浅析档案信息化建设的影响因素与对策

杨文斌

摘要：随着信息化时代的发展与建设，档案信息化管理水平逐渐得到提升，相关管理部门不仅对档案信息化建设中涉及到的原则、理念和方式等进行了全方位的研究，同时还将一些独特的管理手段应用其中，从而为档案信息化建设的开展提供有利条件。但是档案信息化在建设过程中，还是会受到一些因素的影响而出现问题，需要相关管理团队根据实际情况制定出合理的优化方案。本篇文章就档案信息化建设的影响因素与对策进行简单的论述，希望能对相关学者的研究有所帮助。

关键词：档案；信息化；建设；对策

档案信息化建设在现阶段国家发展中扮演着至关重要的角色，对人类社会的平稳运行也有着重要的意义和影响。在近几年的发展中，很多档案管理部门不仅对信息化管理与建设之间的关系进行了深入的研究与探讨，还对其中涉及到的影响因素问题进行了细致的研究。但是部分地区在开展档案信息化建设的过程中，还是不能有效的解决不良因素对其造成的影响。所以，如何有效的提高档案信息化建设水平，如何根据影响因素的特点制定出合理的解决方案，成为了很多档案管理部门需要考虑的内容。

一、档案信息化建设的影响因素

1、建设观念较落后

档案信息化建设的观念比较落后，对其建设质量与日后的运作效果有着严重的影响。由于时代的发展与进步，很多行业领域在发展的过程中都会相应的摒弃传统的建设理念，在时代背景的影响下，寻找新的可能，创新发展方向。但是部分地区的档案信息化建设团队让然采用传统老套的方式进行相应的建设工作，使得建设后的内容不能很好满足时代发展需要。对于信息化技术的应用与理解，相关管理团队也不能给予正确的理解与判断，导致档案信息化建设出现浪费时间、浪费经济、浪费经费等情况。所以档案管理部门需要根据实际情况，合理的转变信息化建设观念与模式。

2、基础设施相对薄弱

档案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要配备计算机、建立局域网、需要大容量的服务器、建立数据库等，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入。目前，档案管理机构主要是吃财政饭，没有能力通过提供社会化服务增加适当收入。一旦国家未能投入，档案信息化建设有再好的蓝图也难以实现。

3、管理人员素质问

目前档案馆普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象。特别是档案室的档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。

4、电子文件管理处于无序状态

随着计算机技术的发展，档案管理正在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的文件仍实行双轨制，即发送电子文件、纸质文件存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子文件的管理并不像纸质的管理那样规范。

二、档案信息化建设影响因素的解决对策

1、突破传统思维

档案工作者应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代化管理思想，努力用现代化管理手段去管理档案，适应时代发展的要求。在档案工作重心上，要实现从过去较多强调安全和保密向以用户需求为主导的重心转变，要从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基点。

2、重视数字档案馆建设

档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，档案信息化建设的目的就是为经济、为社会、为企业提供全方位的优质服务。利用现代化的信息网络，使档案的信息资源得到共享，是档案管理现代化的必然选择。在信息时代，信息、能源、材料是当今人类社会最主要的三大资源，而档案机构作为信息服务机构，数字档案馆应属于国家数字信息基础工程。

首先，建成完备的馆藏档案信息数据库，构建基于局域网络的档案管理系统，建立信息发布网络平台，实现档案信息管理数字化网络化。其次，构建档案信息传输平台，档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值。最后，运用网络互联技术，建成基于网络为传输通道的对全社会有限开放的交互式、智能型的数字档案馆，全方位满足国民经济建设或人文社会等多领域的档案信息利用的需求。

3、注重管理流程信息化

档案信息化建设不仅仅是技术问题，更首要的还是观念问题、组织问题与管理问题。档案的信息化建设必须与本单位的信息化建设统筹规划，追随本地电子政务的建设水平与步伐。在信息化建设中要把先进管理理念与方法引入档案管理流程，促使档案管理流程标准化、规范化，有序、有效、可控。保证档案管理有十分严谨的过程，同时减少档案管理中可能出现的安全、保密与道德等风险，建设一套可追溯的信息化管理流程。

4、实现档案资源共享

必须打破档案部门各自为政的局面，建立统一标准的互联的档案信息网络，实现资源共享，充分发挥信息网络的辐射作用，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流，使分散在各地的档案信息得到更好的综合开发和利用，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。同时促使各档案部门能够朝着有侧重、有特色、专业的、系统的方向充分挖掘资源潜力，实现档案资源互补，提高馆藏利用率，形成整体效应和规模效应，以便充分、有效利用档案信息资源，更好地满足社会多方面需要。

5、依法制定檔案信息化建设的标准和制度

档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律法规正逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现多样性，企业应根据国家的有关法律法规，结合企业的实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。首先，电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用都应制定相应的标准和办法，使其规范化。其次，加强档案信息开发的制度建设，随着电子文件、电子档案的出现，适时制定相应的标准规范体系，修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障档案信息化建设的实施。再次，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。

三、结束语

如今，很多档案管理部门在进行信息化建设的过程中，都能对影响建设效果的不良因素研究加以重视，同时还能根据不同类型的影响因素制定出不同的解决方案，从而提高提高档案信息化管理水平与质量。为了进一步提高档案信息化建设的效果，推动档案管理事业的发展，相关管理团队还会适当的借鉴国外一些独特的管理与建设方式，以此来优化现阶段国内档案信息化建设与管理水平。但是在实际建设中，部分难度较大的问题还是不能得到妥善的解决，需要管理团队能够对其进行深入的分析与研究，从而降低不良因素对档案信息化建设的影响。

参考文献：

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