企业秘书应具备的职业能力分析

李欢

摘要：秘书人员要胜任秘书工作，就必须具备相当的职业能力。因此以《女秘书日记》为例，依托案例，从信息整合能力、人际协调能力、细微观察能力和直面误解能力四个方面分析企业秘书应具备的职业能力，对企业秘书来说很有现实意义。

关键词：《女秘书日记》；企业秘书；职业能力

中图分类號：G4文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.24.081

秘书人员要胜任繁杂的秘书工作，就必须具备相当的职业能力。参谋辅助、上传下达、沟通协调、调查分析都是秘书的基本职能，这些基本职能的顺利履行要求秘书必须具备良好的职业能力。随着经济的快速发展，企业管理工作的日益科学化、高效化，秘书作为一种必不可少的服务人员，在企业运行中发挥着不可或缺的作用。企业的高速发展也进一步提高对企业秘书的职业能力的要求。

秘书工作纷繁复杂，又难为外人道。单纯的说理很难令人深刻领会。借助案例分析有助于我们、特别是秘书人员直观感受秘书工作中的困境，思考和提升秘书人员的职业能力。谭一平的《女秘书日记》一书以描摹企业秘书群体形象为主，共叙述了66个的秘书职场小案例，通过主人公—女秘书于雪的视角，讨论和分析企业秘书的职场策略，罗列了企业秘书可能遇到的职场境遇，剖析了企业秘书的生存策略。探究《女秘书日记》对企业秘书的工作很有指导意义。本文通过研究《女秘书日记》一书的案例，对企业秘书工作中应具备的四项职业能力进行了探析。

1信息整合能力

秘书工作不外乎上传下达、左右协同、内外沟通。具体开展起来就是收集信息、整理信息、传递信息、反馈归档信息等。在整个过程中，任何一个流程的缺失，都会导致秘书工作的失误。善于整合信息对秘书人员来说，至关重要。

《女秘书日记》在开篇的“留心皆学问”案例中就列举了这样一个事例：东岩公司的代理商马致远突然到访，由于其久在宁夏，初到北京，对北京的交通情况不熟悉，于是电话求助东岩公司秘书于雪。于雪不清楚公交路线，情急之下只给马致远说了一个不完整的公交换乘路线，另一个秘书玛丽则直接建议马致远坐出租车前来。这个时候秘书欧阳军却直接接过电话，礼貌而娴熟地给马致远提供了一条清晰完整的便捷路线。作为已经有几年工作经验的秘书，于雪和玛丽都犯了一个致命的错误：不善于整合信息。整合信息是指人们将各种信息进行筛选分析、优化组合、综合利用。交通信息的繁杂，更需要秘书进行筛选分析以备综合利用。掌握各种交通信息，并不是指一时地突击硬背，也不等于机械地全盘掌握，而是要恰当的处理和筛选信息。为领导安排日程，就是一个整合信息的过程。恰当的日程安排直接影响领导的工作效率，而领导的工作效率也影响着了秘书的工作内容和进展。

但是，由于秘书职位的特殊性，秘书整合信息时需要注意三条原则：第一，不要囫囵吞枣。要了解信息的来龙去脉；第二，不要自我发挥。秘书不能发挥自己的想象力，使材料变得更加“完整”；第三，不要先入为主；在《女秘书日记》“带泥的洋葱”案例中，秘书于雪擅自对材料进行文字润色加工，被领导孙总训斥，孙总指出作为秘书应该是上司的“眼睛”、“耳朵”、“手甚至是脚”，但不能是“大脑”。信息的有用与无用，应该由领导自己进行判断。可见，在整合信息的过程中，要了解领导的真实意图，只要在这个基础上，并坚持这三条原则，秘书人员才能做好信息的整合，建立信息系统，才能更好地为领导和所在部门服务。

