信息技术在社保档案管理中的应用
2017-09-06李先兵
李先兵
摘 要:社保档案能够为社会保障体系的建设提供可靠依据,在推动社保工作顺利开展上发挥着重要的作用。在信息化时代下,社保档案管理中也要重视对信息技术的应用,将各种现代技术的优势充分发挥出来,才能有效提升社保档案管理工作效率,并保证真正体现出社保档案应有价值。本文将简述信息技术在社保档案管理中应用的意义,并分析了当前社保档案管理中的问题,最后提出了切实可行的策略。
关键词:信息技术;社保档案管理;应用
将信息技术合理应用到社保档案管理工作中,是提升社保管理规范化水平的有效手段,有利于让参保群众的个人利益得到有力维护。尤其是在我国社会经济快速发展过程中,社保覆盖范围也越来越大,享受待遇的人数也日益增多,对社保管理提出了更加严格的要求。因此我们要充分认识到社保档案管理的重要性,用好各种现代信息技术,为社保工作提供真实、准确的参考资料,避免出现重复参保与重复享受待遇的情况。
1 信息技术在社保档案管理中应用的意义
(一)有利于提升社保档案管理效率
在信息技术快速发展的背景下,在各个层次与领域得到了广泛的应用,为人们日常生活和工作提供了方面,将信息技术应用到社保档案管理之中,也有利于促进其效率不断提升。社保档案管理中应用信息技术,能够突破传统管理方式局限,让社保档案管理工作更加准确、全面和及时,同时还对社保档案管理方式进行了创新,将网络技术、数据库和多媒体技术应用到数据处理上,从而按照统一的程序处理各险种、地域和参保人员的社保档案业务数据[1]。这样各种社保业务信息得到了共享,档案管理人员业务能力也获得了提升。此外,在社保档案管理中应用信息技术,还能够让业务流程更加程序化和有序化,加强了各业务工作环节的联系,实现了社保档案管理效率的提升,并为今后的社保档案开发与利用创造了有力条件。
(二)促进社会保障体系不断完善,节省大量人力物力
社保在社会保障事业中占有重要地位,在社保业务发展过程中,业务量也越来越多。从现阶段社保工作目标来看,即对信息技术的有效应用,促进社保档案管理效率逐步提升。将信息技术应用到社保档案文件数据上,既共享了信息,还方便档案管理人员的工作,促使社会保障体系日益完善。这样人才的分配、流动才更加合理,节省了大量的人力与物力。
2 社保档案管理现状分析
当前社保档案管理还存在如下问题:一是忽视了社保档案管理工作。很多人都没有意识到社保档案管理的重要性,在开展社保工作的时候,普遍侧重于增加社保覆盖面、加强社保基金征缴及保障基本养老金按时足额发放上。而对社保档案管理则不重视,工作显得非常混乱无序,不利于发挥出社保档案管理的作用。二是社保档案管理制度不完善。在现阶段社保档案管理工作中,很多地方未真正贯彻落实国家档案管理相关规定,因为社保档案管理制度不完善,相关标准与规范也不统一,导致未合理确定归档范围。所以不仅社保文件材料收集不完善,管理方法落后,同时社保档案也经常出现丢失、涂改和损毁的情况,为社保档案管理标准化和规范化带来不利影响。三是社保档案管理人员综合素质不高,能力不强,一些社保档案管理机构不健全,未安排专业档案管理人员,大多都是身兼数职,或者临时抽调而来。且很多社保档案管理人员未通过专门的培训,无法有效提升社保档案管理工作水平。
3 信息技术在社保档案管理中应用的策略
(一)尽快转变管理理念,完善规章制度
在社保档案管理工作过程中,不仅要突破传统管理方法的局限,还要树立起新的管理思想,结合社保档案管理工作的实际情况,尽快建立起相应的法规制度,为社保业务的稳定、持续开展创造良好的条件。此外,还要在资金与行政管理等方面做好统筹兼顾,将信息技术资源优势充分发挥出来。这样才能将各种数据信息及时提供给利用者,提升社保档案管理的信息化、现代化和规范化水平。
