信息网络化时代的档案管理

谢海英

摘 要：信息时代的到来给档案管理工作带来了新的机遇，同时也面临着巨大的挑战。一方面，随着技术的不断进步，档案管理工作效率及水平也在不断提高，从原来较为传统的手工管理模式向以计算机为主体的数字化管理模式方向转型，如今又在信息时代的冲击下，从数字化管理模式向信息化管理方向转型，这是一种新机遇新跨越。另一方面，随着时代的发展，人们对档案管理工作的要求也越来越高，越来越严格，它已无法满足信息时代社会发展需求，这对档案管理事业来说，无疑是一种巨大的挑战。新时期，如何加快档案管理信息化建设，使其得以可持续发展并满足社会发展需求，成为档案管理部门棘手且必须重视的一大问题。本文围绕信息网络化时代的档案管理进行了详细阐述，分析了档案管理信息化发展的重要性及信息时代档案管理现状，并对如何改进现状提出了几点对策。

关键词：信息网络化时代；档案管理

改革开放的近些年来，中国经济发生了翻天覆地的变化，在这一大背景下各方面技术也发展迅猛，其中计算机、网络及通讯三大技术的发展最为凸显，其应用也越来越广泛，已涉及到人们生活及工作的各方各面。信息技术的快速发展及互联网的全面普及，标志着人们进入了一个崭新的时代，即信息网络时代。新时代的到来推动着社会的发展，同时对档案管理工作带来了新的机遇及挑战。档案管理工作是一项系统性工程，它看似简单却意义重大。高效率高质量的档案管理能进一步推动社会主义现代化建设，推动我国经济的发展。然而，受这样那样一些因素的影响，信息时代的档案管理工作仍存在诸多问题。面对新的发展形势，如何加快档案管理信息化建设，使其得以可持续发展并满足社会发展需求，成为档案管理部门棘手且必须重视的一大问题。下面笔者对信息网络化时代的档案管理展生了详细分析。

1 档案管理信息化发展的重要性

档案管理向信息网络化方向发展具有非常重要的现实意义，其重要性主要体现在以下几方面：其一，是促进国家档案管理信息化发展，提高其科学化水平及现代化水平的迫切需要及必然要求。如今，在经济飞速发展的带动下，计算机技术、信息技术及网络技术取得了一定的成就，并广泛应用到各行各业中。因此，我们要充分利用现有的资源及科学技术进一步推动档案管理信息网络化建设，这也是促进国家档案管理信息化发展的迫切需要。其二，是新时期档案收集整理的需要。众所周知，档案收集是档案管理工作的基础，更是档案利用的重要前提。互联网的普及使得各种档案资料与时俱进，加大了档案收集的工作量大，且内容也变得复杂多样，还是以传统的手段进行档案收集工作，那么其完整性、系统性及全面性将难以得到保证。其三，是更好为社会服务，提供社会共享资源的迫切需要。随着时代的发展，人们对档案信息也呈现出综合性、高层次的利用倾向。而信息网络时代就能满足人们这一需求，它使资源服务更加整体化及网络化，使各档案馆之间的信息资料互通互补，实现了档案资源的共建及共享。所以说，其是更好为社会服务，提供社会共享资源的迫切需要。其四，是规范档案管理事业发展及提高管理工作效率的需要。在传统手工档案管理时代，资料主要以纸质形式为主，再加上落后的管理方式及具大的工作量，使得档案资料频频出现破损、丢失等现状，资料的完整及安全性无法保障。信息时代的到来，改革了档案管理的模式及内容，不仅解决了档案资料安全问题，同时大大减轻了工作人员的负担提升了管理的工作效率，使档案管理工作走向规范化管理轨道，促进其可持续发展。

2 信息网络时代档案管理现状

档案管理向信息网络化方向发展是档案管理事业受信息时代影响的必然发展趋势，然而其目前的发展现状却不容乐观，存在许多问题。其一，档案管理人员综合素质低，业务水平不高。由于档案管理机构不重视档案管理工作，聘请管理人员时门槛较低，且不愿意在员工培训上多下功能。档案管理队伍中，要么是只懂专业管理知识不懂现代先进技术的老员工，要么是毫无管理经验略懂计算機技术及信息技术的青年员工。复合人才的缺乏，严重制约了档案管理事业的发展脚步。其二，管理软件难以满足档案管理发展需求，缺乏通用性。由于各单位使用的计算机型号及规格不同，这就会出现软件无法兼容的现象，软件不兼容就意味着无法实现档案资源共享，那么将在一定程度上影响档案管理工作的顺利开展。其三，档案管理工作缺乏标准化及规范化。档案信息系统与网络建设存在着较大的差距，规范性、服务性及共享性较差，影响其发展。另外，相关部门仍未构建统一的档案信息化管理标准，也是档案管理工作标准化及规范化不高的一大原因。除此之外，档案管理相关法律法规不完善，资料安全及保密性待加强也是当前档案管理工作的一大现状。

3 改进信息网络时代档案管理工作的对策

3.1 加强档案管理队伍建设，提高工作质量

档案管理人员的素质及业务水平直接影响着档案管理的工作质量，为此要加强档案管理队伍建设，从源头上把好质量关。首先，重视档案管理工作，制定严格的入岗聘请制度。新时期的档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要熟悉并掌握一定的计算机、数据管理及信息技术，同时应具备一定的创新及资源开发能力。其次，加大人才的培养及培训力度。人才是第一生产力，档案管理部门要多鼓励管理人员参加相关管理知识讲座及先进技术学习与培训等活动，通过学习新知识、新技术提高管理队伍的综合素质及专业水平，从而提高档案管理的工作质量。

3.2 加强信息化建设，实现软件兼容

档案信息化管理的初衷就是为了实现资源共享，为了更好的为社会服务。只有加强信息化建设实现软件兼容，才能真正体现档案管理的价值。首先，创新档案管理模式，引进先进信息技术，实现资源自动化处理，提高档案信息检索效率。利用新技术及新系统，对软件进行编程，丰富档案信息的表现形式，实现软件兼容。其次，充分利用互联网及技算机资源，使档案信息实现跨空间、无障碍的共享。这样不仅使档案信息海量存储得以实现，还保障了信息资源的安全。

3.3 完善档案管理相关法律法规，健全规章制度

完善档案管理相关法律法规、健全规章制度，是促进档案信息化建设的重要前提，也是保障其安全性及保密性的关键。完善法律法规使得信息化管理工作有法可依，健全规章制度，使管理人员有章可循，规范操作。例如，建立统一的档案信息化管理标准体系，提高档案管理工作的标准化及规范化；制定明确的岗位责任及分工制度，各司其职，使每项工作真正落实到位；建立健全档案信息安全保障体系，进一步加强档案管理的安全性及保密性。除此之外，加强信息资源数据库建设，安排专业的技术人员维护、管理数据库，确保档案信息化管理有序开展，实现可持续发展。

参考文献

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