医院财务档案管理的困境及措施研究

徐长明

【摘要】隨着我国社会经济的不断发展，我国的经济体系也在不断加快转型，其明显改变主要发生在各个行业的财务管理工作方面。医院财务档案主要是将医院具体经济状况记录下来，虽然财务管理是我国医院重要组成部分，但随着卫生改革逐渐深入，其存在的部分问题日益显露出来。医院财务档案管理工作所存在的问题不但对医院工作造成了影响，还对医院财务档案管理产生限制。因此，本文对医院管理工作及其重要作用进行了简介，并对档案管理人员意识淡薄、相关业务素质较低、档案使用率不高、医院领导不重视财务管理工作以及医院的档案管理的信息化水平较低等问题进行了探讨，提出加强医院财务管理工作的有效对策，以期为我国医院财务管理提供建议，使其在今后顺利发展。

【关键词】医院；财务；档案管理

一、前言

在医院科学管理中，财务管理占据着举足若轻的地位，其是重要组成部分。在医院展开相关财务管理工作能够将医院整体的管理工作质量以及医疗服务水平大大提高，该项工作具体的涉及范围为医院资金管理、科研、行政管理、教学、工作调动以及资金运转等内容，其工作的健全与否與今后发展状况均将会对医院资金的使用效率产生影响，因此在医院科学管理中具有重要的保存作用与价值。只有正确加强医院财务管理工作，才能够使其很好地适应社会经济发展状况，最终达到社会、医院相平衡与稳定的状态。因此，本文就医院相关财务管理工作存在的部分不足进行探讨，并给出相应的有效对策，以为医院实现可持续发展提供有效帮助。

二、医院财务管理简介

自改革开放以来我国经济飞速发展，医疗体系改革也在逐渐加快步伐，其改革效果已经有了质的发展与进步。在我国医疗方面上，虽然各大医院已经将大量的经费投入到了医院日常管理中，医院将会获得越来越多的市场，但是在医院的财务管理工作上却没有得到良好的实际发展，难以保障医院今后能够良好运作与长久发展。就医院的本质而言，其属于公益性质单位，因此，医院财务管理工作内容与性质较企业其他单位财务管理存在较多差异，将其细化可理解为，该项工作涉及的范围为医院内部相关工作人员管理、医疗器械设备的管理以及对医院内部资产的管理与投资。在医院管理工作过程中，财务管理作为医院核心部分起到举足若轻的作用。在医院进行有效的财务管理工作能够提升医院管理效率和质量，使医院的医疗服务水平与管理质量得到有力保障，并推动医院顺利发展。

三、医院财务管理的作用

首先，医院财务管理是所有管理的基础，而财务档案管理是财务管理的重要组成部分，是财务工作的最具体的体现和最终凭证。因此只要将相关财务管理工作处理妥当，才能够使财务管理工作在今后的发展道路上更加顺利。财务档案管理在医院管理中不仅是档案管理的重要组成部分，还是医院从发展之初乃至今后的成长记录笔记。医院财务档案管理能够将医院成长发展道路上的大小事情真实地记录下来，以便人们能够在今后清楚的了解医院的发展状况。从中我们可以了解到，医院在进行财务管理工作时，其主要是围绕着医院展开工作的，将医院作为其工作重心。医院财务管理为医院今后顺利运营与发展提供了坚实基础，同时也对医院的顺利发展与成长具有重要作用。

四、医院财务管理存在的问题

（一）管理人员意识淡薄。医院档案管理工作是一项十分重要的工作，其起到一个枢纽作用，即对档案历史起到保存作用，还对当下的服务工作负起责任，具有承前启后的重要作用。虽然医院财务管理工作与医院的发展状况密不可分，但是却未被医院相关领导重视，并且档案财务管理也未被财务负责人重点对待。最终，该种现象造成档案管理工作只是做做形式，而不切实落实到工作中，对付工作的成分十分浓重。与此同时，由于管理人员具有十分强烈的该种观念，便会对医院资金投入产生影响，最终使医院财务档案管理工作在管理经费方面、管理设备方面以及人员管理方面存在不足。医院财务档案管理长期处于如此极端的情况下，将使其无法进行正常工作并对其今后的发展与成长产生了限制，进而将医院财务管理工作推入到不良的状况中，长此以往，最终会进入恶性循环。

