浅析大数据时代档案管理工作的变革

摘 要：信息技术的发展推动着社会的变革，大数据时代的到来冲击着我国各个行业的发展和各项工作的开展。对于档案管理工作而言，需要充分认知当前的形势，制定出适应变革的策略才能够适应新时期的发展要求。本文从资源、服务和安全三方面分析了档案管理工作内容的变化情况，进而提出与之相对应的变革方法，最终通过展望未来引导人们进一步深入认知档案管理工作，为我国相关领域发展提供了可借鉴的思想和策略。

关键词：大数据；档案管理；变革

信息技术的快速发展为社会的变革带动了推动力，也为社会各个行业发展带来了便利性，如短时间内获取海量化信息、传递和接受信息的便捷性等，这种大数据时代影响着诸多行业发展，其中对档案管理工作也会形成较大的影响力。因此，该行业内传统的工作思想和方法已经无法适应新时期的要求，探究该项工作的时代化变革具有一定的意义。

1 大数据时代档案管理工作内容的变化

档案管理工作作为一项业务性工作，往往受到社会发展趋势、外部资源等多方面因素的变化。大数据时代到来对档案管理工作内容形成一定的影响力，该项工作内容在以下几方面均发生一定的变化。

其一，资源体系方面。从档案管理工作的性质角度而言，过去该项工作局限于一定范围之内，如企事业单位的档案工作限制于该单位范围之内，导致了该项工作资源体系较为僵化。而现阶段，伴随着网络技术的快速发展，档案管理工作逐渐由封闭性转变成为开放性，而且大量数据资源以及不同类型资源的出现使得该项工作内容逐渐丰富化；

其二，服务体系方面。从传统档案管理工作的服务体系而言，服务对象主要集中于企事业单位，服务态度较为被动，服务方式为档案用户自主到当地档案馆进行办理。伴随着社会发展趋势的变化，网络技术的发展使得传统服务体系有所改变，服务对象范围有所扩大，服务态度方面较为主动，充分利用现代化设备提供各项业务，服务方式为智能化推送模式，形成线上线下“双向式”地服务体系。

其三，安全保障方面。由于传统档案管理工作服务地点、形式等较为封闭，在安全保障方面工作任务较小，而大数据时代以来推动该项工作不断开放，依托于互联网技术的新时代不可避免地容易受到信息技术不安全性因素的影响。因此，安全保障工作是全新的变化。

2 大数据时代档案管理工作变革的方法

（一）重新构建档案资源体系

档案管理工作是复杂性程度较高的工作，资源是该项工作开展的基础。面对大数据时代到来之后海量化以及多类型信息的对工作的冲击，构建资源体系是变革的具体方法。其一，拓宽资源的搜集门类。纸质性档案资料是传统的资源，现代化社会下电子类的资源逐渐取代传统资源形式，如光盘、影视和图像资料等，都应成为工作中的主要资源；其二，建立多元工作主体。单一地档案部门面对新时期工作中巨大的任务量，可能会增大工作部门的压力。善于与相关工作人员的合作在一定程度上能够减小工作量，也能够提高工作效率。如档案整理工作部门、广大社会组织和机构、现代化的信息储备等；其三，改变资源搜集形式。大数据时代使得该项工作的形式发生了变化，只有主动性地在网络中搜集资源，及时归档整理才能够适应新时期的需要；其四，合理性整理资源。由于档案管理工作面对大量的数据和资源，不同类型的数据可依据于类别、时间等方面加以整理。

（二）创新服务形式，提高服务质量

档案管理工作的主要任务在于整理各种资源以挖掘数据和资料内在的价值。大数据时代到来之后，来自于不同途径的资源使得工作内容逐渐多样化和丰富化。因此，只有创新服务形式才能够紧跟时代发展步伐。其一，转变服务的基本理念，线上管理工作的开展要求档案工作部门人员应调查用户的需求，由此以提高推出个性化和职能化的服务，利用线上便捷通道为广大用户提供服务；其二，依据信息化发展的新趋势拓宽服务形式。档案管理工作可借鉴于当前的新型信息化媒介，如微信、微博、云服务等以拓宽服务形式。目前，我国一些地区的档案管理工作借助于多媒介构建出特色性形式，如“上海大学档案馆、厦门档案”等。云服务等均为新趋势之下搭建的新型服务类平台。

（三）搭建多样化的档案安全保护体系

要想保障新形势下档案管理工作的安全性，搭建保护性体系是必不可少的环节。其一，建立物理性防护。即各个地区、事业单位、企业等内部制定出安全保障性制度，以为安全保护体系的制定指明方向；其二，强化人防战略。面对新形势下对档案管理工作提出的新问题，不断引入和培养大量专业性人才和队伍是根本方法之一，只有强化人才资源的力量才能够为保障安全工作提供不懈动力；其三，引入先进技术，加大技术防御。大数据时代下只有引入保密防护、数据储备等先进技术，保障数据和资料的安全性，同时做好数据的备份能够防患于未然，因此，立足于技术层面加大档案管理工作的安全性。

3 大数据时代档案管理工作变革的发展展望

大数据时代不仅为档案管理工作提供了行业发展的丰富资源、先进技术和平台，而且也对该项工作提出了新的要求。一方面，我国政府以及档案管理部門应加大关注力度，从政策和制度方面给予支持和指导；另一方面，档案管理部门应充分认知当前的新形势，在思想方面做出充分性地准备，将转变思想作为首要方面，充分利用政府的各项政策，制定适合于本单位以及工作的制度，从资源、服务和安全等方面制定出发展策略，从过渡性变革入手逐步实现全面性地变革，最终适应当前大数据时代的发展。

总之，本文主要研究档案管理工作的现代化发展和变革情况，立足于现代化社会发展的新趋势，大数据时代下工作内容和方法均发生了变化，充分认知当前变化的方方面面，才能够制定出合理性地变革策略和方法，由此以提高档案管理工作的时代性和安全性。作为一项负责程度较高的工作，不仅需要档案部门人员的积极参与，还需要调动其他相关领域的人员，使得工作的范围和体系不断扩大，最终形成新时期下的档案管理工作体系。

参考文献

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作者简介

韩丛笑（1990-），女，河南驻马店，本科，助理馆员，马店市疾病预防控制中心，研究方向：档案学专业。endprint