高校档案管理信息化建设探究

石言民

摘 要： 在网络信息时代，优化管理模式、构建管理新机制，是新时期高校档案管理现代化建设的重要基础。本文分析了高校档案管理信息化建设的意义及存在的问题，并在此基础上从完善基础设施建设、强化思想认识、加快人才培养、完善运行机制等方面阐述了新时期高校全面深入推进档案管理信息化建设的应对措施。

关键词： 高校档案管理 信息化建设 强化策略

以信息化建设为导向，全面深化高校管理建设，成为高校改革发展的重要内容。近几年，高校纷纷推进档案管理信息化建设，并取得较好的建设成效。但总体而言，信息化建设有待进一步推进，其中存在的一些问题阻碍了信息化建设的推进。基础设施不完善、人才不充足、标准不统一等问题的存在，影响了高校档案管理信息化建设的全面推进。为此，在大数据时代，依托网络信息技术，搭建信息化管理平台，全面部署信息化建设。本文立足对档案管理信息化的研究，就如何深入推进信息化建设提出了以下建议。

一、高校档案管理信息化建设的意义

在大数据时代，高校档案管理推进信息化建设，是适应时代发展需求、构建数字化信息管理的有效途径。笔者认为，高校深入推进档案管理信息化建设，是立足于时代发展、构建档案管理现代化发展模式的集中体现，表现出显著的现实意义。

（一）档案管理信息化建设是时代发展的内在需求。

在新的历史时期，数字化、网络化是高校档案管理建设的重要方向。高校档案管理在现代化发展的进程中，要坚持以信息化建设为核心，建立完善的校园网络体系，建设完善的信息基础设施，为高校档案管理信息化建设提供良好的内部环境，确保各项工作有效开展。

（二）档案管理信息化建设是高校管理现代化的重要内容。

数字网络时代，加速了高校模式现代化发展的步伐。依托信息化建设，优化档案管理模式，是高校管理现代化的重要内容。档案管理信息化，以电子信息为载体，避免传统纸质载体的不方便。首先，档案管理是高校内部管理工作的重点，优化档案管理模式，需要依托现代管理手段，搭建信息化管理平台，这有助于提高档案管理质量；其次，档案信息数字化，转变了传统管理手段，为管理工作的全面开展提供了有力保障。档案信息化、网络化管理的推进，契合了高校现代化建设的内在需求，是高校提高内控管理质量的保障。

二、高校档案管理信息化建设存在的问题

全面推进档案管理信息化建设，已在高校推行多年，取得诸多成效。但是在实际建设的过程中，仍存在一些问题，特别是基础设施不完善、标准不统一、人才缺乏等问题，在很大程度上制约了高校档案管理信息化的建设。因此，全面清楚地认识建设中存在的问题，是有针对性、建设性地提出解决措施的重要基础。

（一）不完善：基础设施建设不完善，难以满足实际需求。

档案管理信息化建设是一个过程，需要完善的基础设施作为保障。但从实际看，某些高校对档案管理信息化建设重视程度不高，在工作的组织开展、资金的扶持等方面缺乏切实有效的推进，导致信息化建设缺乏基础设施作为支撑。首先，某些高校在档案管理信息化建设中，缺乏必要的基础设施，导致信息化建设浮于表面，建设成效甚微；其次，信息化建设多硬件设备、专业软件有要求，这是信息化建设的基础。

（二）不统一：系统标准不统一，影响资源信息共享。

当前，高校档案信息化建设取得了较好的成效，某些高校形成了具有自我特色的档案管理信息系统，但是档案管理信息化系统缺乏统一的标准，这就导致资料信息难以实现有效共享，弱化了信息资源的使用价值。首先，某些高校在档案信息化建设中，缺乏系统标准的制定，导致高校各自为政，系统的兼容性欠缺；其次，国家对高校档案信息化建设缺乏统一的发展规划及统一的标准制定，造成高校信息化建设比较混乱局面的出现。为此，在加速高校档案信息化建设的进程中，要着力于标准化建设，提高资源共享价值。