（二）档案使用率较低。所谓财务档案管理，既是对财务工作的流程进行管理，也是对档案进行管理，所以其在医院管理工作中具有重要作用与意义。但是由于医院不经常使用相关档案，因此，其较易被人们忽视，不易记住其存在，出现该种现象的原因具体有以下几点。首先，医院未对财务档案管理手段进行规范化，没有将财务档案管理收集方法进行整合并归类成一个方便存取的体系。在进行工作时，档案的归类与使用无法有效对应。在医院中，虽然不同类别的档案应由与之相对应的部门进行档案管理，但是由于工作性质等原因使各个部门之间沟通交流的机会较少，因此，在各个部门对档案进行收集与整理之后，不能及时告知医院中的其他部门，最终将会造成档案利用率较低的现象。其次，由于传统思想在管理人员的意识里根深蒂固，使其未树立起服务意识，对工作缺乏热情，最终对医院财务档案使用效率造成影响。

（三）管理人员素质较低。在医院中工作的财务档案管理人员并非是由该专业毕业的，其大部分人员是由护理、医师以及行政等部门转调过来任职的。这些人员不但具有较低的财务管理水平与理论基础，并且该类配备人员思想无法及时跟上管理工作标准的更新速度，知识涉猎不广泛。如此一来，该种现象将会大大降低医院管理人员在财务管理专业方面素质水平，在工作态度上过于随意、散漫并且易造成人员流动现象。由其他岗位调任过来的管理人员与更新发展的管理要求准则具有较大的差别，因此，其无法及时适应到全新的财务管理工作要求标准，从而对医院财务档案管理事业产生负面影响。

（四）部分医院不重视财务档案管理工作。当前部分医院的管理者，对医院的财务档案管理工作不够重视，医院缺乏完善的管理制度，导致在现实财务档案管理工作中出现各种问题，财务人员在管理当中无章可循，仅仅凭借自身的经验进行财务档案管理工作，长此以往，会出现严重的财务漏洞，为医院造成严重的财务损失，同时，财务档案分类不科学，财务人员没有按照规章进行财务档案的整理工作，导致财务档案混乱，当财务管理人员休息或者请假时，其他使用者不能够准确地找到档案，影响了医院工作的正常运行。目前许多医院都存在这种重医疗、轻管理的理念，导致医院在提高医疗质量方面缺乏一定的经济基础，不能对财务管理核算进行重视，那么就会造成财务管理中的各个环节出现纰漏，从而导致医院不能健康、良性的发展下去。

（五）信息化管理水平較低。互联网技术的不断发展，为当今医院档案的信息化管理提出了挑战，医院财务档案信息化发张早已成为医院发展的必然趋势。但目前仍有多数医院不能够实现财务档案的信息化管理，财务档案管理仍然沿用以往传统的管理模式，造成一定的人力、物力的资源浪费。传统的财务管理模式存在档案损毁、丢失或者被人擅自篡改的现象，部分财务管理人员认为财务管理只不过是对数据进行处理，不会出现较大的问题，但这种不负责任的意识，会在工作中出现不必要的错误，为医院带来一定的损失，同时也导致医院财务档案管理出现不真实的现象，长此以往，医院会出现财务信息失真的现象，影响了医院管理者的判断力和掌控力，制约了医院的健康、可持续发展，因此，提高医院财务档案信息化管理，是构建完善的财务管理制度的重中之重。

五、医院财务管理的有效对策

（一）增强财务档案管理人员的管理意识。伴随着社会不断地发展与更新，医院相关领导与财务管理人员应该对财务档案管理工作的发展方向进行审查并及时将医院财务管理工作的重要性了解清楚。医院管理人员应找出医院的自身发展特点，并根据其发展特点有效加强财务档案管理力度，从而为医院的财务档案管理工作创造良好的环境。在进行档案管理工作时，首先需要做到有档案可供授权使用人员查找。可将其细化为，管理人员所建立的档案要将医院每一项的财务包括在内，使其具有与之相对应的、详细的财务管理档案，建档内容需要将物品的来源时间与存放位置包含在内，以此能够为物品尽可能发挥最大的功效提供有力保障。其次，管理人员在建立财务档案时需要确保所建成档案具有较高的准确性以及完整性。对医院财务相关资料进行准确收集与建立档案，能够保证医院财务在今后将其功能使用率达到最大值，进而从根本上将医院财务档案管理工作的服务功能体现出来。最后，在职管理人员需要将医院财务管理部门的宣传力度加大，使医院各位领导能够重视财管理部门的作用与发展状况，进而对员工产生积极的影响，使每一位工作人员甚至工作部门能够积极地对财务管理部门的相关工作进行监督与帮助。

