高校成人教育学生档案管理存在的问题及建议

2017-10-20司杰

丝路视野 2017年14期

司杰

【摘要】高校成人教育学籍档案包括成人学生的录检表、每学年的报到注册材料、各科成绩、各类获奖处罚情况、社会实践活动情况等等，涉及内容异常广泛，能客观的记录成人学生在校期间各方面表现，是高校档案的重要组成部分，同时也是成教教学研究及改革的重要参考资料。本文通过分析当前成人教育学生档案管理的特点，从档案繁琐的内容、档案管理突出现象等方面剖析了成人档案管理存在的问题，并提出了针对性的建议和措施。

【关键词】成人教育；档案管理；问题；建议

成人教育档案是学校教育培养成人学生整个过程的完整记录，能准确客观的反映出学生在校期间的综合表现。因此成人教育档案管理是一项政策极强的严谨的工作，是一项基础性、服务性的工作，同时又是一项程序复杂、业务性强、质量要求高的工作，繁杂又琐碎、具体又平凡。《中国教育改革与发展纲要》中明确指出：“ 要大力发展成人教育事业，就必须要重视管理工作，特别是成人教育档案的管理工作。成人教育档案是衡量学校成人教育管理水平和教育质量的重要标志之一，更是我国发展成人教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据。”随着科技进步和经济的发展，各类用人单位对员工的知识技能、学历等方面要求越来越高，迫使大批成人重新进入高等院校进行学历补偿教育，导致成人高校学生数量迅速增长，规模不断扩大，因而针对学生档案的管理问题日益突出，这就要求我们必须加快档案管理制度的建立和完善，加强成人学生档案的管理，促进高校对成人学生档案管理工作的支持和引导。

一、成人教育学生档案管理的特点

（一）档案内容十分繁琐

成人教育学籍档案包括成人学生的录检表、考生登记表、每学年的报到注册材料、各科成绩、登记表以及成人学生在校期间的休学、复学、退学、转学的报批材料；学生各类获奖处罚情况、社会实践活动情况等等，涉及内容异常广泛。同时成教学生几乎来源于以待提高学历的在职职工、来源于普教统招后的落榜生、来源于社会青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年龄层次、不同的学习方式等都會导致成人学生档案内容的差异。完整、有序、规范的学籍档案，不仅能详尽真实地记录学校成人教育、教学发展的历史进程，而且能直接客观地反映出高校办学质量和管理水平。

（二）学籍变化频繁，管理难度大

成教学生大多数都是以待提高学历的在职职工及社会青年，工学矛盾尤为突出，职业变更、无法完成学业等诸多原因常常会导致成教学生转专业、休学甚至退学等情况，导致学籍变动频繁。随之而来的成教学籍档案就需要随着学籍变动及时做相应的调整，确保学生档案材料的正确性、连续性、完整性。由于各高校成人教育的发展，下属教学点的增设，使得大部分成教学生的档案材料往往形成、保管在各院系学籍管理部门或者下属教学点，甚至还有的由班主任直接管理，难以集中统一进行管理。因此成人学生的学籍在形成过程中，极易出现疏漏、遗忘的情况，造成成教档案材料的缺失，大大增加了档案管理的难度。

（三）“突击建档”现象较为突出

与全日制大学毕业生一样，成人学生毕业生档案整理、发放的时间十分紧迫。成教毕业生的《学年鉴定表》、《毕业生成绩表》、《毕业生登记表》、《学籍登记表》等主要档案材料大多数都是在临近毕业时形成。以至于“突击建档”成为学生档案的一大显著特点。有些学生档案意识淡薄，忙于平时自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按时到学校填写相关材料，这就使得成人学生在后期学习期间形成的档案难于及时归档，在有限的时间里，严重影响了档案的质量和整理工作。

二、成人档案管理存在的问题

在实施成人教育档案管理过程中，由于成人教育档案管理起步较晚，历史积欠较多，人们对成人教育本身又存在认识上的不足，成教管理部门指定兼职档案员对成教档案进行规范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在档案管理中难免会出现疏漏、失误，影响档案的规范性、系统性和完整性。

（一）不够重视，忽略学生档案工作

成人教育学籍档案是各综合性高校档案中的一个重要组成部分，但是经常被高校所忽略。领导团队对教育学籍档案管理工作一直存在认识不足的现象，只解决成人学生档案的有无问题，至于档案管理是否完善不在考虑范围之内，重形式、轻实效。对成人教育学籍档案缺乏针对性管理，缺乏统一的管理规章制度，这是许多高等院校的通病。不少高校领导对成人教育的认识严重不足，档案意识十分欠缺，认为成人教育的学生可管可不管，认为成人教育的档案可有可无，把自身工作重心放在全日制上，没有配备专业的专职档案管理人员，又或者是虽然有指定专人负责，但随意性大，不够严谨，有的事情今天我来做、明天你来做、大家谁有空谁来做。由于没有统一的制度约束，很大一部分教学和行政人员为了自身使用方便，对于散存于自己手中的材料，找各种借口不及时移交档案部门归档。而班主任人员变动十分频繁，且许多班主任都是兼任的，常常抱有当一天和尚撞一天钟的思想，以至于部分班级材料未能主动记录下来；也不主动及时向学生索要各类登记表，造成学生在读期间几乎无历史记录。到向学校提交档案时，才进行突击建档，根本无法保证档案材料的真实性。加之成人学生毕业生档案整理、发放的时间十分紧迫，这就使得突击补全的档案出现信息漏填或错填等严重的档案质量问题，也使学籍档案管理失去了应有的意义。

