档案管理现代化过程中存在的问题和改进建议

路露

摘要：现代社会进程的不断加快，信息技术已经融入到各个领域中，档案管理工作的现代化建设也是社会发展的必然趋势。现代化档案管理可以提高档案管理工作人员的工作效率和质量，也促进了相关单位的发展和建设。但是在进行档案管理现代化建设過程中，还存在着一些问题，影响档案管理现代化建设的开展。因此，本文对档案管理现代化过程中存在的问题进行了分析，并根据实际情况提出了改进措施。

关键词：档案管理；现代化建设；问题；改进

一、档案管理的重要意义与作用分析

1、档案管理的重要意义

现阶段，市场经济体制逐渐完善，事业单位深入到市场竞争环境中去，承担的市场竞争压力也越来越为沉重，事业单位想要在激烈的市场竞争中占据优势地位，使其自身的市场核心竞争力得到强化，那么就必须要对档案管理工作开展给予高度重视。档案管理工作可以说是衡量事业单位管理水平的重要依据，档案信息资料是事业单位长时间发展的真实写照，其中记录了事业单位的发展成果以及发展过程，是事业单位长时间发展过程中累积的重要财富，可以为事业单位发展提供良好的引导，保证事业单位发展的健康性、稳定性。

2、档案管理工作开展的作用分析

档案管理工作开展的重要作用主要体现在以下两个方面：第一方面，通过档案管理工作开展可以对众多有价值的信息数据进行收集、整理和储存，从而为事业单位发展提供真实可靠的参考依据。需要注重的是档案信息资料还具备一定的法律效应。利用档案管理工作可以对有价值的信息资料进行妥善的储存和管理，在决策阶段提供可靠、有力的依据。第二方面档案管理工作可以提供最原始的信息数据，在日后工作开展中发现不良问题后还可以参照档案资料对问题进行改善。档案中涉及到的信息数据都是已经发生事件最为真实的记录，工作人员在日常工作开展中一定要追溯问题产生的实际原因，通过档案信息资料的查阅，从而全面掌握问题发生的实际情况。

二、档案管理现代化建设中存在的问题分析

1、现代化档案管理意识价差

在应用现代化档案管理模式进行档案管理工作的过程中，相关工作人员由于受到传统管理模式的影响，对现代化档案管理模式没有一个深刻的了解，现代化档案管理工作意识薄弱，不清楚现代化档案管理模式对档案管理工作的重要性，所以在实际开展的过程中，不能得到相关工作人员的支持。主要导致这种现象的原因在于，相关的领导人员的现代化档案管理意识差，习惯使用传统的方式对员工进行监督和管理，没有把现代化档案管理理念落实到实际工作中，影响了现代化档案管理工作的开展，抑制了档案管理的现代化建设。

2、档案管理现代化建设投入程度较低

档案管理工作的相关工作人员，由于对现代化档案管理工作的意识不高，所以在开展现代化档案管理工作时，工作人员不能很好的投入到自身的工作中，没有尽到自己的责任和义务。档案管理工作中需要掌握的现代化技术，相关工作人员没有进行专业技能的学习，也没有提供足够数量的现代化管理设备，使现代化档案管理工作在开展的过程中出现资源短缺和操作不当的现象，由于使用的设备不能满足现代化管理的需求，许多的现代化信息技术也不能应用导档案管理工作中，这对档案管理工作的现代化建设有着抑制的作用。

3、档案管理故障体系建设不够完善

在进行档案管理工作的现代化建设时，相关单位需要制定健全的管理制度，工作人员在工作中需要按照规章制度去执行，保证工作的质量。而在目前的档案管理工作中，虽然有些单位也建立了相关规章制度，但是管理人员的监督管理工作不到位，对员工在工作中的不规范行为不能进行及时的约束和改正。还有一些单位没有制定完善的规章制度，在实际的档案管理工作中也没有按照政府部门的规定去操作，导致许多地区的档案管理工作制度不规范，工作人员态度散漫，档案管理工作的现代化建设局面混乱。

4、各部门间管理分散、协调力度弱

档案管理现代化建设涉及因素较多，并且各因素之间相互制约，因而是一项相对较复杂的系统工程。在其现代化建设过程中，政府部门及各相关单位只有共同合作、相互配合，才有可能真正推动其管理的现代化发展。但在当前档案管理中，政府及各部门管理分散、配合度低、协调力度小，难以保障档案管理现代化建设工作的顺利开展。

三、加强档案管理现代化建设的措施

1、强化档案管理现代化意识

想要让档案管理工作的现代化建设有效体现在档案管理工作中，必须要加强相关管理人员的现代化管理意识，对档案现代化管理的作用进行大力宣传，开展培训活动，让档案管理人员意识到档案管理现代化建设的重要性，了解社会发展的需求，通过培训加强员工的现代化管理理念，把现代化建设落实到实际工作中，让员工在进行档案管理现代化建设的过程中根据操作经验进行不断的优化和创新，使其可以满足档案管理工作现代化建设的发展需求。

2、增加软硬件设施的投入

推动档案管理工作的现代化发展，还需合理增加资金投入，配备齐全必要的软硬件设施，将更多实用性较强的现代化档案管理技术，如光盘技术、缩微技术等应用到档案管理工作中去，从技术层面来提升档案管理的现代化水平。

3、健全档案管理的法律规章体系

建立健全档案管理的法律法规制度，是实现档案管理现代化发展的重要法律依据。通过健全相关法规制度，确保各项档案管理行为有法可依、有据可循，有助于促进档案管理的标准化与规范化，并在此基础上推动档案管理现代化建设的进一步发展。在这个过程中，档案管理人员需结合自身档案管理的实际特征，不断调整与改进本部门的档案管理制度，以增强其规章制度的实用性，进而发挥出其最大功效。

4、协调各部门关系，共同推进档案管理现代化

建设档案管理现代化建设需要经历一个不断尝试、反复实践、相互融合的时期。在这一时期内，仅仅通过档案管理部门的努力，难以达到其管理的理想效果，必须依靠政府部门及社会关联方的共同努力。因此，档案管理人员在实际管理工作中，应加强与其他部门的沟通交流，尽可能取得更多部门的认可与支持，并在各部门的共同努力下，稳步推进档案管理的现代化建设。

结语：

加强档案管理工作现代化建设，是档案管理工作现代化发展的必然趋势。一定要立足于现代化建设中存在的实际问题，从而找寻有效措施进行改善，初始档案管理可以呈现出现代化、科学化的特点。

参考文献：

[1]李红，潘恒亮.浅论档案管理现代化过程中存在的问题及改进措施[J].卷宗，2016，6（8）.

[2]孙亚萍.浅谈档案现代化管理中存在的问题和解决措施[J].科技创新导报，2014（25）：191-191.