（三）不充足：信息化专业人才不足，影响建设工作推进。

信息化建设需要充足的专业人才作为有力支撑，这是全面深化信息化建设的内在要求。当前，高校档案信息化建设缺乏专业人才，导致建设成效欠缺、进程缓慢等问题。首先，某些高校档案管理信息化建设的专业队伍专业性不足，在专业构建中难以满足实际需求；其次，某些高校缺乏专业人才的培育及引进，现有管理队伍难以有效落实信息化建设工作；再次，某些信息化建设人员缺乏系统的专业知识，专业理论技能欠缺，管理思维僵化，以致出现信息化建设滞后等问题。

三、强化高校档案管理信息化建设的策略

高校在全面部署档案管理信息化建设的工作者，要立足实际情况，以创新发展为驱动，强化档案管理信息化建设的有效性。笔者认为，高校档案管理信息化建设的着力点，在于夯实其重要地位，通过完善基础设施建设、加快专业人才培养、建立运行机制等措施，切实推进高校档案管理信息化建设，适应新时期的发展要求。因此，具体而言，强化高校档案管理信息化建设，应做好以下几点工作：

（一）夯实地位：强化思想认识，务实开展工作。

高校在推进档案管理信息化建设过程中要强化思想认识，认识到信息化建设的重要性，这是提高工作主观能动性的基础。首先，高校领导要重视档案管理信息化建设，从组织人员保障到经费落实，都需要夯实信息化建设的重要地位，做到全面狠抓落實；其次，做好宣传教育工作。高校上下要对信息化建设有认识，这就需要做好宣传教育工作，强化档案信息化建设的宣传，以更好地得到各部门的积极参与；再次，建立完善的考核评价制度。为了调动各部门、各岗位参与档案管理信息化建设的积极性，高校应制定相应的考核评价制度，将考核结果与薪酬待遇、职务晋升等直接挂钩，确保工作落实到位。

（二）完善设施：完善基础设施建设，加快硬软件建设。

基础设施不完善，是当前很多高校信息化建设所面临的主要问题。为此，高校要进一步完善设施建设，加大信息化建设的资金投入力度，确保建设工作有效开展。首先，高校要重视信息化建设工作，为工作的开展提供资金保障；其次，高校要加快软件建设。高校在软件建设中，要落实各项硬件设备的购置，并从可持续发展的视角，构建完善的硬件环境；再次，加快软件设施建设。搭建信息化管理平台，对软件系统、数据库等的要求较高。这就要求高校进一步加快软件设施建设，做好软件设施的升级更新等工作。endprint

（三）人才培养：强化专业人才培养，夯实建设基础。

人才是档案管理信息化建设的保障基础，专业人才缺乏，不利于档案信息化管理建设。为此，高校要落实专业人才队伍建设，通过教育培训等措施，强化对专业人才的培养，以更好地满足实际工作需求；加快人才引进工作。通过引进高素质专业化人才，壮大现有人才队伍，进一步提高专业队伍信息化建设能力；再次，通过在职学习等方式，进一步扩大档案管理信息化建设人员的专业能力。通过制定相应的激励机制，提高专业人员自主学习的积极性。

（四）健全机制：健全信息化运行机制，提高网络技术应用。

高校要进一步完善机制建设，为档案管理信息化建设创造良好的内在环境。首先，高校为了档案管理信息化建设的有效推进，要建立相应的运行机制，通过机制的有效保障，确保各项工作有效开展。制定档案管理信息化建设制度，明确各部门、各岗位职责；制定协调制度，调动各部门之间的协调配合；再次，强化对网络信息技术的应用。信息化建设的主体是运用网络信息技术，搭建网络管理环境及平台，进而实现档案资料信息化、数字化。因此，高校在推进档案管理信息化建设的过程中要強化对网络技术的应用。通过技术优化、技术购买等方式，提高档案管理信息化建设所必需的网络技术。

总而言之，高校在优化管理建设的过程中，应着力于内控管理的现代化建设。网络信息时代为高校档案管理信息化建设提供了契机，成为优化管理模式、提高管理效率的重要途径。在笔者看来，高校档案管理信息化建设，关键在于落实三个方面：一是强化信息化建设的重要地位，这是全面开展建设工作的基础；二是扎牢信息化建设的基础环境，完善现有的基础设施建设；三是以人才培养为抓手，培育高素质的专业人才，为信息化建设提供有效的人力资源保障。

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