浅谈档案信息化建设

李娟

[摘 要] 随着时代的不断进步，信息技术的飞速发展，信息化建设已经逐渐渗透到社会发展的各个层面，面对这样的形势，大力推进档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必由之路，更是提高档案管理能力和档案信息服务水平的必然选择。本文主要对档案信息化建设的相关内容进行了介绍和分析，并提出了推进档案信息化建设的一些建议。

[关键词] 档案；信息化建设；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 094

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）17- 0198- 02

1 档案信息化建设的基本内容

档案信息化不是简单地用计算机替代传统的手工作业，也不是将传统的管理方式复制到信息化平台上去，其本质上是档案工作和信息技术的结合。广义上讲，档案信息化主要是以实现包括经济、政治、社会等各领域信息融合为目的，将这些信息进行收集和整理，以实现信息的共享和信息的融合。狭义上看，档案信息的信息化只是档案内部资料的信息化，随着信息化技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更加突出。实现档案的信息化，可以为信息利用者提供更加真实的信息。另外，将先进的科学技术应用到其中，可以实现信息的共享，满足大众对信息的需求，档案信息化进程和社会的发展浑然一体。这样，档案信息的价值得到了高效的提升，同时也为信息利用者提供了更大的获得信息的平台。

2 档案信息化建设的重要性

2.1 有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，在全球信息化的推动下，迫切地要求档案管理工作也具有开放性和资源共享性。为了适应这一需求，建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息设备的应用，使档案管理工作的效率得到了全面的提升，节省了档案管理人员的时间，加快了经济建设的步伐。

2.2 能够为管理决策提供可靠的信息

对于机关事业单位来讲，地方的发展和单位所办业务都被档案真实地记录。领导班子制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，这样就可以有效避免错误决策的重复出现，更加能够为制定新决策获得灵感，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，最终优中选优，从中选择出最佳方案。档案信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低了出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

2.3 有利于为科研工作提供智能化服务

档案信息化资源时效性强，计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，使得档案信息化在快速分析方面的表现尤为突出，此外，还适合于进行综合研究，并表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，然而一旦建设完成，就可以带来巨大的效益，获得多次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务也明显提高。

3 档案信息化建设中存在的问题

3.1 对档案管理信息化的认识程度不足

档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变。同时，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。

3.2 缺乏专业的档案管理信息化人才

档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方面的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前，具备全面能力及素质的人才极度缺乏。同时，一部分档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足，不能够严格地按管理的要求来进行档案管理，使得档案信息化管理不能够有效地开展。

3.3 缺乏资金支持

档案信息化管理所需的资源及设备需要大量的资金支持，而在当前很多单位和部门都缺乏档案建设的资金来源，使用其他经费来进行建设也只能起到非常小的作用；另外，有些单位虽然有相关的经费，但是相对于档案管理信息化建设来讲，远远不能够满足档案信息化管理的要求，导致在相关设备的采购中，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准，影响了档案管理信息化建设工作的开展。

4 推进档案信息化建设的几点建议

4.1 轉变思想观念，提升档案信息化管理水平

加大培训，紧跟时代步伐，激发档案管理人员创新意识，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能。管理人员综合素质的提高，是档案管理信息化建设工作的重心，是档案管理信息化发展的前提和基础。

4.2 强化信息化硬件建设，确保信息化管理的实现

实现档案管理的信息化建设，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保信息化建设中所需要的设备和机械工具，这是实现档案管理信息化建设的基础工作。为了强化和加快档案资料的信息化建设，机关事业单位的主管部门和相关单位应该购置有助于档案信息化建设的硬件，真正地把档案管理的信息化落到实处。充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

4.3 切实做到信息安全管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等因素都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。

加强档案信息化建设，使档案事业成为应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的能力，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

主要参考文献

[1]朱萍.浅谈高职院校档案信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2013，12（4）：121-122.

[2]吴庆红.档案管理信息化建设探析[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2014，15（2）：108-110.endprint