（二）檔案管理工作混乱，管理不到位

1.学籍档案录入不规范，部分管理人员为图方便，不按已有的相关规定填写档案：有的档案员随意使用圆珠笔、铅笔、红色墨水填写档案，字迹潦草，不方便识别，更不方便保存；有的档案员在学生补考及格时只将原成绩改为“及格”字样，没有按规定在档案记录上注明“补考及格”，更有甚者还将补考成绩作为正常考试进行记录；甚至有的档案员将学生的姓名用容易书写、笔画少的简化字进行代替等等。

2.学籍档案移交不规范。学生毕业后，未将学生学籍档案及时移交，档案长时间由二级院系管理，乱抽乱翻，使用完必后随意放置，使得一些价值高的档案材料和其他材料混杂在一起，造成学生不能到档案室查询档案，移交时档案遗失等情况。再者移交时，未履行相应的移交手续和做好详细的移交记录，档案管理责任不明确。

（三）档案管理缺乏过程监督

1.成人教育学籍档案管理缺乏监督。档案管理方面缺乏必要的投人，通常没有指定专人来管理成人教育学籍档案。对于学籍档案的日常处理，往往是部分工作便利的人员来对一些相关的文件和资料进行保存，这些人并没有专业的档案管理技能，并没有接受过系统的培训，在管理的时候十分粗犷，不会充分的运用办公化自动系统进行处理，直接导致资料的残缺和不完整，使得档案管理极为不规范，对档案的真实和客观造成一定的负面影响。而由于没有专人负责，专人进行跟踪、检查、整改问题，就使得档案工作长期处于脱离监督的状态，使得档案管理混乱的局面无法得到相应解决。

2.疏于对教学点档案管理的监督。学校档案管理部门未有效组织下属教学点进行必要的档案管理培训，同时也未定期进行督促。使得教学点上交的档案存在内容错误、格式不规范、上交时间超期等各种各样的问题。

三、成人档案管理的建议

（一）加大宣传力度，提高全员档案意识

改进档案宣传的方式，加大档案管理的宣传力度。成教学生档案归档的材料从产生到整套档案的流转，整个过程中涉及各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员、学生本人等。要建立内容完整、准确的学生档案，需要整套档案流转过程中所有涉及到的人员认识到成教生档案的重要性，充分认识到成教生档案管理工作的严谨性，进而认真完成每份材料的产生、归档。学校管理层要统一思想，高度重视成教学生档案管理，配备素质较高的人来专门管理成人教育学籍档案。对于各班班主任、学生档案管理人、成教工作负责人等学校相关工作人员，及时请档案部门专业人员现场开展有关成人档案工作的作用、地位和性质等知识的讲座，从思想认识层面提高成教工作负责人等学校相关工作人员的档案意识；并将涉及学生档案管理工作的详细内容纳入员工个人工作岗位职责，并把学生档案工作情况纳入员工年终考核内容，用标准的制度来约束、增强其档案意识；同时，在布置日常工作时同步布置档案材料的归档工作，持续的增强教职员工的档案意识。对于成人学生，学校可根据自身的实际情况，在重要的时间节点上组织学生开展档案知识讲座。例如在新生开学初布置学籍卡相关内容填写时，告知学生档案的价值、性质等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次宣贯相关内容，提高成教生对自身的档案材料的重视程度，使得成教生更加严肃的对待自身档案材料，确保自身所填寫材料信息的准确性。此外，还应发动班主任对档案内容和规范性进行校对核查。班主任在高校成人教育管理中占有重要地位，由班主任对填写完毕的学籍表格进行校对核查，既减少了专职档案管理人员的工作量，又大大提高成教学籍档案管理的效率。

（二）加强管理，建立有效管理机制

高校要想提高學籍管理水平，必须将档案管理有关的法规与自身具体情况相结合，制定出符合自身特色的档案管理制度。

1.档案的建立制度。明确档案填写的具体要求：使用什么笔、什么字体等；明确补考成绩登记等特殊情况的档案录入原则。

2.档案的移交制度。首先要明确档案移交责任人，并直接纳入职责范围。在规定时间内进行档案移交，从学生入学时档案的接收到毕业时档案的移交都必须履行相应的移交手续。由于成教学生档案的移交工作相对分散，因此各个环节都应有档案移交记录，一式两份，交接双方各执一份。

（三）加强档案管理的过程监督

1.挑选对档案管理敏感的同志专门从事学籍档案管理工作，并定期聘请档案专家有针对性的开展档案管理方面的讲座，并举办相关培训，指导相关的业务，拓展档案管理人员的知识面，优化大家的知识结构，提高档案管理人员采用信息化技术处理档案的工作能力，培养档案人员定期检查清理档案工作的习惯。

2.定期组织档案管理人员对各教学点及本部的档案管理工作进行检查，及时发现问题，及时处理，相互交流，取长补短，有效提高档案管理工作；同时不定期的与兄弟院校开展成教档案管理业务交流活动，既开阔了大家的眼界，又拓展了大家的思维。

四、结语

成人教育是高等教育十分重要的一个组成部分，随着社会经济的高速发展，成教学生数量的持续增多，对高校成人教育学生档案管理的要求也不断在提高，这就要求我们要足够的重视档案管理工作，及时发现档案管理中存在的问题，及时提出改进措施，积极地做好档案管理工作。

参考文献

[1] 刘红隽.成人教育档案管理中的问题及措施的探讨[J].中国成人教育，2014（22）：70～72.

[2] 黄爱芹.成人教育学籍档案管理存在的问题和对策解析[J].南昌教育学院学报，2013（09）：80～81.