试运用PDCA理论建立高校固定资产内控“防火墙”

2017-10-16周青

潍坊学院学报 2017年4期

关键词：防火墙流程资产

周青

（潍坊医学院，山东潍坊 261053）

试运用PDCA理论建立高校固定资产内控“防火墙”

周青

（潍坊医学院，山东潍坊 261053）

随着高校扩大办学规模，提升办学层次，固定资产的资金投入规模日益加大。长期以来由于高校受计划经济的影响，资产管理主体缺乏效益意识和内部控制理念，资产管理工作严重滞后，效益低下，缺乏动力和活力，资产管理陷入困境。本课题拟从高校资产管理现状入手，揭示高校固定资产内部控制方面存在的问题，以PD CA理论为基础，按照资产管理的工作流程，对加强资产内部控制的风险管理提出相应的对策和建议。

资产内部控制；PD CA理论；风险内控防范体系

高校固定资产购置资金大多源于政府拨款，缺乏效益意识和内部控制理念，资产管理陷入困境。购置随意、资产性能利用不充分、管理不规范、不注重资产的跟踪管理，监督控制措施缺失、缺乏考核监督措施，资产账实不符、资产流失和损失等现象严重。资产管理的严重滞后问题亟待高校管理者加强对资产内部控制问题的研究。本论文拟以PDCA循环理论为基础，从资产管理流程出发，揭示高校固定资产内部控制方面存在的风险，对加强资产内部控制的风险管理提出相应的对策和建议。

一、研究的理论基础

PDCA理论指的是PDCA循环，最早由休哈特于1930年构想，后被美国质量管理专家戴明博士在1950年再度挖掘，运用于持续改善产品质量的过程并取得显著成效。

（一）P(plan)计划。制定方针、目标以及活动规划。

（二）D(Do)执行。根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局；再根据设计和布局进行具体运作并实现计划中的内容。

（三）C(check)检查。检查执行计划的结果，分清哪些对，哪些错，明确效果，找出问题。

（四）A(Action)纠正。对检查的结果进行总结处理，对成功的经验进行多次验证并加以肯定并予以标准化；对于失败的教训及时总结，找出原因，吸取教训。对于发现的没有解决的问题，提交给下一个PDCA循环中去解决。

以上四个阶段是一个实践的过程，实践、认识、再实践、再认识，这种形式循环往复以致无穷，而实践和认识上每一循环的内容，都比较地进到了高一级的程度。

二、P-计划阶段调研资产管理现状并分析原因，初步确定资产管理内部控制风险管理指标

本课题组成员设计了资产管理内部控制风险因素问卷，对山东省十五所高校从事资产管理和审计工作的专家进行调查，共发放问卷120份，回收问卷120份，有效问卷120份。用SPSS软件等方法进行量化处理，运用层次分析法和专家意见法相结合进行统计分析，对分析出的结果再次整理编制出第二轮调查问卷进行调查。对第二轮结果分析确定资产管理影响因素的核心部分，最终确定资产管理内部控制风险指标体系（见图1）。

三、D-执行阶段明确资产管理风险点，制定资产管理工作流程与标准

在运用资产管理内部控制风险指标体系进行评价的基础上，确定资产管理的风险分布，对每一项工作任务进行深度细化，按照资产管理制度、资产管理机构、资产内控流程和绩效评价四个方面对风险进行系统的整合与归纳梳理，资产内控流程从资产管理购置申请、资产招标、合同签订、资产验收、使用维护、报废处置等环节逐一分解。

图1 资产管理内部控制风险指标体系

（一）资产管理制度

资产管理制度是约束与指导资产管理相关部门与个体行为的指南，是提高资产管理规范化、科学化，实现资产管理安全、完整、保值、增值的有效保障。通过对高校资产管理制度的评价，发现制度设计普遍存在着不健全、不严谨、职责任务不明确、缺乏考核与责任追究等诸多问题。制度不健全主要是制度涉及面偏窄，不能覆盖资产管理的全部流程与环节，尤其是对于购置的预算控制、招标购置和资产处置报废等环节；制度不可行主要是管理制度不能适应形势政策的变迁、职责任务不明确造成制度的操作性差等问题；严谨性缺乏主要是制度中不相容岗位覆盖面不全、资产内控流程不衔接、与上级政策的遵循性不够等方面。制度制定应力求既符合上级的方针政策，又能最大程度贴合学校实际，实现资产管理的科学性和严谨性。