（二）将档案管理使用率提高。医院领导不仅需要对医院财务档案管理资料的收集与管理进行重视，还需要将财务管理工作、医院相关建设以及医疗服务发展状况相结合，在如何将医院财务档案管理工作水平与用途增加的方面进行积极思考，以达到将医院的服务状况改善的目的。如何做到这一点，以下将给出具体有效措施以解决医院档案使用率较低的问题。首先，医院财务档案管理工作管理人员应在服务观念方面上进行及时更新与学习，其需要将从前被动的服务方式如坐等上门、被动谈话等问题改掉，以全新的面貌积极主动的开发医院财务管理档案的信息资源，为提高财务档案管理的利用效率尽职尽责的拓展其可使用的路径，并大力推动电算化的进程，最终使医院财务档案管理工作能够向着信息化管理水平不断迈进。

（三）提升管理人员素质。管理人员专业技能与道德素养将直接影响医院财务管理工作质量的高低。想要将财务档案管理工作做好，首先要将确保财务管理信息的准确性与真实性基本要点。虽然该项工作听起来十分简单，但是医院财务管理人员真正实行起来却并不是一件简单的事情，管理工作人员需要具备十分优秀的专业素质与职业道德水平。一方面，医院需要建立起有关约束制度，可通过激励员工的方式为员工提供一个良好的道德环境，其约束方式与对应的奖惩制度相结合使用，最终可达到良好的效果；另一方面，引导并鼓励员工进行自我约束，使其能够对自身的职业生涯负责并进行规划，对自身的特点与差异进行细致考虑，使医院财务档案管理人员能够在日常工作中对自身的问题进行反省，并根据问题不断完善不足，最终使医院财务档案管理人员的职业素质水平得到逐渐提高。

（四）做好档案保密工作。医院财务档案管理人员应在日常工作过程中将档案保密工作的相关规定、制度贯彻落实。医院相关财务档案管理库的建设地点应该是按照我国具体财务管理相关法律、法规而专门为其设立的。但是由于较多的外界与内部因素致使部分医院无法达到法律要求建设的标准，因此医院无法专门为医院财务档案管理部门建设档案管理地点。就医院财务档案管理保密的角度而言，医院应为其设立档案库房，以免造成财务档案被弃之一旁甚至丢失的现象的发生，从根本上将财务档案管理工作的保密性加强。

（五）强化管理方法。财务负责人应将医院财务档案管理工作的方式进行优化，以达到将财务管理水平提高的目的。在未来的发展过程中，医院财务档案信息化将会成为发展趋势的一大主流，成为一种必不可少的档案管理方式。因此，财务负责人想要将财务档案进行完善与健全，首先需要将进行财务管理的一系列硬件设施如防盗窗、灭火器等设备进行更新。另一方面，管理人员需要将档案管理进行完善，如计算机、打印机以及复印机等电子设备也需要及时更新，促进其现代化进程不断加快，与时代发展同步。除此之外，管理人员还需要对财务档案进行实时存储，以此方便对档案进行调出等管理。

六、结论

医院财务档案管理工作的加强能够将医院运营效率大大提高，进而提升医院整体的管理水平。医院人员在进行工作时，相关管理人员要提高对财务管理工作的重视，从增强管理人员的管理意识、提高档案使用率、提高管理人员的素质水平、做好档案保密工作以及优化管理方法等对策将医院档案管理工作加强，将医院财务档案管理工作质量水平切实提升，以便使今后医院相关工作能够顺利进行。就目前医院状况而言，关键步骤就是将医院财务档案管理人员的整体综合素质以及管理质量水平大大提升，进而将医院相关财务管理制度进行完善，为今后医院长远发展做好基础的资料准备工作。只有将医院财务档案管理工作做好，才能有效地利用好财务档案，为医院的决策和日常工作提供支持，进而为社会尽一点绵薄之力并做出有效贡献。

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