基于MS Office软件实现办公自动化的几个实例分析

许新玲，陈建，王善勤

（滁州市沙河集水库管理处，常山初级中学，滁州职业技术学院，安徽 滁州 239000）

基于MS Office软件实现办公自动化的几个实例分析

许新玲，陈建，王善勤

（滁州市沙河集水库管理处，常山初级中学，滁州职业技术学院，安徽 滁州 239000）

Mi crosoft Office是经常使用的办公软件套件，以方差分析、提取信息、批量制作具有固定格式的文件、制作量本利分析模型几个办公应用为例，介绍使用W ord和Excel组件来实现这些应用的方法，使办公过程自动化，避免很多重复性劳动，从而使工作效率得到了极大的提高。

办公自动化；办公软件；方差分析；批量制作；量本利分析模型

MicrosoftOffice系列办公软件的办公功能强大，使用起来也很方便，几乎成为所有办公电脑中 必 备 的 软 件[1]， 其 中 的 Word、Excel和PowerPoint是应用最广的三大组件。在日常的办公过程中有很多工作利用这些组件都可以很高效的得以完成，本文以四个办公应用为例：方差分析、提取信息、批量制作具有固定格式的文件、制作量本利分析模型，研究如何利用Word和Excel组件来完成这些工作的方法，为实际办公带来便捷，既可节省办公时间又可省去很多人力。

一、方差分析

在工作中常常要比较不同环境条件或处理方法对结果的影响，这需要比较不同环境条件或处理方法下样本均值间的差异。方差分析是一种方法，它可检验多组样本均值间的差异是否具有统计意义，在科学试验中应用比较广泛，如医学界研究几种药物对某种疾病的疗效，工业界研究几种生产工艺对产品产量的影响，不同喂食方法对动物体重增长的效果等，通过方差分析得出的各种参数之间的比较，即可以解决这些问题。

方差分析的参数有：SS表示组间平方和以及组内平方和；df表示每个来源的自由度；MS表示平方和除以自由度得出的均方；F表示通过将因子MS除以误差MS的计算值；P-value表示确定某个因子是否显著；F crit表示显著水平α=0.05的F的临界值。如果F＜Fcrit，则无显著差异；或者如果P-value高于0.05，则无显著差异[2]。如果用数学方法去求出这些参数，无疑是比较困难的，利用Excel中的数据分析工具可以轻松解决这些问题。下面以一实例介绍利用Excel进行方差分析的方法：假设某空调公司有三个车间以不同的工艺方法生产空调，为考察不同的工艺方法对空调产量的影响，对这几个车间分别纪录了一个星期的日产量，如表1所示，问这三个车间的生产工艺方法对空调产量是否有显著差异（取α=0.05）。

表1三个车间的日产量

在Excel中按照上表将数据输入在单元格中，单击“数据”选项卡“分析”功能区域的“数据分析”按钮，打开“数据分析”对话框，在“分析工具”中选择“方差分析：单因素方差分析”选项，单击“确定”按钮，打开“方差分析：单因素方差分析”对话框，在“输入区域”中选中B2:D8，在“α”中输入0.05，在“输出区域”中选中F1，单击“确定”按钮即得到分析结果，如图1所示。

图1 方差分析结果

根据方差分析结果可知，F＞F crit，P-value也低于 0.05，因此这三个车间的生产工艺方法对空调产量存在显著差异。

二、提取信息

在日常工作中，每个单位经常通过Excel表格收集员工的信息，身份证号码一般是必填项，一般还会包含出生日期和性别，其实这两个信息就包含在身份证号码当中，只要从身份证号码中提取出出生日期和性别，在收集信息时就不需要重复填写。身份证号码开头六位为数字地址码，接着八位是数字出生日期码，还有三位数字顺序码和一位数字校验码。其中出生日期码表示公民出生的年、月、日；顺序码的奇数分配给男性，偶数分配给女性[3]。下面通过Excel中的函数功能获得身份证中的出生日期和性别信息。

