社会保障档案管理工作开展研究

杨杰

摘 要：社会保障工作的主要目的是保障国内的每个公民都有生存下去的能力，保障他们的生活水平越来越高。相关人员将每次针对社会保障工作展开的调研分析报告以及社会群体参与社会保障工作所提供的所有个人资料整理出来，形成档案存在档案室里，这为后来相关的社会保障工作开展提供了有价值的参考意见和建议，使社会保障工作目标得以实现。所以加强社会保障档案管理工作十分有必要。在实际的档案管理中是存在一些问题的，相关人员必须重视起来，并为社会保障档案管理工作的开展扫清障碍。

关键词：社会保障；档案管理；工作开展问题；解决措施

具体的社会保障档案按照工作不同可分为很多种，比如劳动者就业方面的档案，劳动者权益维护方面的档案，社会保险方面的档案等，这些档案来自不同部门，管理者所做的就是对其进行分类整理、储存，使其能继续为所属部门服务。本文主要针对社会保障档案管理工作开展进行研究。

1 社会保障档案的特点

1.1 社会性强

社会保障档案因社会保障工作生成，为建设社会主义和谐社会，国家在保障社会群体生存和生活方面进行了大力投资，所以说社会保障工作项目只能越来越多，社会保障体系只能越来越健全，社会保障工作效率也会越来越高，其工作本质社会性也会体现出来[1]。

1.2 数量大

社会保障工作社会性强，所以面对的是社会所有群众，而社会保障所涉及的工作项目又多，每种项目工作流程又多，每个环节都需要参与社会保障的公民提供相关资料，而接收资料的部门还要就这一环节给出信息反馈资料，所以最后每个公民提交的所有资料多而全面，无论是电子版，还是纸质版，档案数量都是极大的。

2 社会保障档案管理工作中的问题

2.1 重视不够

社会保障档案和其他类型的档案还不一样，社会保障工作涉及的方面太多，所以档案种类很多，每种数量也很多，再加上社会保障工作内容以及工作要求等方面很有可能因国家出台的某项政策而发生改变，所以领导人员认为以往的社会保障档案是没有时效性的，实用价值是极低的。领导人员将多数资源以及精力投入到社会保障工作中去，而相关方面的档案管理工作所应有的软硬件设施却不能满足管理要求[2]。档案室的工作环境也不是很理想，甚至所有的社会保障部门也没有将档案管理当成重要工作，所以档案管理效果不是很理想。这说明领导人员对档案管理工作的重视程度有待加强。

2.2 多头管理，管理机构没有理顺

针对每个公民提交的所有资料，档案室管理人员应该予以统一整理，形成一份个人信息比较齐全的档案，然后进行统一储存，统一管理，如此下次再使用该资料时，能使用户得到的关于查找对象的信息比较全面。但是在实际中，基于社会保障工作流程，这些资料要经过很多部门审核把关，予以信息反馈，每个部门根据自己的工作性质和功能，会留下对本部门工作十分有利的资料，所以最后这些资料都被所有部门瓜分完毕，即这些资料由不同部门单独管理。这就不利于后期资料的查找与管理，使其流程变得繁琐。

2.3 缺乏专业管理标准和规范

社会保障档案管理标准和规范应随着社会保障工作的发展变革而有所更新，使其能一直适应社会保障工作，包括管理体系、管理机制以及法律方面等[3]。但在实际中，社会保障档案管理有关法律还在延续使用多年前的法律，所以其条款在作为现实的社会保障档案管理工作的参考依据时，总是存在一些漏洞，使管理效率得不到提高。另外，有些地方对档案管理标准和规范进行了更新，虽然很有地方特色，但不专业。

3 社会保障档案管理工作开展措施

3.1 加强重视，加大投入

社会保障局的相关领导必须认识到档案管理工作的真实价值，能在实际中给予档案管理工作精神和物质上的支持，并能参与档案管理制度以及管理机制的制定过程，提高档案管理人员的入职门槛，为档案室规划工作环境比较好，占地面积比较大的地方，使数量多的档案有足够的储存空间。还要定期巡查档案室，对对管理人员的管理工作进行绩效考核。只有领导人员将自己对档案管理工作的重视落实到实际中，管理人员以及各部门人员才能上行下效，为档案管理提供服务。

