“互联网+”时代下高校图书馆的采购管理

2017-09-15刘紫薇河南工业大学管理学院物流管理专业

消费导刊 2017年14期

刘紫薇河南工业大学管理学院物流管理专业

“互联网+”时代下高校图书馆的采购管理

刘紫薇河南工业大学管理学院物流管理专业

“互联网+”的理念推动了图书馆管理与服务领域的创新与进步。将“互联网+”的服务理念、思维模式和先进技术运用于图书采购领域，可以实现图书采购管理的创新和优化。通过对当前高校图书馆图书采购模式的利弊分析评价，探讨当前高校图书馆采购模式存在的主要问题，创新性提出“互联网+”时代下的图书馆采购管理模式。

互联网+ 图书采购云ERP

一、引言

“互联网+”推动了图书馆管理与服务领域的创新与进步，传统的数字图书馆与互联网平台结合，形成可以随时、随地获取信息的移动图书馆；围绕用户的需求推出APP、微信公众号等阅读推广产品等。同样，“互联网+”也可以运用于图书采购领域，实现图书采购管理的创新和优化。

二、当前高校图书馆采购的主要方式

当前高校图书馆采购方式主要有四种：书目预定、现场采购、互联网采购以及招标采购。

（一）书目预定

这种模式针对的主要是印刷型纸质出版物。通过出版发行部门提供的书目清单向图书供应商发订单选择图书。

优点：信息全面，几乎覆盖所需的主要图书有利于系统地采购某出版社或某系列的图书能提前了解出版社将要出版发行的图书信息，按需订购，省时省力缺点：到馆周期长不能全面反映出版动态③书目简介较简单，存在一定的重复误采率

（二）现场采购

采购人员直接到书店或图书配送中心以及图书展销会上根据样书或现货现场看书选购。

优点： ①可直接审阅图书样本，图书质量有保证②缩短图书到馆周期，提高新书利用率③避免仅靠书目简介订书的盲目性，有效减少重复率缺点： ①选书范围受到限制，只能在书店提供的范围去选②成本较高，只能定期采购

（三）互联网采购

采购人员依据网上书店的书名、ISBN号、出版社、摘要、书评等相关信息，筛选书目信息，充分的查重并及时录入采购数据库，补充并丰富藏书。

优点： ①采购周期短，缩短采购时间②节约采购成本，提升采购的效率③网上图书种类多、选择范围广，且不受时间限制缺点： ①模式不够成熟②信用制度不够完善，加之物流配送等问题，导致采购风险较大

（四）招标采购

实行政府招标管理模式，可以增加图书采购透明度，预防徇私舞弊。

优点： ①适宜大规模批量采购，订书效率高，重复及漏订书可轻易查出②在有序化竞争中，书商折扣更高，从而降低图书馆采购经费③书商往往为图书馆免费提供编目数据及加工等配套服务缺点： ①缺少专业性的事后监督管理②操作时间过长，影响当年图书采购进度③频繁更换书商，不利于双方长期合作④书商提供社科类图书较多，专业类图书较少，品种和质量得不到保障

三、当前高校图书馆采购管理中存在的主要问题

通过对当前高校图书馆采购的方式分析，可以看出当前高校图书采购管理主要存在以下问题，这些问题导致图书采购与读者需求的脱节。

（一）采购人员的主观性

图书采购过程中，尽管采购人员的责任心强，专业水平高、业务能力强，能够听取各学科教师的建议，但难免带有一定的个人主观色彩。主要表现为对自己比较熟悉、比较感兴趣的图书就会多购一些，而对一些自己不太熟悉、不太感兴趣，但是有大量读者群，流通量很高的图书，则有可能不采购或少采购。

（二）采购缺乏针对性和前瞻性

图书采购人员不可能同时具备各学科专业知识和能力，不一定能很好把握学科和专业发展动向，特别是对一些新的、交叉或边缘学科的图书缺乏针对性和前瞻性，使有限的图书经费不能很好的发挥作用。

（三）文种的忽视

中文图书采购一直是高校图书馆馆藏建设的重点。而对外文图书的采购较少，特别是对教师和学生的科研有着非常重要的参考价值的专业和前沿的外文图书更是严重匮乏，加之外文图书贵，采购人员的外语水平有限，流通渠道不畅等因素，使外文图书常处于可有可无的地位。

