会计档案的整理研究

赵驿梅+侯刚

摘 要：作为会计核算产物的会计档案，是对经济业务进行体现、记录的关键证据和史料。有别于其他的档案，会计档案具备自身的特点，其直接影响会计档案的整理模式。以分析会计档案特性为基础，结合不同经济单位业务特征，给出几种会计档案的整理方法。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律进行系统、科学的整理。

关键词：会计档案；特性；分类；排列；组卷；编目

中图分类号：G272 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）27-0089-03

会计档案指的是会计核算的专门材料，如财务报告、会计账簿、会计凭证等，其体现与记录了企业的经济业务证据与史料[1]。其涵盖两个方面的意义：作为会计核算产物的会计档案，只是指会计活动过程中核算信息资料的形成，也就是所谓的财务报告、会计账簿、会计凭证；会计档案是非常关键的史料与证据，作为一种原始的记录，其通过大量的信息数据记录了企业的经济活动，有着非常强的凭证性，属于企业经济业务活动开展的根据。会计档案工作基于经济工作的要求而产生和发展的，各行政和企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资料。这就需要我们筛选会计资料，以及进行整理立卷与统一保存，这就导致会计档案整理事项的形成。凡具有保存和利用价值的或直接指导和反映财务会计工作、反映财产增减变化和财务收支的会计资料，都属于整理范围。

一、会计档案的特点

作为一种直接凭证与原始凭证的会计档案，其实时、真实地记事，有些情况不需要通过其他的一些资料就可以对问题进行直接的表达。与其他档案相比，会计档案的特性主要表现为外在形式多样、档案类别稳定、形成范围广泛和档案内容严密等。

（一）外在形式多样

会计专业的性质决定了会计档案形成的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了A3或A4的纸张规格以计算机打印报表等。电算化会计档案涵盖计算机、光盘、磁性介质、硬盘等打印出的书面的会计数据[2]。会计档案外形多样的特性，要求我们在会计档案的整理方面，要从实际出发，不能照搬照抄整理其他门类档案的方法[3]。从目前的情况来看，会计档案工作在一些单位，还是一个薄弱环节，有些单位对会计档案的整理不重视，保管不善，管理不严，致使会计档案受潮、霉烂、鼠咬、虫蛀、丢失（磁性介质损坏）等现象比较严重。因此，这就要求我们提高对会计档案的认识，加强领导，加强整理，妥善保管。

（二）档案种类稳定化

会计系统涵盖行政事業会计、银行会计、农业会计、工业会计、商业会计等等，有着比较多的种类，涉及到非生产与生产流通的一系列领域。虽然会计档案具备比较多的类别与内容，可是会计账簿、会计凭证、会计报告是其基本的组成部分以及会计核算的材料跟会计工作过程和会计核算手段具备统一性的材料成分。同会计档案一样，会计软件程序与会计核算软件的所有数据资料的保存期限截止到停止使用这种软件或者是存在大变故后的五年[4]。此成分的共性与稳定性是跟其他档案种类不相同的一个显著标志，也属于其他档案种类难以比较的，其方便分类与整理，且有助于统一和规范地进行操作，以及制定管理制度[3]。

（三）形成的范围非常普遍

一是社会的各个行业都牵涉到会计档案；二是跟其他种类的档案数量进行比较，会计档案的实体数量也比较多。特别是在税务、金融、企业、财政、商业等领域，会计档案不但体现了这一系列单位的经济活动，而且具备非常大的数量。其显著的特点是形成与应用会计档案的普遍性。为此，我们要采取科学方法和手段，把会计档案整理好，利用好[3]。

（四）档案的内容非常严密

立足于会计档案的程序与内容而言，其首先具备会计凭证，再结合会计凭证填制会计账簿，最后再结合会计账簿对财务报告进行编制。在财务收支与经济活动的体现上，一个程序接着一个程序，有着非常密切的联系性。对于一项财务收支或者是经济活动，由形成经济业务至结束经济业务而言，都是不间断地进行记录，且正确地计算与分析各种数字。在此过程中，会计账簿、会计凭证密切联系会计报告。

