实现单位人事档案规范化管理的措施

郭娜娜

【摘要】目前我国许多单位中人事档案存在着很多弊端，主要是人事档案管理不规范，现代化管理程度不高，造成这一状态的原因并不是单一的，而是由管理的意识、管理的技术、管理的标准化等诸多因素造成的。因此认清当前单位人事档案管理现状，强化任务需求，完善人事档案管理标准化制度，适应当前单位高级人才的快速流动，适应社会发展的需求，是单位档案管理工作者面临的急迫任务。

【关键词】单位档案；人事管理；规范化；管理措施

一、当前单位人事档案管理存在的主要问题

（一）现状分析。一是存在传统的单位人事档案信息化改造不完善，还有很大一部分的人工纸质档案建档没有数字化处理，与数字化网络平台结合不好，没有充分发挥出网络平台的快捷效能，自然造成单位人事档案信息交流慢，更难达到资源共享；高层次的人才信息储备不足，也不全面；单位最新人才需求信息收集不全面；单位人事档案没有一个完整的标准化的管理制度，造成单位数字化设备管理利用程度不高，对一些单位人才快速变动的信息收集变更不同步，很容易出现单位人才档案管理的空白。二是对新的用人机制的档案信息管理滞后，当前国家对单位干部人事制度的管理变更比较大，对单位原有的与新进的员工一改过去单一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、代理制、兼职制以及社会购买服务的新型用人机制，这都需要对过去的用人机制进行改造，采用全新形势下的人事档案管理模式。三是单位人事档案管理形式呈现出多样化，对于当前单位的人才利用渠道来说大学毕业生不是唯一的，而是有社会招聘、不同单位的调入、还有国际的人才招聘。由此而形成的人才档案管理也出现多样化，有原有的体制内人事关系，还会有许多其他形式的聘用关系，比如社会购买服务、代理等；人事关系中的工资关系变化也比较大，新出现的基础工资、工龄工资、各种津贴、绩效工资等，丰富了单位人事档案的内容。因此，传统的人事档案管理模式确实到了需要进行改造的时候。

（二）单位人事管理制度的问题。快速发展的单位，人才流动大，要求人事档管理“短平快”，而许多单位的人事档案管理制度跟不上人才流动的节奏，影响了单位对急需人才的招聘与使用，出现了一些单位人才的档案的空档与缺档，甚至弃档与死档。急需人才的单位在招聘人员时，无法及时得到有用的人才信息，更不能完成引进人才的同步建档，对后期的人才使用造成很大的麻烦。有很多单位由于人事管理制度不完善，以至于单位人事档案信息录入不同步，信息现代化程度不高，由此形成的数据库既不先进又不全面，根本不可能真实的反映单位人才的真实情况，由于制度的不完善，单位人事档案的可信性与利用情况不可能有一个好的结果。还有，由于人事档案管理制度的落后，相关的考核与检查措施也要求不高，直接会造成单位人事档案信息质量低下，充分的人事档案利用也就无从谈起。

二、单位人事档案管理规范化应采取的措施

（一）创新思路，采取人事档案管理新措施。单位人事档案管理在领导健全，人员到位的情况下，根据新形势下国家人事档案管理新规定，首先转变思想观念，创新思路，制定单位切实可行的单位人事档案管理制度，让从事人才档案管理的工作者，都有依据地开展工作，这样单位的人事档案面广，质高，确实起到人才交流的重要作用。其次在人事档案管理制度的框架下，充分利用档案管理的现代化设备，实现单位人才信息全数据管理，并充分利用网络优势，实现单位人才信息的资源共享。再次细化单位人事档案管理要求，开始环节的人才信息的采集、建档要真正实现标准化。要对本单位各类人才进行分类建档，区分专业人才与非专业人才。专业技术人员，在完善其基本的信息要求下，重点要对展現专业性人员的内容进行重点录入，反映其专业的特长，以便于人才的后期使用与交流。单位内的办公人员的在录入基本信息的基础上，多录其平常方面的优秀表现，重点是平时品德的表现；后勤保障方面的工作人员，应当根据不同工作的录入个人信息的基础上，再集中录入一些个人在特殊事件中的一些优秀表现。通过人事档案管理制度的管理，让从事人事档案管理工作者的政治觉悟普遍特到加强，职业水准更加提高，真正树立起人事档案管理就是单位对人才的管理并为单位发挥最好服务的思想意识，从而为单位交流人才、利用人才、选拔人才、培育人才发挥出最佳作用。

（二）加强单位人事档案管理中的数据库建设。单位人事档案数据库建设至关重要，人事档案管理规范化建设的首要的就是完成单位人才信息资料的数据库建设，含有的信息比较多，要分类分时期建立，主要包括：出生年月、毕业学校、个人简历、学位、专业等基础信息。其次单位人事档案管理工作者，根据单位每年或每次人才录用与交流，及时录入各类人才的基础信息资料，利用人事档案管理的先进设备，实现单位对人才的完整与准确的动态管理，同时做好单位人才信息资源的保密，并对单位人才的工作业绩随时进行量化管理，最大限度的满足单位对人才高效利用的信息需求，实现单位人事制度改革的人才管理目标。

三、总结语

总之，每个单位的人事档案管理工作规范化管理，是当前单位快速发展的必然要求，是单位人事档案工作者全面开展工作的重要依据，是单位发展过程中的一项基础性的工作，刻不容缓，单位分管人事档案的领导必须引起高度的重视，充分利用网络化管理平台，让人事档案中的人才信息发挥出真正的价值，实现单位人事档案信息真正意义上的可操作性，最终为单位优秀人才资源的开发与利用发挥更大的作用。

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