浅谈档案管理的保密工作

摘要：档案记录着一个组织或个人所有重要的信息，它的安全保存与管理是一个组织能否正常运行的前提条件，也是维持其核心竞争力的关键一步。一些档案直接存放着企业或者组织关键技术资料，只有对其进行有效的保护才能保持企业的领先地位，其关键性不言而喻。从大格局角度来看，也就是在国家立场分析，对档案的保密工作是国家与国家之间开展竞争的重要战场，如果国家机密遭到窃取，落入敌对势力手中，那就将对国家安全构成严峻的威胁。就小的角度来看，比如在公司层面进行分析，这也是左右公司发展前途的战略行为。文章以企业的档案保存与管理工作为切入点，对该项工作中存在的问题进行了分析，并且针对此类问题提出了相应的解决方案。

关键词：档案管理；保密；问题；对策

伴随着社会的进步，公平公正公开的理念深入人心，对信息公开化的呼声日渐高涨，这就给档案管理带来了严峻的挑战，与此同时，在信息化时代各利益阶层越来越重视对信息的获取，如何做到既满足信息公开的需求，又不损害保密原则，成为了各组织工作的重点。

一、现在企业档案管理存在的问题

就当前情况反映的问题来看，在档案管理过程中会出现各种涉及保密的问题，这些问题暴露了管理工作的不完善之处，例如相关人员对保密工作的认知不够深刻、对于档案在转运或保存过程中遗失的问题未能有效处理和将信息泄密成为盈利手段的不良行径等。

1.对档案管理工作没有足够的重视。在人为因素上看，现在企业的保密工作者没有相应的专业素养和警惕性，他们并没有认识到自身工作对于整个团队的重要性。在制度上，组织必须具有相应的管制规章制度，这点国内很多企业做的很好，然而由于保密工作者的态度问题，不严谨的工作肯定会带来一些纰漏，这将会给档案管理带来很大的麻烦。

2.档案资料遗失问题屡见不鲜。社会的进步带来了一体化工作的推进，企业逐渐成长为集团，一个现代化产品势必会涉及多学科、数个领域的知识，这就导致一个问题，保密人员根本意识不到其他领域工作的重要性，就会缺乏安全意识。这样一来，档案资料就会被其在无意间泄露出去，酿成悲剧。另一方面，保密人员自身有强烈的保密意识，但是工作太具有随意性，处理过的档案不按要求进行存放，这也为其他人员泄密提供了可能性。

3.现代计算机信息系统的使用，虽然给档案管理提供了便利，但也加大了泄密的风险。信息技术的推动下，信息管理系统孕育而生，并迅速移植到了企业之中，好的方面就是，省去了档案袋分类处理过程中的人力劳动，大大提高了办公效率，而另一方面，信息安全问题将是随时悬在保密工作者头顶的利剑。显然，在现在的互联网环境下，如果单纯依靠杀毒软件和身份验证的措施依然不能保证自身网络安全。如何在信息化条件下做好档案管理工作，将是技术人员必须克服的挑战。

4.企業内部员工进行泄密的情况屡禁不止。社会逐利思潮的兴起，勾起了拜金主义者的人性欲望，使得私下机密信息交易活动频繁发生。甚至，极端主义员工以偷窃的手段获取公司机密，而后进行倒卖获取暴利，很遗憾，这些行为存在于各个公司之中，并且难以根除。

二、如何做好企业档案管理和使用过程中的保密工作

1.强化对档案管理团队的制度化建设，按照档案的重要性进行等级划分，不断优化保密团队的配置。在进行企业档案管理时，必须成立具有专业素养的保密工作团队。做好制度层面的建设，制定相关规章制度，将责任落实到个人。当然，任何工作没有监督是不行的，企业应该强化检查力度，对保密工作进行随时抽查，一经发现问题，就要进行严肃处理。相应的，国家也对档案管理保密工作出台了相应的法案，企业应该对其进行认真的学习，其中重要的一点就是，对档案采取层级划分，并根据不同层级采用不同安保措施。特别要预防他人进行档案查阅和使用时的风险泄露问题。

2.对档案保密工作人员进行保密法制宣传教育，提高其法律意识。档案保密工作者是企业稳步向前发展的卫士，在企业保持核心竞争力的方面承担关键角色，对于当前甚嚣尘上的泄密活动，加强企业档案保密工作者的法律意识责任意识变得尤为重要。要强化惩处措施的宣传，使不法分子警钟长鸣。只有拥有高尚的职业道德、高超的专业素养和严谨的责任意识，才能切实承担企业档案保密工作的重任。

3.加强网络信息的安全管理和保密工作。计算机网络在档案管理上的大规模应用，给保密工作带来了很大的隐患。在国家层面上，应该完善法律法规建设，制定并落实信息安全保护法，在企业层面上要加强信息安全意识，依法上网。其次，在公司档案管理部门应该配置工作严谨认真的员工进行管理，落实责任意识，加强监管力度。再次，不断对档案管理的系统进行优化，将定期与不定期检查结合进行，对其中的bug进行及时修复，逐渐强化系统的安全性能，当然，定期更换密码也是一个很好的保密措施。最后，还是在制度上进行处理，将保密工作者的职责进行分工，达到相互牵制相互监督的目的，防止重大机密的泄漏。

4.加强信息使用过程档案的保密工作。在企业中，档案存在的目的就是为了更好地服务于企业运营，维持其核心的竞争力，所以，只有合理的利用档案，才能将保密工作的价值发挥出来。如果只是为了怕影响保密，而去限制档案的使用，就会有本末倒置的嫌疑。

三、结束语

综上所述，我们不难发现，只有做好档案的保密管理工作，才能确保其安全性，如果保密工作出现问题，那对公司的发展将会是毁灭性的影响。故而，企业必须要将档案管理与保护工作纳为工作的重点，优化进行档案管理时的保密工作，在制度上搭建一个科学完善的管理体系，定期加强对保密人员的专业培训，培养他们的专业素养，提高他们的责任心，唯有如此，方可杜绝泄密事件的发生，继而提高档案管理保密工作的水平。

参考文献：

[1]古玉艳， 王玉冰. 关于新形势下档案管理中保密工作的几点思考[J]. 商业经济， 2010（4）：91-92.

[2]王志刚. 浅谈如何做好干部人事档案管理的保密工作[J]. 科学之友， 2012（5）：115-116.

[3]石岫岩. 论如何做好档案管理的保密工作[J]. 现代交际月刊， 2015（3）：115-115.

作者简介：

褚小琳，女（1973-04-11），民族：汉，籍贯：重庆市合川，当前职务：副科级，当前职称：馆员，学历：本科，研究方向：燃气工程档案管理。