2人际协调能力

人际协调能力是一个人生存与发展的必备能力之一，也是一个人处理外界关系的必要条件。秘书工作范围广泛而且接触的人多，从各部门同事到公司领导，从内部人员到外来客人。秘书人员作为沟通桥梁，需要具备妥善处理企业内部与外部、企业各部门之间的人际关系的能力。在秘书工作中，由于看问题的角度不同，秘书部门与其他部门在所难免发生一些矛盾或误会。在处理矛盾的时候，秘书不可领导的权威、凭一时意气办事，为难他人，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨、人事纠纷等。女秘书于雪就深谙秘书与其他部门的相处之道。

“求和不求气”案例中，研发部的鲁天明急于开展某项合作项目，但批文一直不下，作为批文的递送者，于雪就在所难免的被误解办事“拖拖拉拉”，并被鲁天明劈头盖脸得指责“项目黄了，你来负这个责”。虽然批文下与否与于雪并没有直接关系，但处于各个部门与领导的桥梁地位，秘书被当作“出气筒”是很难避免的。此时秘书于雪并没有像玛丽所说的“晾他几天”来处理对方施加的坏情绪，而是礼貌地回应鲁天明，并及时跟领导汇报，推进批文的尽快下达。促进与对方的沟通，使秘书的“这座桥梁”更加顺畅，而不是采取“魔高一尺、道高一丈”的态度与人置气。这是秘书于雪的聪慧之处，也是秘书从业人员应该学习的地方。秘书要具备人际协调能力，恰当处理与他人的关系，这不仅可以消解一触即发的口角之争，也有利于日后秘书部门与其他部门之间的相处。

在应对复杂的人际关系时，秘书不要热衷于打听各种“内幕”消息，要懂得适当的沉默，只有这样才不至于被各种是非“漩涡”所吞没。在“男朋友的工作调动”案例中，秘书艾丽丝在端茶送水之际听到了关于她男友的人事调动，在她看来告诉男友无可厚非，然而她却没有意识到即使是她的男友，也仍是企业的一员，企业的人事变动在没有公布之前属于企业秘密，她却泄露出来，这违背了秘书中的“秘”字。在一个企业内部，人事关系常常是最为复杂又最为敏感的关系。作为秘书，一旦掺和进去，很难保持不偏不倚，也有可能被人曲解，导致事情更加复杂。所以，在面对复杂的人际关系时，秘书人员要应懂得“难得糊涂”为上策，懂得保持沉默。

3细微观察能力

在应对突发问题的时候，秘书人员要具有细微的观察能力，能针对变化、迅速作出判断、分析和概括，并及时作出相应的调整。秘书人员要与各种类型的人打交道，人都受感情支配。如何掌握他人的心理过程，从而更好地为实践服务，提高工作效率，既是观察能力的一个重要体现，也是秘书人员应该面对的一个课题。掌握一定的细微观察能力，对秘书工作很有帮助。endprint

在“老总的怒火”案例中，于雪遇到了这样一种棘手的情况：一日，领导气势汹汹地交代于雪打印一份他口述的回信并立刻发出去，信的大意是这样的：

钱经理，你我两家公司打交道打了这么多年了，你们怎么能这么背信弃义，做出这种事来呢？我们公司决定断绝我们两家公司的一切关系，并且，我还要将你这封信公之于众，让你没办法在这个行业再混下去！

于雪按照领导的意思很快将信写好并打印出来，却并没有立刻发出去。于雪意识到领导此刻有些情绪化，这么处理问题肯定有不妥的地方。信中的钱经理是公司屈指可数的大客户。如果信直接寄走，很容易与公司的一个大客户搞僵；但如果不把信寄走，没有执行领导的指令，又违背了秘书“忠诚”的职业操守。两难之时，同为秘书的孟姐和托尼给出了两种解决办法。托尼表示要直言相谏，告诉领导不能寄信，并表示“为了公司着想，不怕得罪姜总”。孟姐则指出，信寄与不寄，关键在领导，作为秘书必要善于去观察领导的态度。一个优秀的秘书要善于观察领导，要有贯彻执行领导指示的能力，更要有恰当执行领导指示的能力。不怕得罪领导，与领导当面起争执，看似是为了公司的利益，实则必定触犯领导权威，与领导产生争执，这并不是秘书表达自己意见的好办法。领导情绪失控，很有可能做出了错误的决策，这个时候秘书既不能对领导的指示不假思索地去执行，又不能当面去顶撞领导，干预领导的决策，而是要观察领导的情绪变化、观察领导的态度，适时地给领导一个情绪缓冲的余地。当领导情绪平复之后，再去确认一下领导的决策。领导作为最高决策者，必然有其看问题的角度和思维方式。秘书在提出自己的设想或建议时，应细微地观察领导的态度，在合适的时间给予合适的建议。最终于雪听从了秘书孟姐的建议，在领导消气之后再次询问领导如何决策，领导虽然没说什么，但是一声“谢谢你”，已经说明于雪的做法是对的。掌握细微的观察能力，对辅助领导决策，提高秘书的工作效率很有帮助。