二、会计档案的整理

会计档案的整理指的是结合相应的程序以及方法，组合要求条理化与零散的涵盖会计电算化输出的会计核算资料，借助排列、分类、组卷等，从而成为一个系统的过程。会计档案数量多、来源广、内容丰富、信息量大，其整理模式多有区别。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律系统、科学地进行整理[3]。

会计在其各个工作环节中所形成的会计文件，都有其各自的特点。按其各工作环节的特点，分门别类地组卷，具有会计档案整理的科学性，而且便于档案部门管理以及会计和其他利用者利用会计档案[5]。会计档案是会计在进行经济管理和经济建设活动中产生的。而会计工作的五个组成部分是会计设置、会计分析、会计核算、会计预测、会计检查。因此，对于会计档案整理工作来讲，即根据会计工作的一般程序，实现整理分类的科学性[5]。根据国家有关规定，是由财务会计部门进行会计档案的组卷，而由档案部门进行其他的一些整理工作。

（一）会计档案类别的划分

会计部门在经济建设以及经济管理过程中形成了很多会计档案，会计档案划分类别的方式等要根据本单位会计档案的实际情况，科学地进行选择。分类方法一经确定，就长期固定使用一种方法，以保持其一贯性，为会计档案的保管和利用提供方便。较为通用的会计档案划分种类的方式是：（1）会计年度分类法。会计档案划分类别是根据会计的年度时间。（2）会计形式分类法。会计档案划分类比是根据会计档案的形式，如会计核算资料、会计账簿、会计凭证、财务报告等。（3）会计类型分类法。划分会计档案的类别根据会计的种类进行，像是根据单位预算会计、经费会计、税收会计等。（4）会计机构分类法。会计档案划分类别根据会计核算组织机构。（5）会计档案保管期限分类法。划分会计档案种类根据会计档案的保管期限。在操作实践中，常常是将上述两种或两种以上的分类方法结合使用。endprint

（二）会计档案的排列

会计档案的排列是否实用与科学，直接影响到会计档案的应用与保管，必须认真做好该项工作，充分发挥会计档案在经济活动中的重要作用。其方法主要有以下几种：

1.会计年度— 形式（账簿、凭证、财务报告）—保管期限。这一方式首先根据会计年度分开一个企业产生的会计档案，再通过凭证、账簿、财务报告的形式分开排列一个会计年度，最后根据要求的保管年限（三年、五年、十年、十五年、永久）[1]来排列顺序。这种划分种类的方法方便查找并且简单，其在一种会计类型的单位预算会计或者是会计档案数量较少的中小企业适宜应用。

2.形式—会计年度— 保管期限。这种方式首先根据报表、账簿、凭证、其他等形式分开会计档案，再在每一种形式的会计档案当中根据会计年度加以排列。最后，结合保管的期限在每一个会计年度当中根据顺序进行排列。这种划分类别的方式确保了会计档案种类的不间断性，方便根据种类鉴定销毁和查找。然而，一系列的类别当中会排列相同年度的会计档案，查找不方便根据年度进行。因为在每一年各种类型的会计档案案卷是顺延编号，为此，编号排列至999的时候务必重新由1开始，以及预留足够的空位，其在会计数量比较多的大中型企业适宜应用。

3.会计年度—保管期限—组织机构。这种方式首先根据年度分开一个企业生长的会计档案，再在一个会计年度当中，根据企业的会计核算机构划分财务处与预算处。最后，根据保管期限各自排列每一个机构当中的凭证、账簿、财务报告、其他形式。这种划分类别的方式方便查找，可以体现企业内部机构中会计檔案的完整性，其在属于组织机构的专业主管企业、预算会计企业、财政主管机关适宜应用。

4.会计年度—会计类型—形式—保管期限。这种方式首先根据会计年度分开一个企业生成的会计答案，再根据经费会计、税收会计、税收计划等种类排列一个会计年度的档案。最后，根据保管期限和凭证、账簿、报表、其他形式各自排列每一个种类当中的会计档案。这种划分类别的方式可以对各个种类的会计活动的特点进行体现，其在具备一定会计种类的企业或者是税务单位适宜应用。

