档案安全保护工作

2017-09-10毛金凤

环球市场 2017年25期

关键词：库房利用档案管理

毛金凤

国网河南扶沟县供电公司

档案安全保护工作

毛金凤

国网河南扶沟县供电公司

档案是社会组织和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。因此，做好档案室的档案保护工作，对于维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。

档案；安全保护；环境

1 安全制度是前提

为了维护档案的安全与完整，各单位应制定一系列保护档案的制度和标准，如档案保密制度、借阅制度、管理制度等。使档案从形成、归档、保管到提供利用、安全保护等各个环节都有相应的制度规定予以控制。在库房管理制度中规定，非库房管理人员不得进入库房；做好防高温高湿、防光、防盗、防霉防虫、防暑、防尘、防有害气体、防震、防雷击工作；加强电源、消防器材管理，库内严禁吸烟、生火、存放易燃易爆物品；库房门窗要及时关闭上锁。在应急制度中规定，建立档案安全应急预案，实行一把手负责制，成立档案安全预防和抢险救灾工作领导组织，指定一名领导为安全抢险小组组长，有关部门中层领导为副组长，专兼职档案员为小组成员。领导小组成员主要职责是：档案安全防范；奕发事故处理和善后协调工作；及时统计受灾情况，向上级领导汇报。在库房管理人员职责中规定，库房管理人员应对库房进行安全检查，尤其要加强对重点部位的排查和节假日期间的档案安全防护工作，还要检查实有档案数量与登记本中的数量是否一致，做好档案安全检查记录，发现问题和隐患要仔细进行研究，认真处理。在保存备份制度中规定，对于具有永久保存价值的档案要实行分级管理，分级管理可以保证档案的安全保管和有效利用。

2 加强档案安全管理的对策

2.1 建立健全发电企业档案管理制度就本公司而言，多年来根据《企业档案目标管理》的要求，公司对档案管理工作实行统一领导、统一管理、统一制度，建立健全了档案管理的各项规章制度包括：《档案管理网络》、《档案管理人员职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案收集移交归档制度》等，实行了科学化、制度化、规范化的有序管理。

在档案安全保护的工作中，制定应对火灾、水灾等各种自然灾害危害档案安全的《应急预案和措施》。

2.2 落实责任确保档案安全管理工作的实施档案管理制度的建立，一定要责任落实到人，因为在档案安全管理中，人是第一要素。

2.3 规范的设施设备是档案实体安全保障的基础我公司档案用房实行了档案库房、整理室、阅览室三分开。

2.3.1 档案库房是保管档案的基地，直接影响到档案保管的安全和质量。因此，档案库房的建设要符合《档案馆建筑设计规范》，尽量不设在底层。库房内不能有上下水管道，供电线路要埋在墙壁内，库房的门窗要严密、安全，减少南、东、西面的窗户，窗户与墙面的面积比例应不大于1：10的要求规范，减少进光量。

2.3.2 档案库房及阅览室设备齐全是档案安全保障的条件。大家知道温度高于30摄氏度，纸张易缩水变脆，韧性降低易折，会加速字迹退色，加快有害生物生长及化学物质对档案载体材料的破坏。温度低于结露温度时，档案载体的水分会增加，损害档案制成材料。湿度高于70%时，档案制成材料会变形，耐久性会下降，字迹会扩散模糊。湿度低于30%时，档案制成材料的水分会降低，耐久性下降。

2.3.3 加强防光和防有害气体措施减少有害光线和有害气体对档案制成材料的破坏。①光会加速纸质材料纤维素的氧化，使其变黄、发脆强度降低，字迹退色。会造成磁性材料、光盘、胶片的老化、变形，影响记录信息和影像的使用效果，使其耐久性下降。②有害气体会加速档案制成材料的化学物质的分解，降低纸张和磁性材料的耐久性。

2.3.4 加强档案库房的管理，避免有害生物对档案制成材料的破坏。灰尘中携带有微生物和化学物质，在其合适的温湿环境中会产生霉菌和有害生物，对档案制成材料造成危害。为了避免有害生物的危害我们采取如下措施：①做好前端控制，多与档案的形成部门沟通，加强归档材料规范性的宣传，严把接收档案质量关；②在档案入库时进行消毒灭虫处理；③加强库房温湿度的合理控制；④保证库房及档案柜的清洁；⑤及时更新防虫驱虫药，防止有害生物、霉菌及昆虫的生长。

2.4 严格遵守档案保密制度确保档案信息安全

2.4.1 在经济方面：企业机密档案直接关系到企业的权力和利益。在企业档案中有些决策文件、技术设计图纸、方案、措施、科研信息及合同、协议、会议纪要、财务报表、证照等，都不同级别的具有一定的保密性质。

2.4.2 正确处理好档案利用和保密的关系，为企业领导决策、经营、建设等各项工作服务。

①在档案的利用中，档案管理者严格执行档案利用制度，严格区分一般档案、机密档案、法律性质档案的借阅手续，要求利用者根据利用内容填写不同的档案利用审批单，并经相关领导签字批准后方可借阅。有些重要档案在借阅时，档案管理者要做到眼快、脑活、嘴勤，要时刻关注利用者的动机，避免档案受损和违规利用，归还时认真检查。②对营业执照、土地证、确权性的纪要、合同等具有法律性质的档案材料，在复印后都加盖我们特制的《不准再复印的》印章。在复印件不能起凭证作用，孤本原件又不准离开档案室时，档案管理者就亲自监督利用。③为保证档案在频繁的利用中不造成损坏，要加强档案材料的编研工作，利用档案编制专题汇编、基础数据汇编等，供利用者参考利用，减少了对档案原件的磨损。④为确保档案的安全，在阅览室内安装监控设备，便于监督利用过程。⑤在办公自动化管理中，我们根据利用者的工作范围和职责，给档案利用者确定了利用权限，保证档案信息的安全。