信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探索

周泽敏

【摘要】行政事業单位的档案记录了许多有关国家方方面面建设的重要信息以及历史资料。在信息化技术日益发达的今天，行政事业单位档案管理也需要紧紧跟随时代的脚步，朝着科学化信息化的方向发展。本文将主要探讨信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化。

【关键词】信息化；科学化；档案管理；事业单位

伴随着电子计算机技术和互联网技术的蓬勃发展，大数据时代已经悄然来临，各行各业加快信息化已经成为促进行业发展的新趋势。在这样的背景之下，行政事业单位档案管理加紧信息化、科学化刻不容缓。作者将对信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化进行如下探索。

一、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的意义

（一）在信息化环境下科学的对行政事业单位档案进行管理，是提高事业单位有效运行的重要保障。档案是记录一个行政事业单位发展历史的主要物质载体，它对一个行政事业单位的发展非常重要。它记录了这个事业单位从成立到如今的历史活动，对单位以后的发展提供了重要的依据。信息技术环境下对事业单位档案进行科学化的管理，将有效地提高档案的利用效率，更好地为领导决策提供依据，促进事业单位未来的发展。科学的管理手段将大大提高档案管理人员的工作效率，有效的保障事业单位的正常运行。

（二）科学化档案管理将有效促进信息化背景下行政事業单位档案管理。科学的管理手段将有效地促进行政事业单位在信息化大环境下的档案管理，推动行政事业单位高效、有序的运行。在新形势下。我们要密切的关注社会科技发展的趋势，提高信息化环境下事业单位档案管理水平的科学化。

（三）信息化背景环境下加紧行政事业单位档案管理科学化是必然趋势。国家要求行政事业单位加快档案管理的科学化，从而促进国家档案管理科学化的步伐。在信息化环境下，行政事业单位档案管理的科学化的有效进行将推动国家档案管理方法的改革。

二、行政事业单位档案管理的现状

（一）行政事业单位档案管理制度不完善，执行力度和监督力度不明显。现下事业单位所普遍遵守的档案管理制度主要是《文件档案归档的制度》，行政事业单位档案管理制度大多是在此制度的基础上结合自己单位的实际情况来制定本单位的档案管理。但是缺乏对档案管理实施以及监督力度方面的制度。

（二）领导对档案管理工作不够重视。一些领导认为档案管理工作就是将日常的文件资料保存起来，往往忽视档案管理的重要性，有时一个行政事业单位的所有档案管理，仅仅只有一个工作人员来完成。档案管理人员的业务素养也不够坚实，甚至有些行政事业单位的档案管理人员并没有专业的档案管理知识。

（三）档案管理方法陈旧。如今，有些行政事业单位依然只是单纯地采用传统的档案管理方法，对所要存档的档案仅仅是进行现实材料的整理和登记，并没有与时俱进的运用新的科技手段来改进管理方法。

三、信息化环境下行政事业单位档案管理存在的问题及分析

（一）设施老化且不完善。目前大多行政事业单位的档案馆或者是档案室除了有一些用来保存纸质档案资料的档案柜之外并没有其他的辅助于档案管理的设备。有的行政事业单位还在采用单纯的手写管理方式。但在信息化大环境的今天，仅仅只有这些设备是远远无法达到行政事业单位档案的科学化管理。这一问题的产生，一方面是由于用于档案管理的资金匮乏，一些单位管理人员认为，在档案管理上投入过多的资金会增加单位的运营成本，况且对档案管理方面的资金投入所取得的效果是循序的缓慢的。一些管理人员常常不愿在档案管理方面进行过多的资金支持。另一方面是由于现实环境不支持先进的档案管理设备。

（二）管理人员观念陈旧，信息化科学化意识单薄。有些档案管理人员观念陈旧，只是一味地固守原来的工作方法对单位档案进行管理。有些行政事业单位的管理人员即使有先进的管理设备和科学的管理方法也不愿意使用，因为他们认为，自己已经习惯了原来的方法，不愿轻易去改变。

（三）档案管理人员业务素质较低。在信息化和网络化快速发展的今天，依然有一大部分的人不懂得如何运用互联网和计算机技术。有些档案管理人员对新晋的科学管理手段和方法并不能正常的使用。例如一些电子档案管理软件的应用。这主要是管理人员缺乏相应的专业素质，业务技术和业务能力没得到及时的更新。

（四）行政事业单位档案管理信息化水平较低。现今国家已经要求行政事业单位实现科学化的管理，但是一些行政单位至今还未建立内部档案管理平台和网络系统，也没有专门的人员进行平台的维护和网络的运行。这一问题的存在主要是由于缺乏相关的技术管理人员。

四、信息化环境下的行政事业单位档案管理科学化的对策

（一）建立健全档案管理制度，实现行政事业单位档案管理的科学化。不断完善行政事业单位档案管理制度的，为行政事业单位档案管理工作科学化提供支持。行政事业单位有关部门要积极的了解本单位档案管理的实际情况，针对本单位档案管理的实际情况，制定出符合本单位现实情况的相关档案管理制度。

（二）加强员工培训，增强档案工作管理人员的业务素养。行政事业单位要定期的组织档案管理人员外出进行相关专业技能的学习，及时更新档案管理人员的业务技术水平，从而保证信息化环境下行政事业单位档案管理科学化有效进行。相关部门应及时组织相关专家学者到单位对档案管理工作进行科学化的指导，推进科学管理方法的高效运用。

（三）完善现实环境。行政事业单位应加强对档案管理部门的资金支持。引进先的设备、技术和科学方法，加强事业单位基础设施的建设，促进事业单位信息化环境的形成，为档案的科学管理提供便利的环境支持。

五、结束语

事业行政单位的档案管理是国家档案管理的重要组成部分，行政事业单位档案管理工作质量的好坏直接影响着国家档案管理的质量。信息化环境下行政事业单位档案管理科学化势在必行，它不仅能够保证档案管理工作的正常运行，而且将有效地提高工作效率、改善工作质量、减少工作成本，让档案管理工作达到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事业单位文件管理的科学化探索将为日后行政事业单位档案管理工作改革提供有力的参考。

【参考文献】

[1]魏一伟.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].办公室业务，2016（10）：176.

[2]谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2015（3）.