中医院后勤档案系统信息化建设

2017-09-07蒋俊

中国管理信息化 2017年17期

蒋俊

[摘要] 后勤档案在整个中医院档案建设工作中占据着十分重要的地位，是中医院能否有效运转的基础，也是中医院后勤科学化管理的基本依据。档案信息化建设是对中医院后勤传统档案管理的彻底改变，是中医院后勤档案工作发展的必然趋势。后勤档案是中医院档案形成的一个重要组成部分，涉及方方面面，在中医院档案管理中起着非常重要的作用。近年来，随着中医院档案管理逐步完善、规范，后勤档案的管理愈显重要。本文介绍了中医院后勤档案信息化建设工作方式，讨论了后勤档案信息化建设的重要性，并提出了加快后勤档案信息化建设的四条具体措施。

[关键词] 中医院；后勤档案；信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 071

[中图分类号] G271；R197.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）17- 0158- 02

0 引言

随着信息技术的高速发展及广泛应用，为了更好地服务中医院医疗、科研及教学工作，提高后勤管理水平，为三级医院创建做准备，必须加快中医院后勤档案管理工作的信息化建设。然而由于网络技术不够成熟，致使中医院档案信息的管理工作还存在一定的隐患和不足，那么如何在网络化的大背景下，做好中医院档案信息的采集和安全管理工作就成为现代中医院重点研究和探讨的课题。

1 中医院后勤档案信息化建设的工作方式

由于信息技术发展迅速，中医院后勤档案信息化工作呈现出层层叠加、齐头并进的态势，新的技术以旧的技术为基础，进一步开发出更为强大的功能，而网络化则成为当前的主要趋势。经过项目调查，需求分析，详细设计，最终利用.NET技术，采用SQLSERVER2005数据库技术，按照中医院各科室的要求，确定功能列表，建立数据字典、系统数据E-R图、系统流程图，并确立软件设计规范，工作清单，风险清单。并对各个子系统包括办公自动化、总务管理系统、物资管理系统等做无缝接口。

2 中医院后勤档案信息化建设的重要性

后勤涉及基建、设计图纸、装修、招标、水、电、气、设备运行、布类清洗消毒、保洁、杀虫、灭鼠、医疗垃圾处理、食堂管理、绿化等多方面工作，随着时代的进步，许多工作进行了外包，这就涉及合同等其他档案的管理。因此，后勤档案具有交互性、时效性、复杂性、多样性、共享性、综合性等特点，其见证了中医院的发展历史，提高了各项医疗及科研工作效率，推动了中医院后勤工作的精细化、科学化发展。

2.1 中医院后勤档案管理的信息化建设是中医院的发展必然要求

随着中医院信息化建设的深入推进，中医院管理工作对后勤档案资源的开发及利用效率的要求也在不断提高，因此，必须积极倡导和鼓励档案管理人员树立较强的服务意识，实现被动服务向着主动服务的成功转型，增强和使用者的沟通和交流，更好地满足不同用户的信息需求，真正解决他们的实际问题。档案管理工作者还应该善于借助网络档案信息的资源优势，积极开发和拓展新的数字档案信息资源，丰富档案信息的内容和形式，为使用者提供更加全方位的信息服务。

2.2 后勤档案管理的信息化建设是更新管理及服务的需要

目前，我国中医院后勤传统档案管理及服务手段已经远远滞后于信息时代的发展步伐。后勤档案管理的信息化建设不仅有助于档案管理及服务水平的逐步改进，还有利于中医院管理工作效率的提高。由此可见，加快中医院后勤档案管理信息化建设具有十分重要的现实意义。

3 中医院后勤档案信息化建设的措施

中医院的档案管理工作必须要拥有统一的规范和标准来对其进行规范，信息的采集、存储、使用和传输等一切档案管理工作都要在这个统一的标准和规范的约束下进行有效的落实。

3.1 完善后勤档案硬件设施建设

必须将后勤档案信息化建设纳入中医院总体规划工作中，完善后勤档案基础设施的建设，全面推进计算机管理进程，不断提高中医院后勤档案部门的自动化办公水平，全面发挥档案部门的各项功能。于此同时，注重加快建立内部局域网，尽快实现后勤档案网络和办公网络的有效连接，并在中医院网上构建后勤档案信息管理系统，实现后勤不同部门向后勤档案部门的远程化归档，全面推动中医院后勤档案工作的数字化发展。

3.2 强化后勤档案信息资源建设

采用先进档案管理软件，有重点、有层次、有步骤地推动后勤档案的信息化建设。一方面，中医院后勤各部门应注重将该年度所产生的各类归档文件以后勤档案部门的相关要求为依据，录入后勤档案信息管理系统中，以减轻后勤档案部门的归档工作量，以便管理人员及时掌握工作情况，尽快实现后勤檔案信息资源的全面共享；另一方面，后勤档案部门应组织人员尽快将现存后勤档案的案卷目录转变为机检数据。遵循“纸质文件与电子文件并存”等原则，采用电子、纸质文件双轨归档制，有重点、有层次、有步骤地开展后勤档案资料的数字化处理工作。

3.3 构建后勤档案管理系统建设

必须遵循规范性、实用性及先进性原则，加快后勤档案信息资源的建库入网，将档案数据库作为中医院最为重要的资源，并纳入自动化办公总体格局中，建立全院范围内的后勤档案数据库。全面发挥网站功能，在网站上注重加强档案宣传工作及信息服务工作。利用中医院网络平台，构建后勤档案网站，并有步骤、有计划地上传开放档案目录及文件资源目录，积极上传公开化的全文档案信息，并提供查询及使用功能，以便为中医院职工提供全面、周到的服务。

3.4 为推动后勤档案信息化建设提供全面的保障措施

3.4.1 成立后勤档案管理信息化建设小组

对中医院后勤档案管理信息化建设工作进行组织和协调。明确专职档案部门，专门负责后勤档案管理工作的组织和协调，其他部门应根据自身职责，确立近期与长期工作目标，严格依据信息化建设的要求，做好信息的生成、利用、传播以及共享工作。

后勤档案管理信息化建设是一项投入庞大的工程，因此，必须加大资金投入力度，缓解信息化建设中资金缺乏、供需严重失衡等问题。只有加大对中医院后勤档案管理的资金投入，才能使中医院的信息管理得以顺利实施。

3.4.2 加强后勤档案建设的规范化及信息化

依据《档案法》等法律法规的要求，结合实际情况，推动后勤档案管理信息化建设、管理、运行及维护的规范化及科学化，此外，应注重提高管理人员的综合素质。加强管理人员的培训力度，鼓励后勤有关人员加强学习，逐步完善自身综合素质，为后勤档案管理信息化建设培养一批既精通信息技术，又熟悉档案管理的复合型人才。

4 结语

随着“数字化中医院”建设的逐步深入，中医院后勤档案信息化建设已经成为其中十分重要的组成部分之一，是借助于现代化信息技术，对后勤档案资源进行收集、处理、传输及利用，以逐步提高后勤档案的管理水平，实现后勤资源的充分共享，推动中医院后勤工作的科学化发展，以便更好地为医疗及科研工作提供服务。

主要参考文献

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