（三）会计档案的组卷

会计档案的组卷，是指会计档案管理部门将每一类别的会计核算材料，按照时间顺序或者是生成的会计年度，根据价值的不同与数量的多少，组合成一系列的保管单位。

1.会计凭证的组卷。会计凭证应当根据月使组卷分开，且截割每月有多少凭证，组合而成数卷或者是一卷。在相同的案卷当中不可以组合各个月形成的凭证。组卷的顺序是：检查（原始凭证的真假、记帐凭证编号的次序，是否存在单独抽出的凭证）—破损修补—装订（或者是生成其他载体的介质形式）—包角盖骑缝章—凭证封面的填制（企业的名称、凭证的编号、起止时间、会计主管、经办人、起止页数与号码）—装盒（一盒一卷）。

2.会计账簿的组卷。对于会计账簿的组卷，应当区别会计年度与生成账簿的特点，对类别不同的账簿各自进行组卷。需要规范和完整地填制一系列账户目录、账簿首页的启用表，以及需要相关人员的签章；需要确保订本式账簿的原样，不可以拆空白页，然而需要将一斜线画在记录账页最后一行，且将空白账页与使用账页的数目写在卷末备考表写。将案卷号内容、保管期限、年度的章盖在账页封面；将标准封面应用于卡片式账簿或者是活页式账簿，将编页码与空页抽出；对于跨年应用的固定资产账，划归为最后一年组卷，且将？菖？菖年至？菖？菖年标注在封面。

3.财务报告的组卷。财务报告组卷根据保管期限和会计年度进行组卷。财务报表组卷应当重视下面的环节：分开年报、季报、月报；分开下属单位报表与本单位报表；分开不同保管期限和年度的报表。跟文书档案相似，整理财务报表要求编页码、写备考表、抄写卷内目录、填制案卷标题。

4.其他材料的组卷。作为两种异样会计核算材料的银行对账单和银行存款余额调节表，根据保管期限和内容加以组卷。根据保管期限对一系列的文字材料分开组卷，然而在装盒的时候能够同盒装放报表相应保管期限的案卷。并且，其装订与报表相同。

（四）会计档案编目

会计档案在分类排列、装订（电算化会计档案形成相关介质载体）和编号，固定好位置之后再对案卷目录进行登记，此之所谓会计档案编目。会计档案目录的编制通常由会计部门执行。编制目录方法，通常是根据分类依年代先后按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料分别编制目录。保管期限不同的案卷，一般应分别编制案卷目录，特别是对于永久保管的会计档案，需要对案卷目录进行单独的编制[5]。会计档案案卷目录的项目是：备注、保管期限、起止年月日、原始证号、案卷号、存放位置、页数、案卷标题、顺序号等。其格式可依据各单位具体要求设计而定。案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别汇总。

三、结语

笔者认为，以上对会计档案整理模式的研究，无论是从其模式本身来看，还是可操作方法的给出，都说明了以形式为会计电算化核算信息系统的情况下，怎样有效地整理打印出的纸质会计档案为主体的会计档案。会计档案是会计工作中的关键史料，属于国家档案的一个主要部分，也属于各个企业的一个重要档案。会计档案整理事项的强化是注重会计基础工作的一个重要内容，也是对企业经济管理事项进行考核的一个关键方面，因而具备非常大的意义。各单位必须按照《会计档案管理办法》等的规定，切实做好会计档案的管理工作。

参考文献：

[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法（财会[1998]32号）[S].1998.

[2] 财政部.会计电算化管理办法（财会[1994]27号）[S]1994.

[3] 姜之茂.档案人员岗位培训教程[M].北京：中国档案出版社，2006.

[4] 财政部.会计电算化工作规范（财会[1996]17号）[S].1996.

[5] 邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：首都师范大学出版社，2004.

[责任编辑 刘兆峰]endprint