劳动就业培训档案管理之我见

吕凯

随着单位结构的不断调整，劳动就业培训档案也逐步迈向一个全新的发展阶段，相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为劳动就业培训所服务，已经成为劳动就业培训档案工作的核心任务。

1 劳动就业培训档案管理的重要性

劳动就业培训档案在一个单位的发展中占有举足轻重的地位，而档案的管理又是劳动就业培训管理工作中的重要环节，它直接关系到各项工作的实施开展、稳步推进。所谓劳动就业培训档案就是指就业再就业培训、创业培训活动的最原始记录、就业统计信息工作等。它不仅真实的反应了实际再就业的发展情况，而且还涵盖了大量的数据和个人信息，进而指导就业服务机构的促进就业和失业保险工作的开展。这就要求必须以信息化为基础，加快建设和完善劳动就业培训档案管理工作，使其更好地落实上级有关文件精神和工作部署，全面开展就业服务，推动本地区劳动就业和社会保障事业发展。

2 我国目前劳动就业培训档案管理中存在的主要问题

（一）劳动就业培训的档案管理重视程度不高

很多劳动就业培训的单位对档案的管理认识不到位，认为只是文字类的工作，和就业率比起来简直是微不足道，更没有把档案信息化納入整体规划当中。由于各级重视程度不一，导致在档案管理方面投入甚少，人力、物力投入不足，发展滞后，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后等情况。而由于缺乏完整的档案材料，使得在统计、整理再就业培训档案、失业人员档案时，难免有遗忘、漏错的现象。

（二）档案管理工作没有专人负责、层次不齐

很多劳动就业培训的单位档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个单位发展的重要性及长远性。另外，有部分单位根本没有设立独立档案管理部门，如仓库、储藏室等一些地点存放。人员方面，档案管理人员大多数由办公室勤杂人员兼任，专业程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。

（三）专业性较为薄弱

有的档案员只会立卷归档，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。另外，档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理的质量一直上不去。

（四）档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。

导致其发展滞后的原因主要有以下几点。

1、企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。

2、各单位虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。

3、没有充分的开发利用档案信息资源。例如，有的单位花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享，这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。

4、各单位的档案管理部门，缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了档案信息化工作的发展进程。

3 强化档案管理的措施

（一）严格规范档案管理制度

档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。

（二）深化认识，强化责任感。

深化认识。要充分认识劳动就业培训档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作，常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期检查。另外，增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况，及工作中遇到的困难，多沟通交流，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。让大家能够真正的意识到档案管理的重要性，进而支持档案管理工作，让档案管理工作真正的发挥实效。

（三）全方面地提高业务素质

1、选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，各单位要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，确保该队伍的专业性。

2、强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

3、组织观摩学习。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，定期或不定期地深入、检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

（四）进一步加强档案的信息化建设

随着信息时代的到来，现代科学技术在管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要，我国劳动培训档案管理的信息化程度也在不断加强。

信息化时代的档案工作，应以快速方便查阅，满足利用者对档案信息的使用为前提，以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足内部各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度实现档案信息共享，工作效率得到很大的提高，做到了准确快捷，使档案信息充分发挥重要性的作用，促进各项工作的稳步推进。档案现代化管理和信息化建没，也成为档案工作发展的必然趋势。

电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现，也是实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与劳动就业培训的工作进行有机相结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现大数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

4 总述

档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。涉及到社会各个领域的基础性工作，也是提供知识服务、满足现实工作中信息资源的保障。其档案信息量也日益剧增，面对浩如烟海的企业信息资源，必须通过现代化手段快速获得所需企业档案资料，以应付复杂多变的局面。自动化、数字化、网络化是现代企业档案工作的发展方向，更是社会发展的必然趋势。

劳动就业培训的档案管理工作更不能只按照自身的理解、思维和认识去收集、整理、保管档案和提供利用，必须以利用者满意为目标、以利用者的需要为原则来审视档案管理的全过程，转变服务意识，改变服务方式，以利用者为中心，借助现代信息化技术，为利用者提供智能化服务，满足利用者的个性化需求。因而企业档案工作就必须向信息化、电子化、数字化、网络化的方向发展，以跟上时代和技术进步的步伐，以提高档案管理工作效率。endprint