高校OA数据与档案信息系统接口研究

刘永祥 周 荣 苏 琴

（昆明理工大学昆明650093）

高校OA数据与档案信息系统接口研究

刘永祥 周 荣 苏 琴

（昆明理工大学昆明650093）

OA管理信息系统与档案管理系统是高校信息化建设中不可或缺的两个重要组成部分，但现实是网络办公形成的数据无处安全存放，因此对OA系统与档案系统接口的研究显得尤为紧迫。通过网络技术、数据库技术，改变OA数据及电子文件存储方式，能够为解决高校OA数据向档案管理系统归档中存在的问题提供适应性对策。

OA数据档案信息系统接口

一、高校OA数据与档案信息现状

随着我国高等教育的不断发展，办学规模不断扩大，高校信息化建设成为其发展的必然趋势，其中的OA管理模块不可或缺，各个管理部门在OA上形成了大量的数据信息，这些数据信息包括文件正文、附件、文件批示、数据记录等各类信息。同时这些OA管理系统都自带简单的档案归档模块，该模块远远不能满足目前档案信息管理的需要，这种现状造成了高校信息化建设的瓶颈，一方面是通过网络办公形成的数据无处安全存放，另一方面是档案管理部门还在通过手工著录方式进行档案归档以及通过申请专项资金进行档案数字化，造成了大量人力、物力、财力的浪费[1]211。在国家档案局要求“存量数字化、增量电子化”的大背景下，OA数据与档案信息在存储介质、存储方式、管理方式、利用方式上都发生了很大改变，因此如何在信息技术高速发展的环境中将OA数据进行归档需引起档案界的重视。

二、对OA数据基本结构分析以及档案系统基本数据表结构分析

1.OA数据基本结构分析。目前不管是OA系统还是档案管理系统，所采用的数据库管理系统均是主流的关系型数据库，本文中所提到的数据库均采用关系型数据库作为研究对象。不同的OA系统采用不同的数据库类型，数据库中涉及各种不同类型的数据表，但在这些表中存在两个基本数据表——OA系统目录数据表（OAMainRecord）以及OA系统电子文件列表（OAEFile），表名可能不同，其中OAMainRecord表中的部分基本字段（ID、title、fileNo、receiveid），OAEFile表中的部分基本字段（ID、PID、Title），这些表中的基本字段等是必须存在的，尽管这些字段的名称可能不相同。这就为OA数据向档案系统的推送提供了必要的数据基础，OAMainRecord表与OAEFile表之间为主从关系，OAMainRecord表中的ID字段与OAEFile表的PID字段形成一对多的对应关系。

2.档案系统中基本数据结构表分析。档案数据库中涉及多种数据表，但在这些表中存在两个基本数据表——基本目录表（MainRecord）以及电子文件列表（EFile），不同的系统中所采用的表名可能不同，其中MainRecord表中的部分基本字段（ID、PIA、title、fileNo、receiveid），EFile表中的部分基本字段（ID、PID、Title），这些表中的基本字段等是必须存在的，尽管这些字段的名称可能不相同。MainRecord表中的ID字段与File表的PID字段形成一对多的对应关系。

三、接口实现的方法——“中间库”

利用标准接口实现“无缝链接”。本文中提出的“无缝链接”，是指通过系统设计和数据交换标准衔接，将OA系统生成的需要归档的电子文件按照一定标准导入到档案管理系统数据库中，实现数据资源共享。利用接口程序完成系统的互连，实现“无缝链接”主要分为两个方面。

目录信息的转换：运用接口程序提取OA数据库中的源数据，建立与档案系统数据库字段的对应关系，完成后转入档案系统相对应的表中。

电子文件的挂接：建立专门的FTP服务器，用于存放档案管理系统的全文数据。OA数据库中目录和对应电子全文之间存在一定的关联，在接口程序运行过程中，同时将与之关联的电子全文上传到预先配置好的FTP文件服务器存放路径中，通过文件路径实现电子目录和电子全文的一一对应。

1.接口设计的安全性。任何系统接口的开发都必须将系统的安全性放在首位[2]31-32，本系统中涉及的接口安全性包括两个方面：OA数据推送安全性以及中间库中数据提取的安全。

（1）OA数据推送权限：将OA系统中的数据及电子文件归档时，应明确归档权限，并设置归档标识，只有发文部门的人员有权限对该文件进行归档，已经归档的文件不得重复归档。

（2）中间库中数据提取权限：归档部门人员只能提取该部门推送到中间库中的数据及电子文件，提取方式既可以选择性提取，也可以批量提取，一旦数据提取失败，该批次的数据回滚，恢复到提取前的状态。

2.归档数据的完整性。目录数据完整性：为了保证OA系统推送到中间库中的数据全部归档到档案系统中，需要对目录数据信息进行详细说明，第一点：基本目录数据表TempRecord中应包括Id、文件标题、文号、发文单位、部门名称、归档人、文件推送时间等字段内容，第二点：电子文件目录数据表Tempfile包括Id、Pid、电子文件名称、文件大小、文件格式、电子文件归档用户账号等字段，其中电子文件名称与实际电子文件名一一对应，基本目录数据表TempRecord中的id字段与电子文件目录数据表Tempfile中的pid与形成一对多的对应关系。