比如A2单元格内是某个人的身份证号码，可以用下面的函数得到此人的出生日期：=DATE(MID(A2,7,4),MID(A2,11,2),MID(A2,13,2))。MID(A2,7,4)表示从身份证号码的第7位开始提取出4位数字即出生年份，MID(A2,11,2)表示从第11位开始提取出2位数字即出生月份，MID(A2,13,2)表示从第13位开始提取出2位数字即出生日。DATE函数的功能是返回在Excel日期时间代码中代表日期的数字，即表示年月日，如果得到的是一个数字，只需将该单元格的格式设置为“日期”即可。要得到此人的性别需使用下面的函数：=IF(MOD(MID(A2,17,1),2)=0,“女”,“男”)。MID(A2,17,1)表示从身份证中提取出第17位数字。MOD函数的功能是返回两数相除的余数，MOD(MID(A2,17,1),2)表示身份证中的第17位数字和2的余数。IF(MOD(MID(A2,17,1),2)=0,“女”,“男”)表示判断该余数，余数为0则表示其为偶数值即为“女”，否则值即为“男”。获取好一个员工的数据后，其他员工的信息只需向下拖动其填充柄即可自动填充。

三、批量制作具有固定格式的文件

在日常工作中，经常会遇到需批量制作各类具有固定格式、大部分内容完全一样的文件的情况，如工作证、工资条、准考证、通知书、成绩单等。每个人收到这些文件，在格式上都是一样的，不同的是具体的内容，如工作证的组成部分有姓名、部门、编号、职务、照片等信息，每个人的工作证上都具有这些信息，不同的是每个人的信息内容都不一样。对于这类文件的制作，传统的方法是要么把所有相同的部分制作打印出来后再一个一个手工填写上相应的不同内容，要么把所有人的依次全部打印出来，都既费时费力又浪费资源[4]。下面以制作员工工作证为例介绍利用MS office中的Word和Excel组件来批量制作的方法，其中较难的就是导入员工照片的步骤。

（一）素材的准备

要制作员工证，除了要有各个员工的姓名、部门、编号、职务信息外，还要准备每个员工的照片。收集好员工的电子照片后，可以按职工姓名、组别顺序对其进行编号，再把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如放在D盘的“员工工作证照片”文件夹里。然后在Excel中将姓名、部门、编号、职务信息、照片等信息制作成电子表格。特别要注意照片信息在单元格中的内容为照片的存储地址，如“d:\员工工作证照片\张三.jpg”。

（二）创建工作证模版

在Word中制作员工工作证的结构，其中的内容是工作证中不会变更的部分，每个工作证里都有这些信息，如图2所示。要注意的是在表格的最后一行要多按一下回车键使得下方多一个段落标记，这样邮件合并后可以使多页数据在一页上面显示。

图2 工作证模版

图3 工作证模版

（三）添加域进行邮件合并

在工作证模版文档中，单击“邮件”选项卡里“开始邮件合并”的“目录”项，然后在“选择收件人”内选择“使用现有列表”，弹出“选取数据源”窗口，选择刚才建立的“职工信息表”，单击“打开”按钮，在对话框中选择“sheet1$”，单击“确定”按钮返回主文档。将光标定位到“姓名”后一单元格，单击“插入合并域”中的“姓名”，以相同的方法，将“部门”、“编号”、“职务”域分别插入到主文档中相应的位置。将光标定位于右边大的单元格内，要在此显示职工的照片。单击“插入”选项卡里的“文档部件”中的“域”，在打开的对话框中选择“IncludePicture”，在右边“域属性”里填上字段名“照片”后单击“确定”按钮。按组合键“Alt+F9”，此时单元格内会出现代码，选中代码中的“照片”，单击“插入合并域”中的“照片”。最后单击“完成并合并”中的“编辑单个文档”选项，将根据职工信息表中的记录数来批量制作工作证并重新生成Word文档，至此，工作证制作完毕，直接打印就行了，如图3所示。如新生成的文档中没有显示图片或图片显示错误，则可以按组合键“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新即可。

四、制作量本利分析模型

量本利分析模型是一种根据产品的销售单价、销售数量、生产成本等多种因素计算利润的工具，主要用于研究各因素之间的变动关系从而快速计算出不同情况下的利润。使用该模型，厂商可以迅速找到增加利润的方法。量本利的基本方程式表达为：预计利润=销售数量*(销售单价-单位变动成本)-固定成本；保本销售量=盈亏临界点的业务量=固定成本/(销售单价-单位变动成本)[5]。

下面以一情形为例介绍在Excel中，运用函数、公式、控件等知识来制作“量本利分析模型”的方法：某公司计划每月生产并销售一种产品1000件，如果销售单价为30元/件，单位变动成本为l0元/件，固定成本为8000元，要求测算各因素变动对利润的影响。