4直面误解能力

随着社会经济的发展，企业的扩大，企业秘书特别是女秘书队伍也不断壮大。她们以女性特有的能力，彰显秘书的价值。但是，也存在着不可回避的一个社会性问题，那就是对秘书特别是女秘书的职业定位存在误解。《女秘书日记》一书着重探讨企业女秘书遭受的三大误解：

第一个误解是将秘书工作看作是吃青春饭的，在“青春饭”篇作者讲述了将秘书这一职业看作是吃青春饭的这一问题，这是社会存在的不可否认的现实情况，作者借于雪表明了自己的态度：“我不承认秘书这一职业只是一碗青春饭”，否定秘书是吃青春饭的。其实对于秘书来说，工作经验非常宝贵。工作时间与工作经验往往成正比，工作的时间长，遇到的问题就会越多，那么处理事务的能力也会增强。可见秘书工作并不是“吃青春饭”就能胜任的，恰恰相反，长久的工作经验更有助于成为一个优秀的秘书；第二个误解：认为女秘书就是领导的小蜜，“都是月亮惹的祸”篇指出在普通百姓中常常秘书等同于小蜜，这是一种非常狭隘、带有偏见的看法，一些居心叵测的人，常常以一种歧视的眼光来看待这一行业的女性。现代的秘书工作已经实现了现代化的转变，秘书不再是单纯的办文办事，而是办文办事、出谋划策、处理信息、科学化管理等等，女秘书的工作能力也得到社会的充分肯定的。这样的说法之所以流传，除了以男性为主、轻视女性的传统外，也与影视作品重复性的渲染、博人眼球有关，作者谭一平指责影视作品和电视编导缺乏担当，为了看点和卖点，肆意糟蹋秘书职业；第三个误解，作者借秘书于雪的好友孔琴之口提出：“当秘书的，不就是打打字，接接电话吗”，“拿了本科文凭，还当秘书吗”。

其实，社会大多数人对秘书职业定位的错误，主要源于他们对秘书职业的不了解。首先，秘书也是分层次的，不同层次对秘书的要求也不同；其次，秘书身处要职，所要求具备的信息整合能力、协调能力、管理能力需要长时间的培养和修炼，一朝一夕也是修炼不出来的。作者叙述了社会对秘书特别是女秘书存在的误解，也呼吁秘书要做好自己本职工作，只有从自己做起，才能去改变他人的固执偏见。但是面对社会群体性的误解，单纯的解释或许太显得无力，努力工作比单薄无力的解释来得更有力量。秘书应该具备直面误解的能力，并用自己的行动和成绩去击碎误解。

总之，要想做好秘书工作，企业秘书必须具备以上职业能力，通过分析《女秘书日记》一书的案例，企业秘书要思考和培养应具备的职业能力，掌握秘书工作的必要策略，只有這样，才能够在自己的岗位做出应有的成绩。

参考文献

[1]谭一平.女秘书日记[M].南京：江苏文艺出版社，2011.

[2]杨素华.秘书实务[M].北京：北京大学出版社，2008.

[3]张宁.浅谈现代企业秘书之知识能力素质 [J].河北企业，2007，（3）.

[4]余东阳.秘书专业能力的不可替代性 [J].秘书，2015，（5）.endprint