(二)增加资金投入,夯实信息化基础
为充分发挥出信息技术在社保档案管理中的作用,需要加快各种信息化基础设施建设步伐,在资金和技术上增加资金投入,以传统档案管理为基础,不断对管理模式进行创新,打造完善的社保档案信息管理系统[2]。同时要促进社保档案管理工作的法制化与信息化发展,做好社保档案收集、整理、分类、归档、储存和利用等工作,并认真核查到位,让社保档案管理系统更加安全、有效和准确。此外,要尽快购置计算机、打印机、复印机、扫描仪和防磁柜等设备,为信息技术在社保档案管理中的应用奠定良好的基础,确保将社保档案应有的价值充分体现出来,为社保业务工作提供高效、便捷的服务。
(三)合理采用先进信息技术,提升管理效率
随着我国社保业务量进一步增加,应用信息技术管理社保档案已经势在必行,主要包括以下几个方面:一是建设电子档案数据管理中心,负责对所有归档的电子档案进行归档,同时在网站上提供有限制性、非保密电子文件查询与利用服务,让电子档案信息资源得到共享。这样做的好处是可以增加覆盖面积,不仅有着丰富的内容,同时也实现了利用率的提升。二是实行电子档案自动上传收集的方法。社保档案管理部门要高度重视电子档案收集工作,这和传统纸质档案的收集不一样,基本上在下载与上传过程中可以形成电子档案。对此需要对传统工作模式作出改变,在网页上建立电子档案自动上传工作窗口,将收集的电子档案及时在档案室服务器中进行归档。三是加强社保档案的动态管理。在形成社保档案以后,可以發挥出动态的特征,应对新材料进行补充,保证档案的连续性,将社保档案应有作用发挥出来。在人员流动过程中,社保档案也要因此进行传递,要保证档案与人的管理单位是一致的,这样才能发挥出社保档案的作用。通过这样方法,能够促使社会保障体系越来越完善,为实现人才合理流动作出贡献。四是共享社保档案信息资源的共享。要尽快对社保中心与企业所有系统的数据接口进行规范,让现行文件与社保档案管理信息资源得到共享与交换,避免初选重复输入数据的情况。这样不仅节省了大量的人力与物力,还让今后对社保档案的查阅与核对更加便利。
(四)加强培训, 提升社保档案管理人员综合素质
在社会快速发展的过程中,社会保障体系也更加完善,为保险业务的发展创造了良好的条件。随着现代信息技术的发展与应用,社保档案管理工作更加复杂,对档案管理人员提出了更加严格的要求,需要具备较高的专业素质,并掌握更多的技术技能。但是现阶段很多社保档案管理人员素质偏低,为社保档案管理工作的正常进行带来了不利影响,需要定期开展对档案管理人员的培训工作,逐步提升他们的素质与能力[3]。这样才能保证社保档案管理工作正常进行,并更好的服务于社保业务工作。对社保档案管理人员而言,也要认识到学习的重要性,积极学习新知识,掌握新技术,这样才能用好各种信息技术,实现自身素质与能力的提升。
4 结语
总之,社保档案可以如实反映出人们参加社保缴费等信息,能够为人们依法享受社保待遇提供重要依据,加强社保档案管理工作具有重要意义。因此我们要提高重视程度,充分认识到信息技术在社保档案管理中应用的意义,合理采取各种有效措施,将信息技术的作用与优势全面体现出来。通过提升社保档案管理工作水平,能够为更好的发挥出社保档案的作用奠定良好的基础。
参考文献
[1]叶长虹.信息技术在档案管理中的应用研究[J].电子测试,2016,(05):83+104.
[2]张孟瑀.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].劳动保障世界,2016,(06):55.
[3]刘希云.数字化技术在社保档案管理中的主要应用[J].现代国企研究,2015,(24):177.endprint