论信息化数据化背景下的档案管理工作

陈冬花

摘要：本文主要对档案管理工作应用信息化、数据化所具有的优势进行简单分析，并针对提高档案管理工作水平和效率提出了相关建议及改革措施，以期为相关的档案管理人员提供借鉴意义。

关键词：档案管理；信息化；数据化

科技水平的进步使信息化和数据化被广泛应用于各个行业。而档案管理工作在信息化及數据化的背景下，使电子档案在现实中得以实现，并以其具有的优势将逐渐代替传统档案成为发展主流。如何更好的利用信息化、数字化提高档案管理工作质量和效率，成为了众多档案管理人员值得思考的问题。

一、档案管理工作在信息化、数学化背景下所具有的优势

（一）使档案管理信息保存的周期得以延长

传统的档案管理需要将所有的档案信息都以纸质的形式进行体现并保存，但因纸质档案很容易受到环境、温度、湿度及天气等多种因素影响，导致纸质的档案易出现受潮发霉，使档案信息遭到破坏，对查询信息带来一定困难，使保管周期大大缩短，直接影响了档案管理质量。目前利用信息化、数字化技术对档案进行管理，可以对档案信息实现系统化、集成化、大规模的管理，有效提高了信息查询效率，且受外界环境影响小，不仅能节约存储空间，且能延长保管周期。

（二）使档案信息查询、提取工作更加便捷

传统的档案信息是以纸质作为媒介，信息量大，在查询时只能按照时间等相关检索信息在大量纸质档案中进行逐本翻找，并且由于传统档案保管难度大，保管周期短，使很多久远的信息很难进行查询提取，为信息查询、提取工作带来极大难度。而信息化、数据化促使了档案管理都被完整、系统的保存在档案管理信息系统当中，在查询所需信息时，只需要搜索关键词就可以获取系统中所有相关联的信息内容，能避免因时间久远而出现查询困难的情况，使档案管理、查询等相关工作更具便利性[1]。

（三）有利于档案信息价值得到提高

由于传统档案采用纸质媒介进行保管，很大程度上使信息查询及索引频率受到影响。而应用信息化和数据化的档案管理可以使信息查询不受时间、条件等限制，使信息利用率得到提高，使保管的档案信息价值得到最大限度的发挥。

二、信息化、数据化背景下提高档案管理质量和效率的相关措施

（一）提高信息化档案管理工作的重视程度及过渡工作

在传统档案向信息化档案过度期间，需对原始数据安全进行保护，安排专人进行妥善监管，以此来使档案管理的安全性得到保证，而当档案管理工作实现信息化管理后就可以使档案信息安全通过网络加密技术得以实现。

（二）对传统管理过渡到信息化管理形成足够重视

将传统档案管理过渡到信息化管理过程中需要循序渐进的开展推进工作，在过渡阶段的工作中，需要将信息化技术逐步应用到档案管理系统当中，并对档案保管工作人员进行系统实施的相关培训工作。使先进的信息化、数字化技术能够逐渐被应用到档案信息管理当中，通过熟练掌握信息化、数字化管理方法，使相关工作人员能够避免在今后的管理工作中因为工作水平不高导致档案管理工作出现漏洞和弊端。

（三）建立健全科学的档案管理制度

在引进先进技术的同时，为了保证档案管理工作能够在信息化、数据化背景下顺利开展有序的工作，由于每个企业、单位都具有独特的工作流程和特点，所以需要建立与企业、单位相配套的档案管理制度。

首先应当从企事业单位的实际情况出发，将绩效考核、责权划归以及职称评定等方面与档案信息管理相结合，将整个企事业单位员工参与档案管理制度积极性充分调动起来，只有通过将员工的切身利益与企业相关联，才能够使档案管理制度成为全员参与建设的一项活动，也只有全员端正对档案管理制度信息化、数据化的工作态度，才能更好的开展制度建立工作[2]，只有建立一套合理、科学、严格并且符合本单位管理的信息化档案管理制度，才能够对信息化改革工作的顺利实施起到积极促进作用。

（四）完善档案信息化的相关基础建设

良好的基础设施决定了高层建筑的质量，因此要使档案管理工作能更好的实现信息化和数据化，就必须要做到且做好基础制度建设工作的相关准备工作，也就是实施数字化档案馆的建设工作。

具体的方式是将原始的文字信息、视频音频资料以及相关的数据资料等档案信息都转化为数字化形式并传输到企业独有的局域网中，以此作为数据基础建立数据库，保证信息能够得到完整、长久的保存，使信息查询更具便利性。通过建立数字化档案馆后，企事业单位的相关工作人员就可通过网络查询到自己所需的信息，且不会受到时间和空间的限制，为广大基层的工作人员提供了便利。在建立数字化档案馆的同时需要由相关技术人员提高档案管理系统的安全性，避免企业重要的机密信息被窃取、泄露。

三、结束语

当前，我国的各企事业单位需要储存保管的数据量在持续增多，数据处理的工作量也越来越大，传统的档案管理方式已经不再适应当前的大数据时代，致使档案信息的保存利用工作进行的越发困难。在数据化、信息化时代背景的促进下，利用信息化和数据化技术建立数字化档案管理可以很好的实现档案信息的保存和利用，不仅可以提高查询效率，还可以使保存周期得到有效延长，使企事业单位提高档案管理质量和水平的目标得以实现。

参考文献：

[1]刘金华.浅谈信息化数据化背景下的档案管理工作[J].农技服务，2015（3）：126-126.

[2]冯兴兰.浅谈大数据时代下的档案管理信息化[J].菏泽学院学报，2016，38（3）：138-139.

（作者单位：国网福建南安市供电有限公司）