3.2 完善管理机制

参与档案管理的所有部门人员应清楚认识到管理权力不集中对档案管理工作的负面影响，如此，才会支持管理机制的完善，使管理权力集中起来[4]。应建立专门的档案管理部门，针对档案工作种类数量多的特点，可以将档案管理工作按照种类分给不同的管理人员，每位管理人员应对管理范围内的档案负责，及时收集公民所有资料，然后汇集整理、储存，各部门所有人员都要做好配合，及时上交资料，如果是本部門必需资料，可以进行备份，但上交的一定是原文件。

3.3 加强制度标准建设，实现规范管理

关于社会保障档案管理工作方面的法律一定要健全，使其能一直适应现实管理工作需求，能为管理工作提供理论依据。另外，针对档案管理工作的所有环节，制定有效、专业、规范护额的管理制度。使档案形成流程简单有效，在保障各部门工作质量的前提下，使档案资料在各部门停留的时间更为短暂一些，进而保障形成的档案资料更加齐全。在档案整理环节中，管理人员对所属工作项目的所有资料进行数量审核，按照流程顺序，将资料整理好。在档案储存环节中，要将整理好的档案储存到所属项目的储存空间中，并做好分类和标记，以便后期用户使用。

3.4 大胆创新，开放性的管理模式

社会保障档案管理工作是为社会公民服务的，所以还要使管理模式符合“以人为本”观念，随着社会保障档案管理工作社会性特点越来越显著，管理模式也要越来越开放，越来越符合现实工作需求。有的地方社会保障局针对退休人员的生活保障建立了专门的档案管理部门，使退休人群能接受更好的社会服务。还有的地方也对档案管理进行了大胆创新，使社会保障工作开展更加顺利，效率更高。另外，社会保障档案管理工作服务于所有群体，所以其公共性还是比较强的，那么公民以及其他企业组织完全可以给与档案信息中心建立精神和物质上的支持，以减轻政府财务方面的压力。如此，每个公民的社会保障意识也会增加。

3.5 加快信息网络化的建设

信息技术是完全可以和社会保障档案管理工作衔接在一起的，所以领导人员还要加大在信息网络化建设方面的投入，为管理人员提供相应的软硬件设施以及相关的技术培训机会，使管理人员能利用好大数据技术，推进档案管理工作的开展。建设档案管理信息网络化，可使档案管理的所有环节工作效率得到提高。在信息收集方面，每个公民在参与社会保障工作流程时，直接利用网络完成信息的提交，比如个人信息，缴费信息等，每个部门进行在线办公，对公民提交的这些信息进行处理。各部门还可以对公民提供在线预约服务，如此就在提高工作效率的同时，节省了公民时间。另外档案储存的公民所有的资料信息都可以共享给国家办公机构，如公安在调查公民户籍时，就可以通过网络调查相关信息[5]。这也在最大程度上实现了社会保障档案管理工作的实用价值。

4 结语

社会保障档案管理工作的开展，离不开领导人员的重视，也离不开管理人员的认真管理。要保证管理效率，使社会保障档案的实用价值得到实现，管理人员就要解决管理中的问题，并将以上措施落实好。

参考文献

[1]吴新华.社会保障档案管理工作之我见[J].兰台内外，2016，（04）：57.

[2]李建东.加强社会保障档案管理工作之浅见[J].黑龙江档案，2014，（03）：105.

[3]高丽华.浅谈社会保障档案管理工作[J].办公室业务，2014，（09）：95.

[4]祝青.社会保障档案管理工作中存在的问题及对策[J].山东档案，2011，（03）：18-19.

[5]尚喜春.对社会保障档案管理工作的探索[J].经营管理者，2017，（12）：44-45.endprint