信息化时代提升档案管理的途径研究

祁明霞

摘 要：档案管理工作对于各项工作开展的重要性不言而喻，只有提高了档案管理效率和质量，才能给各项工作的开展提供重要的支撑。随着信息化技术在档案管理中的广泛应用，档案管理的工作模式也发生了极大程度的改变。本文重点分析了信息化时代中，档案管理工作面临的种种困境，并且就提高档案管理的质量提出了自己的看法。

关键词：信息化时代；档案管理；质量

随着网络技术的迅猛发展，信息化技术在各行各业中得到广泛应用，这也意味着信息时代的真正到来。自古以来档案管理都是十分复杂的工作，工作任务繁重，工作量大，信息化技术极大程度地改变了档案管理现状，为档案管理人员减负。但是我国的档案管理工作中应用信息化技术的时间并不长，还存在着许多不足需要改进。

1 信息化时代档案管理的概述

1.1 档案管理的概念

信息化时代中的档案管理指的是在档案部门统一指导下，各地方档案管理机构利用信息化技术开展档案管理工作，包括档案资料的收集、整理、归类以及开发利用。信息化时代的档案管理实质上是将传统的纸质化管理转变为电子化管理，提高档案管理的质量与效率。信息化技术的广泛应用，改变了传统的纸质化管理模式，这也意味着原先的档案管理方法和技术也需要发生转变，以更好地迎合时代发展的需求。

1.2 档案管理的重要性

传统的档案管理以纸质化档案为主体，工作量很大，管理任务很复杂，极大程度降低了管理的质量和效率。并且相比于电子档案，纸质化档案的管理成本比较高，为了使档案资料得到妥善保管，档案馆需要投入很多的人力、物力。除此以外，纸质档案数量很多，不方便用户查询。采用信息化技术开展档案管理工作，不仅可以简化档案的管理程序，提高档案的安全性，同时也为档案管理机构节约更多的财力、人力，更好地为用户提供服务。信息化技术可以将海量的档案数据都存在在数据库中，方便用户查询，同时也可以更好地实现部门之间档案资源的共享。

2 信息化时代档案管理面临的难题

2.1 管理软件通用性差

管理软件通用性较差是阻碍档案管理质量提升的重要原因。信息化技术在档案管理事业中的广泛应用，确实提高了档案管理的质量。但是随着管理软件数量和种类的增多，不同企业、政府采用的软件种类不同，影响了档案信息的互通。比如不同版本的软件生成的数据模式不同，影响了数据的共享，不利于档案管理。

2.2 缺乏统一的管理标准

档案管理最终目的是实现档案资源的互通共享，只有建立统一的管理标准，才能促进不同部门档案资源的互通，同时保证档案资源的安全性。但是从目前我国档案管理现状来看，各部门的档案管理工作缺乏统一的标准，信息系统和信息技术没有统一的规范。除此以外，针对信息化时代的档案管理缺乏统一的编制标准，很多细节部分缺少规范，影响了管理质量。

2.3 无法保障档案安全性

电子档案通常需要使用者登录自己的用户名和密码，这是对档案安全性的一种保障。但是如果密码被泄露，档案系统很容易遭到不法分子的入侵，篡改系统内的档案资，直接威胁到档案的安全。很多储存档案的电脑都已经联网，在使用的时候可能会造成网络病毒的入侵，造成系统瘫痪，给档案管理部门带来经济损失。

2.4 档案管理人员素质偏低

信息化时代的档案管理要求管理人员既具备档案管理的专业知识，同时也应掌握信息化技术，能够熟练操作计算机。但是从现状来看，很少有人能同时具备以上多种技能，在实践中也会因为综合素质偏低引发各种问题。

3 提高档案管理质量的途径

3.1 提高软件的兼容性

为了提高档案管理质量，实现不同部门之间档案资源的互通共享，管理人员应充分利用信息化技术开展档案管理工作，充分发挥出信息化技术的重要价值。根据不同类型的档案资料，管理人员应当采用不同的管理软件，实现软件之间的互通性。通过扫描技术、ERP系统等将纸质化的档案数据变为电子数据和图片档案，将这些信息资料录入到数据库中，实现数据保存与共享。

3.2 建立统一的管理标准

建立统一的管理标准可以提高档案的管理质量，对档案管理事业发生具有重要意义。在信息化时代中，有必要建立起统一的管理标准，对档案管理的各个环节做出细化规定，规范档案管理每个环节。除此以外，应明确每个管理环节的负责部门和人员，将管理质量与员工的绩效考核挂钩，督促员工遵守该项标准。

3.3 提高档案的安全性

信息化时代中，档案资源是信息资源的重要组成，对社会经济发展起到不可替代的作用，因此在提高管理质量，实现档案共享的同時还应当保证档案的安全。作为管理人员 应当转变传统的档案管理理念，提升安全管理的意识，有效采取各种方式避免不法分子入侵档案系统。其次管理部门做好用户信息的认证，每个用户在登录之前都必须进行密码认证，保证使用过程的安全性。最后在每台联网电脑中都安装杀毒软件，以免网络病毒的入侵，造成信息资源的外露。档案部门应当安全专门的人员负责网络监控，及时发现网络中的安全隐患，最好内网电脑与外网电脑的分隔。

3.4 加强对管理人员素质培养

信息化时代的档案管理工作对管理人员的素质提出了很高的要求，做好人员的培训工作并不容易。对于管理机构来说，应当加强对管理人员专业知识和信息化技术的培训，建立起专业技术过硬、综合素质较高的管理队伍，为档案管理工作提供人才支撑。作为管理工作者也应当认识到素质对于档案管理工作的重要性，乐于利用业余时间学习许多新的档案管理技术，掌握最新的网络知识，提高自己的实践能力。

4 结束语

综上所述，档案管理工作对于经济社会发展起到重要的帮助，为政府、企业的各项决策都提供重要的数据参考。档案管理是档案部门工作的重中之重，在信息化时代档案管理的工作方式出现了很大转变，档案管理的质量也有很大程度的提升，但同样也面临着许多的问题。档案管理工作者应当转变管理理念，加强对自身素质的培养，充分利用信息化技术手段开展档案管理工作，从而提高管理质量。

参考文献

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[2].李沁玲.信息时代档案管理工作面临的问题分析[J].信息化建设，2016（10）.endprint