医院文书档案管理流程优化与信息化探索

朱燕虹+曹秀琴+顾静+曹峰

摘 要：医院文书档案，是反映医院行政管理、党务等活动的档案。在信息化技术的支撑下，通过文书档案管理流程再造，优化档案管理流程，实现文档存储、应用一体化管理，支持多用户同时使用，大大提高工作效率。

关键词：医院文书档案；流程优化；信息化探索

医院文书档案，是由医院办理完毕的具有一定价值的文书转化而来的，是反映医院行政管理、党务等活动的档案。各医院都建立起了统一的数字档案系统管理平台，使档案管理工作基本实现了纸质存档向电子化存档的转变，如笔者所在的单位使用《华威文档一体化管理系统》。但归档流程仍大多沿用传统模式，无法将几个部门的电脑数据快速、准确的合并及分类存储，且无法供其他部门在其电脑上查阅使用。这大大降低了数字档案系统的运行效率，已不适应医院的需求，对医院文书档案管理流程的优化势在必行。

1 医院文书档案传统归档流程的现状分析

传统归档流程对医院文书档案管理的影响表现在以下方面：

1、管理基础差。医院鲜文书档案管理人员一般是由医院办公室主任、科员兼任，他们没有经过系统的培训与学习，造成了大量利用价值不高的普发性文件的不必要归档；每年不同时期由不同的人员整理档案，所使用的分类方案、规则等都有所差别。

2、效率受制约。医院大都存在专职档案人员流动大、兼职多的情况，目前纸质档案与电子文档一一对应的管理方式，又加大了档案管理的工作量，影响了归档工作的效率。

3、利用效率低。医院通过信息化手段建立OA办公系统、电子病历管理等，有效提高医院的工作效率。然而，档案部门被排除在信息化管理平台外，没有实现文书档案的电子化及数字化管理，造成查找不便、耗时、信息沟通障碍等。

2 文书档案管理流程优化的目标

业务流程再造（Business Process Re.engineering，简称BPR），是20世纪90年代初发展起来的一种全新的管理理论。随后流程再造被引入医院，运用现代人文手段，通过建立流畅的服务链，对医院内所有的工作流程及医院外的沟通流程加以改造。

通过借鉴业务流程再造的理念和方法，对医院文书档案管理的流程进行再造和优化，建立符合医院管理规律、适应档案管理要求及人性化的流程。

1、电子文件和数字化文件相挂接。计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件是存储于磁盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以TIF、JPG等图片格式存储于电脑之中而形成的。医院文书档案整理的最终目的是为了便于今后的查找、应用，那么与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，这样，就可以简化医院文书档案的管理流程，提高医院文书档案的整理效率。

2、实现文档存储、应用一体化管理。对部门进行文档一体化管理，采取随办随归方式，档案部门加强电子文件的归档工作，保证数字档案系统完整、高效、规范运作。支持多用户同时使用，方便多人同时查阅文书档案，提高医院文书档案的利用效率。

3、辅以信息化技术的支撑，逐步实现文书档案的数字化管理。提高医院文书档案的管理性及使用性，减轻医院人力资源成本和存储成本，减少重复劳动，降低手工录入的差错性，产生良好的经济效益和社会效益。

3 文书档案管理流程优化的设计

1、定义归档流程执行角色。在数字档案系统管理平台中，归档流程执行角色为医院档案部门。

2、确定核心业务流程。文书档案管理的核心业务是归档业务，即从收文到归档完毕这一核心过程。针对医院数字档案系统要求，设计思路为：一、将收到的文件生成电子传阅单与归档索引单、数字化处理文档；二、提交领导批示；三、由领导授权相关人员传阅、处理；四、相关部门负责人传阅、处理后提交；五、档案部门完善索引条目、标识作废文档、备份、归档。简单地说即：收文—生成传阅单—领导批示—相关人员传阅—归档。

3、健全、支撑业务流程。为确保核心业务流程高效运行，还需界定档案管理部门的协调、指导职能。负责检查归档文件是否组卷规范、合理，符合标准要求，考核档案归档率、完整率与准确率。

4 文书档案管理流程优化的执行

新旧流程的转换，必将涉及组织、人力等变化，档案部门要加强与各部门、各角色的有效沟通，通过培训指导，保证文书檔案管理流程优化的顺畅运作。

1、首先，要与医院领导达成共识。一是要提高医院领导对流程优化的意识和认同；二是让院领导参与到流程优化和管理中，赋予其流程责任人职责。与此同时，档案部门要通过文书档案管理流程的优化，将档案管理工作完全放在各部门的直接监督下进行，在入库管理、查询利用、原文电子化等方面提高服务效率和服务质量，提升档案工作水平。

2、其次，部门需要积极参与。文书档案管理流程的优化无疑是对几十年来传统归档意识和思维方式的挑战。在执行过程中，可把目标、责任落实到流程的每一个环节，强调各部门的连带责任，从而形成对事负责的全流程意识，让档案资源在内部转移过程中实现良好控制。

3、最后，档案管理员要及时指导协调。作为文书档案管理流程优化的主要执行者，档案管理员需要做到：对相关部门人员进行培训，确保部门执行人员能够理解流程设计的目的、各环节如何操作；执行过程中出现不畅环节，要及时协调解决；及时收集流程优化过程中存在的问题，寻找解决方法；加快工作节奏，掌握归档进度，及时适应新变化。endprint