电子文件完整性:需要归档的电子文件包括正文、附件以及背景文件材料。

附属文件材料完整性：主要包括批示文字、批示时间、数字签名等形成的报表文件或者网页文件。

3.归档数据的生态性。实现电子文件生态管理[3]97-102：存放在中间库中的数据目录和电子文件通过技术手段采用“移动”的方式将其移入正式归档档案数据库及文件服务器上，以保障中间库不存在数据冗余及中间库中电子文件无限量增加。

4.接口设计。该接口主要是由中间库及FTP文件服务器组成，本研究中采用SQLServer2008数据库管理系统作为中间库，建立OATemp数据库，数据库内设立TempRecord及Tempfile数据表。TempRecord与Tempfile数据表建立主从关系，TempRecord用来存储来自OA系统中文件的基本信息，包括文件标题、发文单位、文号、文件形成时间、归档部门等相关信息，Tempfile用于存放电子文件题名列表。

搭建文件服务器：从OA系统中传输到中间服务器中的电子文件采用FTP协议，本研究中采用Filezilla Server搭建文件服务器。

5.利用接口进行归档的流程。OA用户文件推送流程如下：首先用户登录OA系统，选中已办理完毕的OA文件，点击OA系统中的归档按钮，OA系统相应的目录数据及电子文件全部推送到中间库中。

归档用户文件提取流程：登录归档系统，首先选中档案分类信息，选择中间库中需要归入该分类下的目录信息，点击归档按钮，中间库中的目录、电子文件目录以及电子文件进入档案系统的正式数据库及文件服务器中。图1为OA数据归档流程概要图，图2为OA数据归档详细流程图。在图2中出现了“背景文件”，这里的背景文件主要是指在OA系统的文件流转过程中形成的批示性文字，以及签名等图片文件而形成的htm l文件或者XML文件。

图1..OA数据归档流程概要图

图2..OA数据归档详细流程图

6.接口算法研究。整个接口研究中，最复杂的部分是OA数据的推送以及OA数据归档算法的实现。

（1）OA数据及电子文件推送模块算法分析

Function PushData（）

Begin

I:=0 to DataSet.Selectrows.RecordCount-1

PushMainData[i]；//推送选择的当前目录数据

J：=0 To FileListRecord-1 do//循环推

送电子文件

beign

Ftp.put（filename）;//推送当前对应目

录下的所有电子文件

PushFileData[i]；//推送电子文件列

表目录数据

End;

setFlag（）;//设置已推送标识列表

End;

（2）中间库中数据及电子文件提起模块算法分析。

Function ExtractData（）

Begin

I:=0 to DataSet.Selectrows.RecordCount-1

ExtractMainData[i]；//提取选择的当前目录数据

J：=0 To FileListRecord-1 do//

循环移动电子文件

beign

Ftp.Rename（filename）;//移动当前

对应目录下的所有电子文件到档案文件库中

MoveFileData[i]；//提取电子文件列表目录数据

End;

setFlag（）;//设置已推动标识列表

End;

本文通过网络技术、数据库技术，并结合高校OA与档案管理的实际情况，深层次挖掘OA数据及电子文件存储方式，对高校OA数据向档案管理系统归档中存在的问题进行了深入分析，为高校OA数据向档案系统进行归档提供了适应性对策研究。本文中涉及的数据库均为关系型数据库，对于非关系型数据库，数据提取的方式不同，但数据提取的思路是一致的，同时随着新的网络技术Webservice不断发展，未来对OA与档案系统接口的无缝对接起到积极作用。

[1]王雅新.高校档案管理信息系统的设计与实现[J].中国管理信息，2015，18（8）.

[2]田跃，焦世奇.OA平台下档案电子文档管理模式探析[J].兰台世界，2013（17）.

[3]倪代川，金波.数字档案馆生态系统发展动力探析[J].档案学研究，2016（4）.

Research on the Interface Between OA Data and Archives Information System in Colleges and Universities

Liu Yongxiang,Zhou Rong,Su Qin
(Kunming University of Science and Technology,Kunming 650093,China)

OA management information system and archives management system are two important components of the informatization construction in colleges and universities.The reality,however,is that the data obtained through the network office system can’t be saved for safe keeping.Therefore,it is very urgent to study the interface between OA data and archive systems.Under the actual situation of OA and archivesmanagement in Chinese universities,using the network and database technology to change the way of OA data and electronic files storage,it can provide adaptive measures for the problems existing in the process of filing OA data to archivesmanagement system.

OA data;archives;information system;interface

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.14

云南省教育厅重点项目（2015Z049）。

刘永祥，昆明理工大学档案馆副研究馆员，研究方向为档案管理；周荣，昆明理工大学档案馆副研究馆员，研究方向为档案管理；苏琴，昆明理工大学理学院讲师，研究方向为算法研究。

G270.7

A

2017-05-02