加强人力资源与社会保障个人档案管理的思考

叶红

摘要：本文首先对人力资源和社会保障个人档案管理的意义进行阐述，并就档案管理现状进行分析，进一步提出加强人力资源和社会保障局个人档案管理的有效措施。

关键词：人力资源与社会保障；个人档案管理

一、人力资源和社会保障个人档案管理的意义

人力资源和社会保障个人档案管理的有效实施具有两个方面的积极意义。从宏观上来讲，人力资源和社会保障个人档案管理工作是我国治理工作、分配工作及统计本地区人员就业情况的基础性工作，是我国各个事业有效开展的保障工作。其有助于企事业单位对应聘者深入了解，提高经济社会人力资源的整体运行效率，加快社会的经济发展。

从微观上来讲，人力资源和社会保障个人档案管理工作记录了公民的教育和成长历程，记录员工的晋升和降职，学生的就业情况及学生在校的表现情况，此管理工作有助于保障公民的合法权益和生活保障，特别是对丧志劳动力及有残障的人士有了生活的基本保障，从而减轻了社会分配不均衡的问题，在一定程度上减轻了部分社会问题，加强了公民的生活物质保障，达到缓解社会矛盾的效果，促进社会向和谐、稳定的方向全面发展，真正的做到迎合科学发展观的核心—“以人为本”。

二、人力资源和社会保障局个人档案管理现状

（一）计算机技术在档案管理中没有发挥出应有的作用

随着网络技术的快速发展，计算机逐渐进入我们的生活和工作范围中及社会发展等领域，并产生巨大作用，促进社会的发展。就目前而言，企事业单位、学校图书馆、中型企业等，采用计算机技术进行财务管理、档案管理等方面，大大提高了员工办事效率。甚至个体经营者也在经营的过程中采取计算机技术应用到个人档案的管理工作中。

但在将计算机技术应用到人力资源和社会保障局个人档案管理工作中，由于对现代信息化的应用不够完善和熟练及管理系统信息相对独立，无法实现信息之间的共享，导致难以及时的核实信息，很容易出现扰乱社会秩序的情况发生。不利于社会保障工作的有效执行，并降低办公效率，造成大量工作无法及时完成，让很多的信息得不到及时的反馈，大大的阻碍人力资源和社会保障局个人档案管理水平的提高。

（二）工作人员的业务水平及业务素质亟待提升

档案管理是一项系统性能要求很高的工作，尤其是在基层工作过后，会更加体会到档案管理的工作量多而繁琐。从事档案管理工作的人员要对先进技术进行了解并熟练掌握，还要拥有专业的档案管理知识，并且自身具有很强的责任感、较高的职业素养及认真的工作态度和严谨的思维。与此同时，要加强从事档案管理工作人员的思想道德建设，让从事档案管理工作的人员意识并了解到档案管理对社会保障的重要性和必要性。从事档案管理工作的人员要熟悉计算机技术，并熟练掌握数字化、信息化的先进技术，让从事档案管理工作的人员具备较高的业务水平及业务素质。

（三）统一管理性不强

对大城市来说，人力资源与社会保障局已经实现了统一，但在基层人力资源与社会保障局之间还是分离状态，所以部门与部门之间分支相对较多，各部门之间的职责又各不相同。那么，个人档案管理工作的有效进行会面临很大的问题，由于各部门之间的职责不同，个人档案集中统一管理会面临着实质性的问题，严重的话会使部门与部门之间的严重脱节，出现各自为政的现象，部门自行管理个人档案，这样的现象定会导致档案管理的科学性及统一性降低，从而制约人力资源与社会保障局对个人档案管理的工作效率和时效性。

三、加强人力资源和社会保障局个人档案管理的有效措施

（一）加强档案信息化建设

培养从事档案管理工作人员的档案管理信息化意识，随着计算机技术渗透于各个领域，这就要求档案管理进行网络化建设，更是要求人力资源和社会保障局在档案管理时进行信息化建设。必须要注重思想的培养，在思想上提高加快档案管理信息化建设的进程，从思想上对档案信息化建设有一个初步的了解和认识，并用这种积极向上的思想和态度进行档案管理工作，让档案管理信息化建设工作紧跟时代发展的步伐。

提高档案管理现代化水平，对于加强档案信息化建设也是至关重要的。通过网络，让档案查阅者可以跨越空间的约束，对档案进行查阅，将封闭的档案服务转换为开放的档案服务，更好的方便档案的查阅，让档案管理信息化建设工作得到进一步的发展。

（二）加强对档案管理工作人员的培训

培养较强的开发意识是通过社会的实践活动及社会实践而产生的知识和方法。这就对档案工作人员提出了合理掌握发展目标的要求及预测潜在档案的需求等。与此同时还应做到“眼观六路，耳听八方”，除了对自己严格要求外，还要多听广播或网络视频等方式接受信息，培养自己的开发意识。

计算机技能的培训，可以让档案管理紧跟社会发展的脚步，可提高档案管理人员的办事效率，提高档案的利用率，更好的保存援建信息的完整，并让档案查阅者更方便的进行档案查阅，提高档案的利用率。在单位定时的对档案管理人员进行计算机技巧的培训，使其掌握基本的计算机操作技巧；运用扫描仪和数字仪等先进仪器进行档案的输入工作。

（三）进一步完善个人档案管理工作的运行机制

完善档案管理工作的规章制度。随着社会的不断发展，档案管理工作的深入，管理档案设备的不断更新和优化，档案管理的方法也需要创新。这就要求档案管理人员工作要有紧迫感，不断的学习知识提高自身的职业素养，加强法制教育。单位领导者应该与时俱进的完善档案管理工作的规章制度，从实际出发制定实施有效的管理办法和规章制度。

四、结语

人力资源和社会保障监察档案管理是与民生息息相关的重要工作，加上我国人口基数大，其档案管理工作的开展则更具难度。强化人力资源与社会保障个人档案管理措施，提升其信息技术的应用质量，优化平台建设，才能从根本上做好人力资源管理，才能为百姓提供更为优良的社会保障。

参考文献：

[1]李在江.探讨人力资源和社會保障局个人档案管理的措施[J].西部皮革，2016，02：153.

（作者单位：胶州市人力资源和社会保障局）