（二）资产管理机构

固定资产管理机构设置的健全性、独立性、机构的工作职责、岗位定位直接决定资产管理的框架结构是否合理与科学。按照高校“三重一大”精神，固定资产管理机构应设置风险评估机构，重大事项经院长办公会和党委常委会研究确定，学校资产管理委员会、资产管理部门和财务部门、资产归口管理部门、资产使用部门分别作为学校的二级、三级、四级和五级管理机构，应明确工作职责，科学设置岗位，做到不相容岗位分离，工作人员相对稳定。

（三）资产管理内控流程风险点

1.购置申请阶段主要风险点

（1）购置必要性论证风险点：是否结合学校的长短期发展目标、结合学校年度工作任务和学校现状等问题进行严格论证，是否对金额较大的设备购置、项目实施必要性进行充分的市场调研。

（2）购置经济性论证风险点：是否对购置资产主要用途、预期效益、效果和性能技术参数的合理性与匹配性、资产预期寿命、市场价格及相关售后服务等项目进行充分的调研和论证，避免资金的隐形浪费。

2.资产招标阶段主要风险点

（1）采购计划申请、审核与审批阶段风险点：应列入政府采购预算的采购项目是否列入；采购项目是否在采购计划内或超预算；采购方式是否合理；是否有采用化整为零或其它手段规避公开招标现象。

（2）采购过程风险点：是否按已审核确定的采购方式执行采购；是否将招标公告、中标公告等信息在指定媒体上依法公开；投标文件的拆封是否公开；是否对投标单位资格进行审核；整个招标过程是否公开、公正、公平。

3.质疑投诉处理风险点

质疑投诉处理是否及时、妥当和规范。

4.合同签订主要风险点

合同签订主体是否与投标单位名称完全一致；合同签订内容是否有背离实质性内容的相关条款，是否与招标文件或投标要求严格一致；合同是否有不利于学校的不公正、不合理条款。合同签订责任主体为资产管理部门。

5.资产验收阶段主要风险点

验收组成人员是否科学合理；技术专家的专业水平和参与比例是否合乎要求；验收标准是否明确；验收内容是否严格按照合同和投标文件执行。

6.使用维护阶段主要风险点

指定专人负责资产的管理与维护工作，有严格详细的资产管理制度，有明确的责任制度和奖惩制度，有定期的督查制度并公开曝光。

7.报废处置阶段主要风险点

报废处置资产现状必须经过专家组对使用寿命、使用频率、发挥的效益和效果等指标进行认真细致的核实和考察，出示书面意见书方可进行；处置程序是否科学、处置过程是否做到公开、公正、公平；最终报废收入是否及时上缴财务等。

（四）根据重要风险点构建资产管理内部控制风险防控体系

在构建资产管理内部控制风险防控体系时，应着力明确部门职责、责任人和具体工作要求，强化固定资产内部控制风险防控体系的严密性、科学性和可操作性。

1.购置申请阶段

（1）购置必要性防控措施：核心问题是有无购置的必要性，由资产管理部门进入资产管理信息系统核实原资产的使用现状及折旧程度或是否有同类资产可共享。如无共享设备，由使用部门如实对资产的使用状态和产生的社会效果效益指标（年度教学机时数、科研机时数、社会服务机时数）等进行核实与鉴定。责任主体为资产管理处。

（2）购置经济性防控措施：由资产管理部门组织专家组进行实地考察（贵重仪器或者特殊业务可以聘请校外专家进行），对资产的预期寿命、产生的预期效益和效果、资产的市场价格及相关售后服务等指标做出评价，对购置资产的主要用途、性能技术参数设计是否合理做出最终评价。