图1 图书采购结构图

“互联网+”的服务理念、思维模式和先进技术运用于图书采购领域，可以实现图书采购管理的创新和优化。“互联网+”的核心思想强调发挥整体性的力量，要求以现代信息技术为驱动力，以互联网络为基础平台，将供应链中的上下游产业有机结合起来，通过整合协同、深度融合、开放创新、跨界连接等多种有效途径，进行总体规划、控制和优化，形成一种用户导向型的经济发展生态，从而达到最大化的规模效应和最优化的服务效应。

经过创新和优化的交互式的采购管理模式如图2。用户的需求可以及时反馈和收集。

图2 “互联网+”图书采购结构图

（一）运用“云ERP”构建图书采购管理系统

1.“云ERP”在企业中的作用

作为互联网+ERP的产物，云ERP具有应用层面上的双重作用，一方面为管理活动提供了即时传递信息的平台，管理者利用信息库可以迅速查找和提供产品情况；另一方面具有外部沟通交互能力，能将网络广域信息和企业内部局域信息结合，共享数据，降低资源的浪费。因此云ERP是开拓企业市场的有效渠道及管理核心。图书馆在“互联网+”时代，可以借鉴采用云ERP的科学管理方法，构建图书采购管理信息系统，实现采购管理的信息化和自动化，加快信息在采购过程中的传递速度，提高图书馆对读者需求动态变化的反应程度。

2.目前图书馆的图书采购管理系统

目前，国内图书采购管理系统大致可以分为三类：一是图书自动化管理系统集成的荐购模块，主要存在数据兼容性差、检索方式单一等缺点；二是各家图书供应商开发的选书系统，如人天书店的网上选书系统，其主要目的是为企业销售图书，没有更多考虑图书馆的需求，易用性较差。三是运用传统ERP思想和技术建立的图书采购系统。

3.“云ERP” 图书采购管理系统的特点及优势

相比较前两类采购管理系统来说，运用“云ERP”构建的图书采购管理系统，以互联网为平台，对图书馆内部各职能部门、图书馆外部的书商和读者实施综合管理集成化。系统涵盖了书商信息管理、读者荐购管理、采购策略制定、业务流程监控、书目查询统计等功能，具备实时收集信息、优化作业流程、降低交易成本的优点，使管理者实现事前计划、事中控制、事后反馈，使采购具有针对性和前瞻性，有利于提升图书馆整体服务水平。

对于图书馆管理者自身来说，运用“云ERP”构建的图书采购管理系统具有：①节约成本。包括IT硬件投入和人力投入等。②数据信息更加安全。严格的协议保证了数据的安全性。即使遇到服务器临时故障，也会迅速自动切换到备份的服务器，保证系统运营高效、安全和稳定。

（二）读者推荐采购系统

当前，90%以上的高校图书馆都在网站上设置了图书荐购系统，以方便读者向图书馆推荐图书。该系统可以是图书管理系统集成的功能模块，如江苏汇文系统；也可以由图书供应商提供平台，如中图公司“海外图书采选系统”；还可由图书馆自行开发。网络荐购系统为读者提供了灵活、便捷的荐书途径，读者的推荐行为不受时间和空间的限制，从而扩展了读者参与的范围，减少了图书馆采购的主观性，提高读者服务满意度。

（三）供应链协同采购战略

1.协同采购

协同采购是一种基于供应链协调机制的采购管理模式，强调具有共同利益的企业之间通过战略信息共享和知识协同合作，达到核心竞争能力的优势互补及资源的合理优化配置，降低采购供应链的整体成本，增强企业的市场应变力，实现供应链成员企业的共同发展。协同采购分为两种类型：一种是相同产业的多个企业组成联盟开展的横向联合采购；另一种是供应链上、下游企业间相互协作产生的纵向协同采购。

2.图书馆的供应链协同采购战略

图书馆行业的横向联合采购是由图书馆联盟集中各成员馆相同的购买需求，统一与供应商进行协商、谈判和购买，批量采购获得价格优惠，同时也大大节省了每个成员馆独自采购的时间成本和交易成本。图书馆联合采购的行为主要集中在电子资源采购方面，如CALIS联合采购国外数字图书、数据库和电子文献。河南省各高校也可组成高等教育文献信息中心，有效开展了数字资源联合采购，通过共同拥有电子数据库的使用权，提高各成员馆的文献资源保障率。图书馆联盟还应尝试将联合采购的范围扩大到纸质资源领域，尤其针对一些价格较高的外文出版物，可以借助规模化采购，与学术出版社直接谈判获得更低的价格。