档案管理中存在的问题及对策

杨胜利

摘 要：随着近年来我国社会经济的发展，如何采用先进的管理模式提升档案管理效率成为了当前档案管理人员着力解决的问题。伴随着信息技术的进步，在引进计算机技术建立信息化档案管理模式的同时我们也要看到我国当前档案管理行业中存在的主要问题，只有在立足解决实际限制性问题的基础上建立健全信息化档案管理体系才能提升其信息共享力，从而促进我国档案管理水平的进步。鉴于此，本文就我国当前档案管理中存在的主要问题展开分析，并提出相应思路，以供广大同行借鉴。

关键词：档案管理；主要问题；控制对策

1 档案管理的社会意义

档案管理作为社会文化体系体系的重要组成部分，对社会主义文化建设有着重要的影响。档案不仅是社会发展的历史记录，也是社会文化的发展史，档案管理人员往往搜集各方面反应社会文化的文献资料来印证社会的发展历程，反映社会文化的变化。文化学者或是历史学者对历史文化档案情有独钟，学者们为了课题研究的一般要查询大量的历史文化资料，而档案馆或是其他档案机构所收集的各种档案就成为了学者们进行研究的重要参考。当然不局限于此，在城市化建设的过程中，各种工程项目的开展也离不开档案信息数据的支撑，无论是文物古迹的保护，还是城市公园绿地的建设都需要以原有的城市档案信息作为参考进行工程决策，既要满足城镇化基础设施建设的需要，也要保护城市原有的文化遗迹，让历史文化有效传承下去。由此可见，档案信息对现代社会发展和文化研究有着重要的意义，所以着力解决我国当前档案管理中存在的主要问题刻不容缓。

2 当前我国档案管理中存在的主要问题

（一）管理模式的局限性

自我国进行社会主义文化体系建设以来，政府就将档案管理体系建设列为了重点建设项目，并根据社会发展情况出台了一系列档案管理办法，并逐步推动档案管理体制和组织模式进行现代化转型。但是受到经济发展水平和科学技术的限制，这些西方管理理念和管理方法的引入虽然推动了我国档案管理水平的进步，但不符合我国的档案管理现状，不能适应档案资源管理和信息化档案管理体系建设的需要。同时我国大部分档案馆以行政管理和制度管理作为主要的管理手段和管理原则，这种管理形式限制了档案馆管理效率的提升，不能形成高效率的管理体系来提升管理效率，所以在新的社会发展阶段，为了迎合社会发展趋势就需要优化档案馆的组织结构和管理制度，提升其管理效率。

（二）资金的匮乏

加快经济建设，促进经济可持续发展是当前的社会主流，也是政府进行社会公众服务的首要前提。档案馆作为社会历史文献及历史资料保存的重要文化机构，对社会经济建设和经济发展有着重要的指导意义，现代化城市建设的重要参考依据。但是近年来我国很多公众档案馆遭遇较大的问题是经费短缺，资金捉襟见肘，不能满足自身资源体系建设的需求。据不完全统计，近年来，众多的历史文献和社会性公众数据的保存成本逐渐上涨，很多档案馆由于资金的缺乏难以对一些社会性的公众数据进行保存，造成很多具有重要社会及历史文化价值的信息数据无法传承下去。同时以政府为主体对区域内档案馆的资金帮扶有限，不能从根本上解决其资金问题，导致很多档案馆难以这场运转，不能及时地的保存和收集各种档案信息。

（三）信息化管理体系建设不够完善

信息化建设不够完善是当前我国档案馆管理中存在的主要问题。一方面是由于资金的缺乏，档案馆无法根据自身的管理模式和发展现状引进计算机技术，建立信息化管理体系，提升服务效率。另外一方面，我国当前大部分档案馆进行还采用传统模式，主要依靠人工对各种档案信息进行分类和整理，这也严重限制了档案信息管理效率的提升。同时档案馆面对庞大的档案信息数据，无法有效引进计算机技术，建立专业的信息数据库，对各种档案信息进行数据化保存，也无法根据社会现代化建设的需要，建立特色化数据库，为社会各领域提供档案信息数据支撑，这些都导致现阶段档案馆的信息化服务效率较低，无法将档案信息数据进行广泛的信息数据共享，满足社会各领域信息查询的需要。

3 针对我国档案管理中存在问题的控制策略

（一）调整内部组织架构

针对当前我国档案管理中管理模式限制，就要采用先进的管理方法和管理理念，调整内部组织架构，优化管理模式，通过有效的调整人员组成和管理机制来提升档案管理效率。这就要求在新阶段的档案管理过程中档案管理人员要转变思想，优化内部组织结构，将创新的管理理念和创新性的工作方法融入到管理工作当中，结合档案馆的发展模式，创新管理理念，引入信息化管理系统，根据社会各领域的发展需求，建立高效率的档案管理服务机制。同时档案管理人员也要针对不同种类的档案，按照信息化体建设的需求分门别类的进行整理，既要满足社会各领域信息档案查询的需要，也要保证档案信息能够有效的保存下去，满足现代化建设的需求。

（二）议以政府为主体加大档案管理资金投入

这对档案管理部门资金短缺的现状，这里要求以政府为主体，要加强对档案管理部门的资金投入。要能根据档案馆的管理模式和发展情况划拨专项资金，能够让档案馆在专项资金的支撑下，不断健全自身的管理体系，提升自身管理效率。同时以政府为主体的专项资金投入要根据区域档案馆的发展建设，形成长期的资金补助制机制，要能够结合不同的发展时间，不同的发展规划为档案馆的发展建设制定财政资金战略，既要满足档案馆以社会为主体进行档案资料信息搜集的需求，也要让档案馆能够在资金的支撑下不断引进先进的管理技术和先进管理系统，提升管理效率，促进其服务质量的提升。

（三）建立健全档案信息管理体系

针对档案馆信息化管理体系建设的不完全，这就要求档案馆现代化建设要以信息技术为中心，通过引进信息技术来完善自身的管理体系建设，然后结合计算机系统对各种档案信息分门别类的进行管理和保存，能够依据用户需求客观准确地提供各种档案信息。同时档案馆的信息化建设要以信息数据库和信息移动客户端建设为基础，结合移动互联网技术建立自身的特色数据库，将各种档案信息进行数字化保存，能够对保存的数据进行备份和整理，以此形成长期性的档案信息保存机制。移动客户端的建立要求档案馆要与社会档案信息使用者相挂钩，能够建立有效的联系机制，运用移动互联网技术建立移动客户端来满足用户随时随地档案信息查询的需要，并能够根据用户的档案信息需求将移动信息客户端和数据库进行端口对接，让用户方便快捷地查询到档案信息。

4 结语

要想推进我国档案行业管理效率的提升就要坚持创新性发展原则，对各种限制性因素进行有效控制，要依靠健全管理体系和管理模式，将先进的管理思想运用到档案管理当中，增大資金投入，有效的搜集和保存各种档案信息数据，引进计算机技术，建设信息管理体系，以此来提升档案管理效率和服务质量。

参考文献

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