（3）购置主要审批流程：由使用部门调研提交申请，并提交详细的可行性研究报告，经资产管理部门核实相关信息后，组织由资产归口管理部门、使用人员、相关专家和财务、审计部门参加的考察小组进行市场调研，使用部门提交详细的可行性报告，对金额超过一定标准的由资产管理部门组织外聘专家单独进行技术论证。资产管理部门根据市场可行性调研报告和技术论证报告，集体研究确定并报送院长办公会和党委常委会讨论通过。

2.资产招标阶段主要风险防控体系

(1)明确采购流程：资产申请部门提交项目技术参数和相关要求，招标机构拟定招标文件，经过财务、资产、审计和学校法律部门审核后，在政府采购指定媒体发布，在规定时间内开标。邀请相关专家作为评标委员会委员，评标委员会委员要在专家库中随机抽取，并在开标前一小时内通知。评标结束向所有投标人公布中标结果，将结果公示一个工作日。

(2)招标阶段主要风险防控措施：制定招标采购工作制度及流程，明确工作职责和任务，分管工作负责人定期参加招标现场，查看工作记录或招标录像，与监督部门进行定期沟通，交流工作意见。

3.质疑投诉处理阶段主要风险防控措施

资产管理部门加强对工作人员的培训管理，明确质疑答复的工作流程；指定专人记录处理过程，形成书面文档，并定期复核检查记录情况。责任主体为资产管理部门。

4.合同签订阶段主要风险防控措施

明确合同的管理部门及相应的保管和监督合同执行工作职责，明确财务、资产和审计部门关注的内容，对合同的合规性、合法性、真实性等进行审核。

5.资产验收阶段主要风险防控措施

资产管理部门牵头组织专家组进行资产的验收，将合同、验收标准、验收程序向验收专家介绍，由专家分别发表意见，验收的专家组成成员要分布合理，要有一定比例的专业技术人员组成。

6.使用维护阶段主要风险防控措施

指定专人负责资产的管理与维护工作，有分工职责明确的资产管理制度并执行严格。

四、C-检查阶段

由资产使用部门按照既定计划，对每一阶段的风险防控目标、实施措施、资产管理流程的实施情况和效果进行自查，写出报告。由资产管理部门抽调相关技术人员和财务、审计等部门人员建立检查评价小组，根据资产管理内控风险评价指标体系，按照定性和定量指标两类标准，分别对资产使用部门的整体运营效果进行复核和评价，并将结果及时反馈给使用部门。根据复核和评价情况进一步有针对性地健全、完善和修改各项规章制度，切实保障资产的安全和完整，推动资产的合理配置，提高资产使用的效益。

五、A-控制阶段

构建内部控制、财务预算控制、信息化控制和审计控制等多方风险防控体系。

由资产管理部门召开各使用部门和相关职能部门的协调会，通报检查中出现的问题，商讨并找出问题的根源，强化预防风险的工作措施，落实职责部门工作责任制。同时从宏观角度出发，对学校资产管理的内部控制风险进行系统整合，从内部控制框架设计、流程风险点的具体控制实施、信息化控制、财务预算控制、审计监督等环节，加强对内部资产的风险防控管理，提高资金的使用效益。

（一）财务预算控制

加强对预算编制和执行的科学管理，编制预算时，预算内容要尽量全面、涵盖年度的所有重点项目；预算数据要尽量准确，提供预算的编制依据，加强预算数据的审核和论证。执行预算时，要严格坚持“先有预算，后有支出；没有预算，不能支出”的原则。

（二）信息化控制

完善嵌入内控与牵制功能的固定资产管理信息系统控制，在资产种类繁多且专职管理人员不足情况下，加大对资产管理信息系统功能的挖掘与完善，提高管理信息系统的应用水平。一是要科学设计内部控制的流程与风险环节，通过计算机程序设置信息的审核与复核，加强工作流程的稽核与牵制，并设计自动报警提示功能，最大程度消除内部人为控制的影响。二是要加强对电子信息系统本身的控制，如程序、网络安全以及使用人的权限、密码等的控制，防止计算机病毒的破坏和网络黑客的攻击。三是要实现信息共享。各部门之间如果信息沟通不畅，容易形成“信息孤岛”，必然导致资产购置重复浪费、工作效率低下。