浅析电子档案在档案管理中的应用和安全维护

齐侠

随着信息化时代的飞速发展和信息技术在档案工作中的发展和运用，电子档案的应用已成为档案管理的重要组成部分。电子档案改变了沿袭多年的以书面表格逐级上报的形式；管理模式由原来手工作形式向现代档案的信息管理模式的转变。本文通过分析电子档案的特点和优势，对应用过程中安全管理存在的隐患和措施进行谈论，以期推进档案现代化管理水平。

一、电子档案的特点和优势

1、电子档案生动形象的再现了生产社会实践。比如卫生计生系统的电子档案和纸质档案一样，同样具有原始记录性、有效性、阶段性、完整性特点。优势是电子档案比纸质档案更生动形象的再想了生产社会的实践过程，更有利于档案信息资源的整合和传递，因为卫生计生档案是在某个特殊时段记录的数据，能为国家和各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及卫生计生动态提供真实生动的原始资料，利用价值较高。

2、电子档案有利于工作效率的提高。档案工作从传统的手工操作、查询、保管到目前计算机输入、查询、传输、下载、智能监控保管等，把档案管理人员从繁琐枯燥的操作中解放出来，减少了人为的损坏，延长了档案使用寿命。不仅为档案归档提供了自动化和系统化的管理手段，而且还简化了流程，有利于正确无误的做出各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，免除了档案管理人员立卷归档和检索查询等困难，缩短了查阅时间，减轻了劳动强度，提高了工作效率。

3、电子档案有利于文件的补漏增缺。传统的纸质档案在文书立卷归档以后，如遇到资料收集不齐或漏交文件归档时，需要重新拆卷来补漏增缺。在拆卷过程中有可能损坏到部分原始档案。而电子档案实行微机化管理，直接用电脑软件，即刻就可以补漏增缺，既省时又省力，还节省存储空间，文档也不易积存丢失，管理起来更加灵活广泛，大大提高了档案管理人员工作效率。

4、电子档案便于异地备份规避灾害隐患

四川汶川地震自然灾害发生后，造成的档案损失引起了国家各部门的重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求“无论是档案室还是档案馆，所有归档保存的电子文档应至少有一套异地备份”。电子档案异地备份，是适應新形势发展而强调的新要求，同时基于其便于存储和传递的特点，是纸质档案难以做到的，纸质档案一旦遇到自然灾害洪水或大火，损坏后就很难再恢复，因此把部分纸质档案做成电子档，是刻不容缓的重要工作。

5、电子档案的应用有利于提高档案管理质量。比如我们卫计系统，由省市统一开发应用的《江苏省已婚育龄妇女综合信息平台》可方便、快捷的查询到育龄妇女的信息。这样做至少有以下优点：统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间；数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；不用手工统计计算，大大地减轻了档案工作人员的劳动强度，可以把精力用在档案编研和二次信息开发应用上，有利于提高档案管理工作质量和利用效率。

二、电子档案在管理应用和安全维护方面存在的隐患。

1、网络风险性的存在。随着科技的飞速发现，电子档案可以通过网络进行远距离调用，可能存在信息被修改、被盗用等风险。还可能因为微机存储系统方式多样，在各种方式转换过程中容易造成档案信息的缺失，如更新不及时，也可能造成档案信息的丢失。

2、档案管理人员意识淡薄。个别单位和工作人员对电子档案的认识停留在较低层次，安全保密意识淡薄，认为只要按照档案管理规定进行管理就行，放松了对电子档案安全隐患的警惕，没有意识到档案信息网络安全的重要性与紧迫性，造成档案信息的泄密，造成不可严重的不良反应。目前我县卫计系统档案管理人员年龄偏大，知识结构单一，多是兼职，只求过得去，不求过的硬，缺少动力和活力，没有创性精神、进取精神，不能满足于当前档案信息化建设的需要。

3、管理设施落后，管理软件不匹配。很多单位只注重引进技术，忽略了对技术所运行的网络环境进行分析，没有对设备隐患进行安全防护改造。对电子信息与网络安全保护能力较弱，保密技术防范设施落后，比如杀毒软件和防火墙等方面存在漏洞，致使电脑感染病毒和黑客的入侵，造成信息泄露、丢失或者电脑硬件的损坏。比如卫生计生档案中人事管理档案、医疗统计数据等文件，由于其软件的专用性而无法与档案软件兼容，导致归档的电子软件在脱离其软件支持环境后不能在本部门计算机上打开查阅，从而影响了档案的使用和利用。

4、档案管理制度不健全。我们国家虽然颁布了一些涉及信息安全的标准和规定，但是这些标准和规定部分还处于探索阶段，其中直接与档案工作者信息安全素质要求相关的内容很少，几乎没有，从源头上无法改变我国档案工作者信息安全素质的现状。

三、对电子档案在管理应用和安全维护工作的几点措施。

1、加强网络技术的安全监管。积极利用防火墙等网络前端技术，屏蔽内网与外网的连接，阻止非法信息的入侵，最大限度的保护档案信息不被非法更改、破坏和拷贝；采用人侵检测等主动信息安全防护技术，对防火墙技术进行有效修补；采用实时检测可疑的连接，监控非法访问，检测外部入侵行为的同时还能检测内部非法活动。

2、增强档案管理人员的信息安全素质。

信息安全素质是档案管理人员的必备素质，是提高档案管理水平，确保档案管理安全的重要素质之一。档案管理人员必须掌握计算机、英语、和网络知识等，只有掌握了这些基本的知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。首先，应加强档案管理者对工作的敏锐感，责任感，深化安全意识，转变管理观念，确保安全管理制度落实到位。其次，应加强档案管理人员的信息安全管理技能的培养，提高管理人员掌握信息技术的能力，以便有效的应对各种影响信息安全的隐患。最后，要加强档案人员的培训，使其了解掌握电子文件的相关知识，提高运用和处理现代化信息的能力，能担负起对电子文档监督管理作用。

3、做好硬件设施上的准备。最底层是“硬件集成平台，他是实现集成管理的基础性平台。”首先应及时添置计算机交换器，路由器，存储器和服务器等，同时还需要配置相应的网络安全设备，及时做好软件及硬件的更新换代。定期进行维护和调试网络，确保电子档案管理软件，正常运转，充分发挥效能，确保软件系统安全运行。其次，加大防杀毒技术的应用，在主机上采用防病毒芯片及设置网络目录和文件访问权限等各种手段，改变被动防御的不利局面，以主动防御为主。最后，应建立网络监控平台，对所有机器进行定时查毒功能，对客户进行扫描，检查病毒情况，使用网络管理平台在线报警功能，使档案管理人员，能及时应对病毒入侵。

4、完善档案信息管理制度。为有效应对电子档案信息的安全问题，除在技术上采取防范措施以外，应建立科学合理的管理制度。通过对电子档案信息的全程管理，确保各个环节安全。首先，明确划定电子档案文件制作责任人，问题道人，责任到人，做到及时积累电子档案文件，避免因管理松散而导致的信息被改动。其次，建立科学的归档制度，严格予以执行，并完善电子档案文件的管理制度，避免在转换过程中出现信息丢失或者失真现象。最后，还应强化电子档案的使用管理，严格按照档案信息管理制度进行档案的调阅和复印，避免在使用过程中发生泄密或者信息受损等情况。

（作者单位：江苏省丰县卫生和计划生育委员会）