档案管理中的常见问题分析及应对措施分析

李博

摘要：随着时代的发展，科技的进步，对事业单位管理工作有了新的要求和标准，作为一个事业，怎样能充分运用好档案管理，并通过完善的管理和应用让其发挥作用和价值。怎样更好的为事业的生产经营提供有力的帮助，这是每一个事业单位所面临的问题，如何抓住事业档案管理的关键，总结出常见的问题及应对措施，如何更好的抓好档案管理呢？笔者就上述问题，提出了自己的一些对策和见解。

关键词：档案管理；常见问题；应对措施

1、电子档案与传统档案之间的”对决“问题及解决措施

可以说计算机的发展速度已经达到了登峰造极的地步，最明显的是它变得越来越薄，辅助软件越来越丰富，在人事归档的角度来说，电子档案的确提供了十分便利的程度，仅在刑事侦查方面，到案率就在急剧攀升，这是造福人类的一大幸事.再者说现在指纹技术发展也迅速，将指纹归档在学生考试方面来说，就减少了很多的舞弊案，这是提高社会公平一大幸事.在计算机技术不發达的年代想要调档或者更改档案，那是相当的复杂，中问要浪费太多的人力物力，还不一定达到我们想要的结果.相比之下，传统档案越来越不被人接受，甚至有些公司已经实行全电子档案制.就像在英语的大力宣传下大家已经越来越摒弃语言文字的积累一样，那么传统的纸质档案就没有必要存在了吗，答案当然是否定的.首先计算机技术的发展也带动了黑客事业的兴起，现实生活中我们的QQ号就经常被盗，导致个人隐私泄露。电子档案也存在着这种漏洞。相比于个人的信息遗失事件国家的机密就显得太大了，大到沒有人能冷静的应对，所以健全网络安全就迫在眉睫。一旦遭遇这样的事，要重建网络档案就要依赖于纸质档案的存档了。现在电子档案已经相当普及，但是传统档案也一直沿用。协调好两者之间的关系，给与同样的重视是十分必要的。

2、现阶段档案管理在信息化过程中的常见问题

2.1档案管理工作中的规范性不高

对档案的基础工作来说，档案管理在实现信息化的过程中首要的条件就是规范化与标准化。就现阶段而言，我国档案管理的工作依旧停留在发展的阶段，网络建设与信息系统在配合使用中所存在的问题还需要完善，存在着规范性较好的档案信息不多、其实施的标准不够统一和全面、档案管理的网络化较为落后、信息的开发与共享难以实现等问题。需要注意的是，尽管有些部门在档案管理的工作中按照国家规定的管理标准，对计算机与网络管理的数据库进行了设置，但是由于其自身硬件设备的缺乏，常常会因为不兼容现象的出现而导致数据库使用的功能大大降低。

2.2档案管理工作中的人员技术力量不足

就现阶段来看，在档案管理领域，我国缺乏高技术的人才。由于许多档案管理的从业人员所具备的专业水平普遍不高，无法对计算机技术进行较好的使用，所以许多现代化的设备都无法将其作用充分的发挥出来，从而对我国档案管理在信息化发展的过程中造成了严重阻碍。除此以外，档案的管理部门大都属于无法直接进行价值创造的部分，其自身无法对经济效益进行较高创造等实际情况同样也是无法吸引和留住高端人才的一个重要原因。

2.3档案管理工作中的软件通用性不佳

随着互联网技术的不断更新与发展，许多部门都认识到了在档案管理的工作过程中使用档案的管理软件所体现出来的优越性，而且也在实际的工作中对此类管理软件加以应用。担忧因为不同的档案管理的软件有着自身不同的特点，同时每个部门也会按照本部门自身的档案资料的有关内容进行最适宜软件的选择。所以，这就产生了每个部门问所使用的档案管理的软件无法统一的问题。正是因为软件无法互用问题的存在，从而导致了各部门间资源的共享性不佳、不利于档案的信息化管理的现象，进而在很大程度上对档案信息的网络化进程造成了制约。

3、档案管理室的条件问题及相关解决措施

目前国内许多小事业单位还无法达到<<国家档案管理条例>>中明文规定的整齐规范分类严谨等，反而杂物堆积更有甚者成了公司的仓库，管理设备也出现老化过时，种类不齐全，公司上级对档案管理条例规定的不健全，下级执行人员操作的不规范不重视，直接导致档案的损坏甚至遗失，许多事业单位对这类问题的答复是“公司资金紧张没有多余的钱去购置单独的档案室”而有些有资金的公司也是找各种理由去回避这类问题，还有一些事业单位有资金也有独立档案室，但是对档案管理人员的要求不到位，没有提前进行相关知识的培训，这就好比有资源乱挥霍，诺大的森林也会有消失的一天。

4、档案室工作人员流动性大问题及相关解决措施

俗话说一个人藏的东西十个人也不一定能找到，我认为这话说在档案管理过程中再合适不过了。因为档案室办公人员普遍工资不高，事业单位重视程度又不够，在没有大力投入资金之前，档案管理人员的流动性很大，交接过程往往容易出现差错，每个人对新环境的熟悉都是要一定的时间，他们如不是严格受过档案管理培训那么他们每个人对档案分类的理解也会不同，当需要调档的时候就会耗费许多时间，档案数量之大，类别之多，有经验的管理者已经游刃有余。对于人员流动性大必要的措施就是给与相对应的薪资以及优厚的福利待遇，相应的回馈是适应人心得必要方式，当然也是在经过档案培训的专业人才。

档案管理是一项集技术性责任性机密性的一项工作，我在上文中介绍了4种常见的问题及应对措施，但也只是冰山一角。要改变强档案管理工作者的社会地位，就要加强对档案管理工作的社会认知，大力发展相关的正式人才，要做到严谨高效秩序稳定的档案管理工作在科技迅速发展的今天是十分必要的。

结束语

总之，通过对事业单位档案管理工作中的常见问题分析，让人们充分掌握好他们之间的微妙关系，有利于如何去处理和发展；认识到在处理它们之间的关系时而存在的问题，加以改善，做到全面地、彻底地解决档案管理中的问题，加强各个方面的管理，提高工作效率及保证工作的质量。