信息化条件下改进档案管理工作的路径

张婷巍

【摘 要】现代化信息技术水平在不断提高，为人们的生活提供了便利。各个行业都向着信息化方面发展，将许多先进的技术设备应用到了管理工作中，改变了以往的管理模式。当前的发展形势为档案管理工作来提供了新的机遇和挑战。面对海量的信息资源，档案管理工作需要实现信息化和网络化建设，才能为后续的应用打下基础。档案管理部门需要完善档案工作中存在的不足，加强基础设施建设、提高工作人员的素质水平，将现代化信息技术档案的管理工作相融合，实现对档案管理工作的优化和改革。

【关键词】信息化 档案管理工作 路径

一、保证经费投入，加强基础设施建设

（一）选用适合的档案管理软件

要实现档案信息化管理，就必须选用一款适合的档案管理软件。目前，市面上做档案管理软件的公司很多，品牌也很多，免不了鱼龙混杂，因此，档案工作者首先要梳理好各项档案工作流程，明确需要软件实现的功能，然后再根据需要去选择适合自己工作实际的软件产品。档案管理有专门的软件，并且功能齐全，帮助档案管理工作者对档案进行收集、筛选、分析整理等工作，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。在选择档案管理软件时，要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。一个好的档案管理软件能让档案管理工作有条不紊、省时省力、一次输入多次輸出，帮助档案工作者成倍提高工作效率。

（二）配备必要的档案数字化设备

如计算机、高速扫描仪、数码相机、刻录机等，这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。数字化设备投入不足，直接影响档案数字化工作的质量和进度，档案信息化建设也会发展缓慢。

二、转变传统的档案管理模式

以往的档案管理工作，通常都是进行人工操作。档案管理工作的流程是比较复杂的，涉及的内容也比较多，那么在实际工作中，工作人员的任务量比较大，花费的时间比较多。目前是信息时代，办公条件也越来越好，许多信息技术软件和多媒体技术都应用到了办公室工作中，这就在一定程度上转变了以往档案管理工作的方式。将信息技术合理应用到该项工作中，直接在网络上就可以进行相关操作，减少了人工操作过程中的一些琐碎事情，缩短了工作的时间。想要改进该项工作的管理路程，要从一下两个方面入手：

（1）对馆藏档案进行数字化加工，这是一项长期的工作。档案数字化工作要有计划、有选择地分步实施：从时间上来说，应当由近及远逐年进行，先把近期的档案数字化，再逐步按年代往前推进。从内容上来说，应当先把利用频繁的、濒危的档案数字化，然后再数字化其他的。先做目录数字化，再做全文数字化。按照“以我为主”原则，坚持先把本单位的文件数字化，然后再进行上级单位和其他单位利用频繁档案文件的数字化。

（2）做好电子文件的采集和接收。要制定科学的电子文件管理标准，严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全。

三、提高档案工作者的素质

社会是不断的发展的，档案管理工作也要与时俱进，随着网络信息技术的发展，已经在档案管理工作中得到了普遍的应用，极大的提高了档案管理工作效率，同时也提出了对档案管理工作更高的要求。为做好信息化条件下的档案管理工作，档案工作者就从以下几个方面做起：

（一）提高综合素质水平

档案管理工作人员在实际工作中一定要认识到该项工作的重要性，对自己的工作负责任，具有良好的工作素养，这样才能更好的完成自身岗位上的工作。单位管理人员需要培养工作人员的职业道德，使其在工作中认真负责，保证档案资料的安全性和完整性。档案工作也具有一定的政治性，在实际工作中需要将国家的利益放在首位，在工作的过程中不断的完善和充实自己，提高自身的专业素质和知识水平，将创新精融入到其中，这样才能更好的完成相关工作。

（二）保持严谨的工作作风

目前，信息技术已经广泛应用到各个行业和领域，档案管理工作也是一样。在应用的过程中，与传统的工作方式是不一样的，这就需要工作人员不断学习，确保可以熟练操作各项信息技术，使其作用得到有效实现。工作人员还需要提高工作的严谨性，对工作中每个环节的内容都要进行合理的控制，做到细节上的把控。因为档案管理工作涉及的内容比较多，操作起来也比较繁琐，在将纸质档案转换为电子档案的过程中，工作量是非常大的，要想保证档案资料的完整性和有效性，工作人员就需要付出更多的精力和耐心。

（三）掌握过硬的业务技能

档案工作者要适应现代化管理的需要，不仅要具备一定的科学文化知识，还应努力学习档案学理论知识以及一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。档案信息化条件下，档案工作者还必须熟悉计算机方面的基础知识，懂得规范准确地使用档案软件，能熟练操作各种信息化设备，最好能掌握一门外语，所以要树立终身学习的观念，加大继续教育的力度，坚持学以致用的原则，掌握过硬的业务知识和技能，以适应档案信息化管理的需要。

四、结语

在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献：

[1]施华华.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].中文信息，2016（7）：168.

[2]郭玉英.对信息化条件下档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2014（1）.