（一）制作量本利分析模型结构并为各因素设置滚动条控件

在工作表中设计表头并输入原始数据，根据上面的公式计算得出利润为12000，如图4所示。

图4 模型结构

“销售单价”滚动条控件设置方法为：在“开发工具”选项卡内的“控件”功能区，单击“插入”中的“滚动条（窗体控件）”按钮，将光标移到E3单元，按住鼠标左键拖动到合适的位置后松开鼠标，在E3上出现一个矩形的滚动条。右击该滚动条，在出现的菜单中选择“设置控件格式”，在弹出的对话框中的“控制”选项卡中设置各个选项框中的值，如将“当前值”设为50、“最小值”为0、“最大值”设为100、“步长”为 1、“页步长”为 10、“单元格链接”为$E$3。其余因素的滚动条按相同的方法设置即可。

（二）建立变动后数值与变动百分比、滚动条按钮与变动百分比、模型分析结果与各因素的链接

将D3单元格数据格式设置为百分比，同时输入公式“=E3/l00-50%”；在C3单元格输入公式“=B3*(1+D3)”。其他各因素也按上述方法设置。再在B9中输入公式“=(C3-C4)*C5-C6”，在D9中输入“=B9-B7”，在F9中输入“=D9/B7”，在H9中输入“=C6/(C3-C4)”，这样整个量本利分析模型就构建好了。

（三）利用模型进行实例分析

1、单因素变动分析

假设该公司采用广告方式宣传自己的产品而使销售数量增加8%，需要测算对利润的影响。在上述量本利分析模型中，连续单击“销售数量”滚动条按钮直至变动百分比显示为8%时，会看到利润增加了1600元。这就表示1600元是公司广告支出的上限，如果为产品做广告的费用超过了1600元，就可能得不偿失。同样，如果销售单价、单位变动成本或固定成本发生变动，也可按上述方法计算出对利润的影响。

2、多因素变动分析

假如该公司酌量要给员工提高工资，而此举会使单位变动成本增加8%，固定成本增加4%，从而会使利润降低。该公司为了抵消利润下降，决定施行提价措施，提高销售单价6%，而提高销售单价将会使销售数量减少4%，这就需要判断这种提价措施是否能抵消利润的下降。

在量本利分析模型中，单击相应的滚动条按钮，使“单位变动成本”的的变动百分比显示为8%，“固定成本”的变动百分比显示为4%，可以看到分析结果中预计利润为10880元，利润减少了1120元，减少比率为9.33%。再使“销售单价”的变动百分比显示为6%，“销售数量”的变动百分比显示为-4%。这时，可以看到分析结果中预计利润变为11840元，利润还是减少了160元，减少的比率为l.33%。这表明公司采用的这种提价措施并没有彻底解除增加工资给利润带来的影响，该公司就需要考虑采取其他的措施。

[1]王秀萍．浅谈用VBA实现办公自动化 [J]．科技资讯，2006,7(26):7-8.

[2]郭萍．单因素方差分析在数理统计中的应用[J]．长春大学学报，2014,24(10):1370-1373.

[3]任福栋．基于身份证号码的考生报考信息校验研究[J]．齐齐哈尔大学学报，2014,30(01):27-30.

[4]陈立新,赵洪帅．邮件合并在教学中的应用[J]．中央民族大学学报(自然科学版)，2006,15(3):279-281.

[5]张瑞君.计算机财务管理[M]．北京:中国人民大学出版社,2002.

TP317.1

A

1671－5993（2017）03－0052－04

2017-05-15

安徽高校自然科学研究重点项目《基于移动互联网技术的实训互动平台研究》(KJ2016A543)；滁州职业技术学院教学研究项目《后示范时期高职院校专业建设的探索与实践-以滁州职业技术学院软件技术专业群建设为例》（zlgc2015057）。

许新玲(1982-)，女，安徽庐江人，本科，助理工程师，研究方向为计算机应用技术与人事管理；陈建(1982-)，男，安徽滁州人，本科，中学二级，研究方向为中学信息技术教育与中学数学教育教学；王善勤(1979-)，男，安徽灵璧人，硕士，讲师，研究方向为数据挖掘、计算机应用技术及高职教育教学。