浅析对独立学院档案管理的发展趋势

朱音璇

摘要：独立学院要主动适应经济社会和信息技术发展的需要，档案应当成为教育学生的内容之一，档案要从独立学院整体育人目标出发，配合教育教学的主渠道，充分利用独立学院的有利条件，开展教书育人、服务育人工作，在更广阔的领域有所作为，才能在机构设置、人员编制、经费投入、教学研究等方面得到独立学院的关照，为档案工作的发展创造良好条件。

关键词：独立学院；档案管理；教书育人；服务育人

一、档案对独立学院发展的重要性

独立学院是教育部对公立大学民办二级院进行规范而出现的高校办学新模式。独立学院既克服了公办老大学办学机制不灵活、缺乏效率的一些弊端，又避免了一般民办高校客观存在的资源配置。它的发展是一个不规范到规范的历程。截止2007年4月4日，教育部公布的最新独立学院名单为313所，在校生已经达到278万，已经承担了全国1/5以上本科生的培养任务。预计到2020年时候，高等学校毛入学率从目前的21%要整整增加一倍，独立学院的在校生预测为300万。同样，独立学院的发展离不开档案的建设。档案作为独立学院管理工作一个重要组成部分及主要环节，档案馆（室）的职能历来是管理档案，就如同财务处的职能是管理经费一样，是天经地义、不容置疑的。

“书到用时方恨少！档案用时才想起来找！”这是档案管理工作人员经常说的一句顺口溜，这说明档案非常重要，应做好托管和保存，因为它与你息息相关。档案要从独立学院整体育人目标出发，配合教育教学的主渠道，充分利用独立学院的有利条件，开展教书育人、服务育人工作，在更广阔的领域有所作为，才能在机构设置、人员编制、经费投入、教学研究等方面得到独立学院的关照，为档案工作的发展创造良好条件。

二、独立学院档案管理存在的问题

1.对档案工作重视不够

有的独立学院无专门的档案馆，也没有专职的档案管理员；有的档案室只是隶属于院办的一个办公室，并非独立的部门。档案管理员一般都属于兼职管理档案，因此管理档案工作的热情不高。在很多人眼中，档案就仅仅是档案管理部门进行收集和查阅的事情，与本部分毫无关系，形成了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的局面，导致档案资料上交不及时，上交的档案质量不高。

2.对档案的资金投入不够

由于独立学院完全是一套自收自支的办学模式，所以缺乏对档案管理的资金支持，随着办学规模的进一步扩大，独立学院需要将大量的资金投入到校园基础设施建设和教学办公设备，故用于档案建设的资金相对较少，档案专业人才不足，档案设施配备基本不全，硬件设备的投入得不到保障，有的档案室还缺少标准的库房、档案管理系统软件等。目前独立学院尚无实现档案数字化管理，部分学院仅实现半自动化管理。

3.档案的管理制度不完善

目前独立学院使用的档案管理制度基本依照母体学校的档案管理制度，缺乏适合自身实际的档案管理制度。因为独立学院成立的时间短，档案工作的涉及面比较广，要建立适合独立学院实际情况的档案管理制度需要在实践中不断探索。

三、独立学院档案未来的發展趋势

1.档案的职能发生变化

独立学院档案工作的职能由两个变为四个。这样独立学院档案馆（室）新的职能是：管理档案，为教学、科研、行政管理工作服务，教书育人和服务育人。

2.建立校史馆举办展览、陶冶情操

《档案法实施办法》规定档案馆具有“陈列、展览档案或复制件”的职权。独立学院档案馆（室）应当创造条件，举办展览。独立学院应建立校史馆，负责管理校史展览馆，让校内外师生员工和外界社会群众参观展览，校史展览重塑了独立学院的良好形象，提高了独立学院的知名度，扩大了独立学院的声誉。通过参观校史展了解建校以来在办学历程、人才培养、文明校园建设和教育改革等方面在全国、省、市取得的令人瞩目的成就，深深地感染着和影响着独立学院的全体师生。使独立学院的全体师生增强自信心，加强凝聚力。从而使档案馆成为学生教育的基地。

3.档案馆（室）成为独立学院的第二课堂

档案馆（室）要开发独立学院的馆藏档案和资料信息，档案馆（室）提供资料、参编出版书籍、举办讲座、开辟第二课堂。档案人员应不断提高素质，开展学术研究，利用独立学院自媒体和社会媒体，如微信、微博、校园网、校报、厨窗、广播、论文集等发表作品，开展宣传活动。独立学院档案馆还应成为档案、信息、行政管理和文秘等专业学生的实践基地，档案管理工作者要把自己锻炼成指导学生档案工作实践的教师，比如中国人民大学和辽宁大学等开设档案专业，其档案馆已经为学生实习、实践的基地，值得独立学院借鉴和学习。

4.档案工作人员要走上讲坛

独立学院档案工作人员应当走上讲坛，从事教学工作。前面所说的四种教育工作都不是主战场，应当大胆地创造条件走进课堂。多年来，有的独立学院设置文秘专业、行政管理专业等，为学生讲授《文书学》、《秘书学》、《中国档案史》、《档案与信息管理》、《人才学》等课程，直接面对学生讲授计划内专业课，通过教书达到育人的效果。育人是档案工作发展的自然结果，所以，档案馆（室）应秉着为历史负责、为现在服务、为将来着想的理念，为独立学院培养人才目标发挥积极的作用。

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