人员的工作与科学技术息息相关，其中信息技术处与声像技术室的工作人员尤其可以体现，他们设计本单位的目錄数据库、运用移动硬盘或软盘存储信息，这都依赖于科学技术的发展。

三、清朝地方政府文书档案管理人员与现代的对比及原因

综上，可以看出清朝地方政府的文書档案管理人员与现代的文书档案管理人员有相同性，也有较大差异性。以下从知识、素质、能力方面比较分析：

（一）从知识方面。1.共性。无论是清代还是现代，苏州文书档案管理人员首要的，都是要掌握与文书档案管理相关的知识，如撰写文稿、保管以及利用文档，这是从业人员的基本要求。2.差异性。现代苏州文书档案管理人员在工作过程中，需要掌握多方面的知识，包括信息技术、法规、编辑、财务、接待等方面的知识。在对苏州档案局和常熟市城市建设档案馆的调查中发现，在一个完整的文书档案管理机构中，包含了各种专业的工作人员，不同的岗位需要不同的人才，如办公室人员（苏州档案局）或者处长室工作人员（常熟市城市建设档案馆）需要处理行政事务方面的人员，他们不仅仅要了解文书档案管理的知识，还需要掌握行政方面的知识。与现代苏州文书档案管理人员相比，清代的工作人员没有如此全面的知识体系，他们主要的工作是围绕着文书的撰写以及保管利用。

（二）从素质方面。1.共性。从素质方面来说，政治素质、敬业精神、保密意识等，对清代与现代的工作人员要求都是一样的。文书档案管理人员要有敬业精神，对工作负责，严守机密。2.差异性。与清代相比现代，苏州文书档案管理人员的职业素养要求较高。文书档案管理不是一项简单的工作，尤其是现在处于大数据时代，对工作人员的职业素质就更高了。现代的工作人员学习意识强，他们需要与时俱进，不断学习新的知识，充分利用信息技术，提高工作效率；而且，在工作过程中需要不断创新。相反，清代苏州的文书档案管理人员受时代影响不那么大，工作方式也较为传统。其次，现代的工作人员服务意识更强，他们服务对象多样，面向全社会、面向群众，而清代的工作人员更多主要为上级领导服务。

（三）从能力方面。1.共性。从能力方面来说，无论是清代还是现代，对于苏州文书档案管理人员在文书撰写、保管文档方面的能力要求是一样的，这是工作人员的主要职责以及基本的职业要求。2.差异性。与现代相比，清代苏州文书档案管理人员综合能力较强。因为清代的工作人员既要撰写修改文书，还要负责文书的保管与利用，如果是幕友，还要承担参谋、书记的职责，因而清代苏州文书档案管理人员综合能力较强。反之，现代的工作人员分工比较细致，专人专职综合能力就比较弱。综合上述对比，可以发现，清代苏州的文书档案管理人员与现代也不少不同之处，究其原因，主要是随着时代的发展、科技的进步，对现代苏州文书档案管理人员的要求有了不同，这种变化既有益处，也有弊端。变化的优点是：第一，办公自动化，效率提高。因为科技的进步，有了信息技术的帮助，现代苏州文书档案管理人员更加趋向于自动化办公，不再单纯依靠人力，不仅给工作人员减轻了工作负担，也提高了工作效率。第二，工作人员素质不断提高。随着时代发展，文书档案工作对工作人员要求更高，需要工作人员具备良好的服务意识、学习意识、创新意识等，这样才能更加有利于文书档案管理工作的发展。变化的缺点是：现代苏州的文书档案管理人员的综合能力下降，因为工作分工细致，专人专职虽然提高了工作效率，但也使得工作人员的综合能力变弱，长此以往，也是不利于文书档案管理工作的。

四、结语

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。文书档案管理是现代党政机关、企事业单位管理工作的重要组成部分，做好文书档案管理工作是很重要的。文书档案管理发展至今，虽然较为完善，但仍存在一些问题，研究清代文书档案管理人员的特点，从中可以“取其精华，去其糟粕”，更好地发展现代文书档案工作，提高工作效率与社会效益。

（基金项目： 2016年大学生创新创业训练计划项目，清代文书档案管理制度下苏州地区的档案管理人员的研究。）

【参考文献】

[1]赵彦昌.论清代幕友的文书档案工作[J].文化学刊，2008（5）：73-78.

[2]王祖畲，纂修.乾隆吴江县志[M].江苏古籍出版社，1991（16）.

[3]周保明.清代地方吏役制度研究[M].上海书店出版社，2009.