浅析高校档案管理信息化建设

袁翀

摘要：阐述了高校档案信息化建设的必要性，分析了高校档案信息化管理的内容，探讨了现代高校档案信息化管理的一些措施。

关键词：高校；档案管理；信息化建设

中国分类号：G271

在信息化高度发展的今天，档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成为当今社会发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，这是信息化时代的必然要求。因此。我们既要认识到高校档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真的的面对她的复杂性、系统性。高校应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。

一、推进高校档案管理信息化建设的必要性

1、从时代发展的背景来看，高校档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势

高校档案是在高校在创建和发展过程中，累积形成的学校各种工作活动中形成的，文字、图表、声像等各种历史的原始记录，是呈现学校发展历程的第一手资料。完整的学校档案，不但承载着这所高校的发展历史，同时也在学校未来的发展方向，教学活动的开展，教学质量的评估中发挥着重要的职能。随着互联网的不断普及、智能设备的普遍应用，标志着人类已经进入了信息化时代，而伴随人类活动形成的各行各业都在努力的开展着信息化建设。加强高校档案信息化管理，全面的实现档案信息的数字化，推进档案服务工作的网络化这将是高校档案工作的必然趋势和及走向。

2、从高校档案管理的特点来看，高校档案信息化是必然要求

高校档案管理具有社会性、综合性、系统性、通用性及竞争性等方面特点。高校首先是培养人才、出科研成果的地方，历史使命决定高校与社会的广泛联系。高校在从事教学科研、建设发展等一系列的活动中产生的原始资料，门类和数量呈几何级增长。其中包括了纸质载体档案、实物档案、电子档案、以及声像档案等各类型的档案原始资料，这些资料以传统模式为主。在馆藏时，首先要考虑优化馆藏、馆藏数量和质量的兼顾统一。通过利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩技术等技术将不同载体不同来源的原始档案资料数字化处理，用户利用计算机技术进行检索，其速度和准确性会大大提高。

3、高校档案管理信息化有利于实现档案资料的深度开发利用

传统高校档案形成部门庞杂，形成档案载体种类众多、数量庞大，是一种特殊的档案管理系统。档案管理的目的在于利用，推进高校档案管理的信息化建设为师生提供方便快捷的服务，是高校档案管理信息化的工作重点。高等学校的档案管理工作，要最大限度的开发利用档案信息资源，充分挖掘利用档案的潜在价值，使其创造性的为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作提供时效、便捷的服务。改革高校档案管理，加快档案数字化建设进程，形成多元档案管理模式，提高档案原始资料的整理，推进高校档案借阅利用是现代高校档案管理的必然要求。

二、高校档案管理信息化建设的基本内容

1、基础设施和应用系统建设

基础设施和应用系统建设，是高校档案管理信息化建设的基石，关系到档案信息化建设的整体水平。基础设施和应用系统建设，通俗的讲可以分为硬件平台建设和软件系统的建设。硬件平台主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。信息化建设的基础在网络，而关键在软件，对于软件设施建设来说，现在流通的用于档案管理的计算机软件系统比较多，主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。

2、档案信息化资源建设

高校档案信息资源是一个“多维、多因素、动态复杂系统”。在建设时，要考虑到信息资源的整体性和系统性，妥善进行高校档案信息资源建设全局规划，避免造成档案信息资源收集、整理不全。将档案资料进行普遍、全面的信息化处理将现有的数据通过归纳、整理、分类以及扫描等形式，将各种档案足疗以信息记录方式存储到光盘以及磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案资料向信息化转化的过程，

3、规范化标准的制定

档案管理信息化标准是进行高校档案信息化建设的重要基础和必要条件。高校档案内容庞杂案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。因此，在进行高校档案管理信息化建设时，要严格推行和遵守各种标准，以保障档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循。

4、安全保密体系建设

《高等学校业务档案工作规范》中对档案的开放利用规定為：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其它单位或个人需要利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅。”可见，高校档案的利用绝非完全的开放，所以构建高校档案信息资源共享的安全体系管理工作的重中之重。在高校信息网络化不断深入发展中，为了保证档案信息的安全利用，必须建立完善的信息系统，发挥积极的监督作用，增强安全意识，防止失密、泄密事件的发生。

三、关于加强高校档案信息化建设的几点思考

1、加强高校档案管理专业队伍建设

高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。一方面应对应有的在职人员进行对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论的再培训，以提高其工作能力；另一方面积极引入现代化人才，确保高校档案管理工作水平的提高。

2、建立高校档案管理信息化系统

要实现高校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。

3、建立高校数字档案馆

建设完善高校档案信息化管理，最终意义在于建立高校数字档案馆。传统的档案馆更多的档案资料的是整理和储存，而档案的目的在于服务和利用，在全面推进“数字化校园”建设的今天，网络的使用在高校已经成为一种常态，通过网络，师生用户可以不受时间地域限制随时访问数字档案馆来获取所需的信息资料，而最大限度的利用这些信息，可见，数字档案馆是高校档案信息化管理的最终目标。

参考文献：

（1）李海军.档案管理信息化之理念探讨——以高校档案管理信息化建设为背景[J] .北京档案，2007，2.

（2）黄金莲.关于提高新建本科院校评估档案质量的思考[J].档案，2006，（4）：

（3）彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究[J].教育与职业，2008，（5）：endprint