新形势下高校档案工作的几点思考

张艳凤

一、时代的发展对高校档案管理提出了新的要求

在数字化、信息化时代背景下，高校档案工作的内涵也在不断发生着变化。时代的发展对高校档案工作提出了新的要求：

多种载体档案并存对传统档案管理标准和机制提出了新要求。在以现代科技发展为主导的信息时代，高校办公自动化、教育教学现代化，使档案的种类和数量大量增加，档案的载体形式和记录方式也发生了深刻的变化。这是因为高校教育活动不再限于传统的纸张形态，胶片、光盘、移动硬盘等缩微型、声像型、机读型等新型载体已经走进教学活动和管理工作。由于这些新型载体的形成规律、保管方法和传输方式与纸质档案截然不同，因此也必然对传统的档案标准、保管方法带来强烈冲击，这就提出了传统的管理体制必须创新的课题。

新型信息化教育模式对档案资源的需求提出了新要求。目前许多高校为培养适应信息时代发展需要的科技创新型人才，纷纷建立了新型教育体系。这种新型信息化教育模式对各类档案信息的需求更加多样化。它要求档案信息更加系统丰富、利用更加便捷，不受时间和空间的限制，随时随地可以利用档案信息为工作准确服务。随着新的信息技术的普及运用，高校的教育、科研、管理越来越离不开档案信息，而且到档案部门利用档案原件的方式在信息化时代必然要发生变化。推进档案数字化、网络化进程越来越迫切。由此可见，如何合理配置和科学管理学校档案信息资源，如何高效率、高质量地提高档案资源的利用率，已成为信息时代高校档案工作面对的一个难题。

信息化时代对档案工作者的知识结构和业务水平提出了新的要求。学校档案工作的质量，很大程度上取决于档案工作者多元化的知识结构和适应时代需求的业务水平。随着计算机、打印机、复印机、刻录仪、照相机、扫描仪等多种先进的电子设备在档案管理各个环节被广泛应用后，档案工作已经成为网络化、数字化管理的一项技术性很强的工作。新的时代，对档案工作者提出了更高的要求：除了掌握档案基础理论和管理知识外，还应加强对计算机技术、信息技术、网络技术等现代技术知识、能力的学习和培养。但是，一个不容忽视的现状是：学校档案部门长期处于半封闭状态，那种僵硬的操作惯性仍然存在。面对知识经济、信息文明的高速发展，许多领导者对学校档案工作重视不够，特别是相当一部分档案工作者对信息文明、知识经济知之不多，漠不关心，感受不到它带给档案工作的巨大挑战，认识不到档案事业迎来了良好的发展机遇。因此，作为高校档案工作者必须清醒地认识到时代的发展给档案工作带来的冲击和挑战，时代赋予档案工作者必须树立全新的档案管理意识。

二、适应时代发展，逐步实现档案管理网络化、数字化和智能化

信息时代背景下，高校档案管理必须适应时代的发展，即必须逐步实现档案信息管理网络化、数字化和智能化。当前社会，网络通过其高速的信息传递，能够大大减少决策的失误。同时，也打破了之前建立在传统沟通体系上的传统的管理模式。具体来说，档案信息化应该是一个智能化、数字化以及网络化有机结合在一起的新型教育、学习及研究的校园档案综合性信息平台。而网络化则是指把学校的信息管理和行政管理、与教学服务以及研究开发等各种门类的系统通过校园网加以连接，进而能够使这些系统之间实现信息交换和信息服务。同时通过借助互联网，使整个校园的教育资源、教学资源、管理资源等与社会信息资源深度融合，实现共享，从而形成超越时空界限，集管理服务、信息中枢、教学科研于一体的校园信息平台。数字化则是指将图片、文本以及音像等不同记录载体的信息，运用计算机、扫描仪、视频卡、声卡等设备，将其数字化处理，便于存储和开发利用。智能化是把包括人工智能、超媒体、多媒体、知识库等等在内的各种信息技术，应用于信息识别、获取、传递、存储及分析利用等各个环节，提高信息的交换和共享。高校综合档案信息实现网络化、数字化和智能化，在信息时代背景下是一件功在当今利在后世的大工程。它可以使高校与社会、校内部门之间及时、便捷地交流利用信息，拓宽信息传递通道，既保存了档案的原始面貌，又促进了档案信息的开发利用。

三、提高综合能力，建设一支高素质的现代化档案干部队伍

档案管理工作争得一流，提高管理人员的综合素质和业务能力是关键。强化档案意识，提高职业素养。随着信息时代的发展，高校档案产生的门类和载体越来越具有时代特征，涉及面也越来越广泛。这就要求新时期的档案工作者既要有宽厚的知识背景，又要具备对信息敏锐的感受力、判断力和洞察力。只有掌握扎实的基本知识，并不断拓宽自己的知识领域，用档案的专业眼光感受信息时代的日新月异，才能使档案信息收集范围更广、渠道更多，门类更丰富。

在知识信息迅速增长的时代，档案管理人员只具备归档和查档的基本知识是远远不够的，还要敢于迎接信息时代对档案工作者的知识结构和业务能力的全新挑战。档案工作者要提高三大能力：

一是综合协调能力。高校档案是学校在各项活动中形成的重要信息，它产生于各个部门。因此，档案工作不是独立存在的，档案信息收集是否齐全完整，归档范围确定是否符合各部门工作实际，档案信息利用是否达到最优化等等。这些都需要档案人员与其他部门沟通协调，获得多方理解和协作，确保归档质量和移交时限。另外，档案人员也要主动获取领导和技术部门对档案管理所需设备、技术及人员的重视和支持。通过档案人员积极主动的沟通协调，扩大档案工作的影响，提高全校档案意识，为档案工作创新发展搭建一个良好的平台。在当前学校启用协同办公系统的现代化数字校园大环境下，档案部门主动开放线上查档功能，使档案管理模式与数字化校园系统主动对接，进一步提高办公效率，推进档案信息化建设，实现档案资源共享。

二是文字驾驭能力。档案人员日常工作大部分是与文字材料打交道，这就要求他们具有深厚的文字功底和较高的理论政策水平。只有具备一定的理论素养，才能深刻把握文件政策，准确领悟领导意图，用敏锐的目光捕捉到科学的档案信息，以精确简练的文字撰写对于领导决策有参考价值的材料。才能对收集上来的文件材料进行甄别取舍研究开发，编写具有史料价值的档案编研成果，如大事记、历史沿革、校史研究、史志鉴等。变静态的档案资料为动态的档案信息，主动广泛地为学校和社会发展提供利用，深度挖掘档案的重要价值。

三是现代管理能力。现代信息技术已广泛应用于档案工作中，无论是整理编目还是统计、检索、开发利用，要实现数字化办公，人们一刻也离不开计算机和网络技术。计算机和网络技术已经成为档案信息现代化管理的必用手段。因此，学校档案管理人员不能再局限于以往的檔案管理方式，只是忙于收集、整理纸介质档案资料，数字化办公背景下产生的大量电子文件、音视频文件也不能忽视，还要根据工作实际有选择的将查询利用率高的纸质材料予以数字化。数字化档案信息通过加密授权后，在校园网传播利用，使各部门实现对档案信息的实时共享，档案信息服务化功能更好的发挥作用。同时也保护了纸质档案，防止因多次翻阅造成丢失和毁损。

（作者单位：唐山学院）endprint