信息化建设环境下档案的改进方法

张红艳

摘 要：随着科技水平的不断提高，我国的信息化程度越来越高，以往的档案管理模式已经不符合时代的要求，电子档案得到了广泛的应用，档案的管理工作面临着新的挑战。面对新的机遇，档案管理部门应该转变工作的重点，深入的分析怎样将录像、录音、照片、图纸、文件等不同种类的原始记录资料经过转化之后成为可以使用的信息，同时还能高效、准确的将这些信息提供给需要的人员。本文首先分析了在档案管理工作之中实现信息化建设的必要性，接着提出了相关的改进方法，希望可以促进档案管理工作的未来发展。

关键词：信息化；档案管理；改进

随着时代的不断发展，信息技术得到了广泛的应用，各种种类的档案管理系统和专业软件被不断的研究出来并得到了广泛的应用，实现了档案管理水平的快速提升。在新的时代下，档案的管理水平面临着更严格的要求和更高的标准，因此，怎样实现档案管理的信息化建设已经成为了亟待解决的重要问题。本文首先分析了在档案管理工作之中实现信息化建设的必要性，接着从多个方面提出了相关的改进方法，希望可以促进档案管理工作的未来发展，使档案的管理工作更符合实际的需求，能够更为高效、准确的将档案信息提供给需要的人员。

1 实现档案信息化管理的必要性

个人、组织以及国家在社会之中的所有活动之中，档案是最为真实的一种原始记录，其内容包罗万千，涉及文化、历史、军事、经济、政治等多个行业。

对档案管理实现信息化的实质就是通过国家档案行政管理部门的规划和组织，基于馆藏档案，借助于所有有效、科学的信息技术途径和手段，进行档案信息资源的处置、合理的管理以及提供可供利用的相关服务，让档案信息更加符合信息化社会的需求。传统的档案工作就是借助于手工的方法，这样的方法在过去的时期内满足我国的需要，但是随着社会的不断发展，网络技术和计算机得到了快速的发展和成熟的应用，过去使用的手工方法已经难以适应快速发展的社会以及广大用户的多样化需求，档案管理的信息化建设已经成为了档案工作未来发展的趋势。对于国家信息化的建设进程来说，档案信息化是其中重要的助推力量也是十分重要的组成部分，同时也是当下社会对档案管理工作提出的要求。在信息化环境之下，档案的载体需求发生了极大的变化，由过去的纸质载体逐渐衍生出了数字化载体、网络化载体以及电子化载体，档案信息内容有了更为综合化的需求，利用档案信息内容也需要更为高效、准确的服务，档案管理实现信息化已经成为了我国对档案需求的必然和全新的形势。

2 信息化建设环境之下档案管理的改进方法

2.1 增强档案工作人员的专业素质

现代化、科学的设备是需要人来进行操作的，因此认识档案工作实现信息化的重要因素。档案管理者应该有着多元化的知识背景才可以适应新时代的要求，因此对于所有档案工作者来说，现代化知识是必须具备的基础素质，与此同时档案管理人员知识体系和档案工作队伍的构成都会受到现代化知识的影响，所以，打造一支具有现代业务知识和科学技术水平的队伍具有十分重要的作用。

首先，档案的管理人员应该具备更加多元化、综合化的知识体系，在档案管理工作之中有着大量现代科学成果的运用，因此档案工作者应该不断的进行学习才能对管理、文化以及理论的相关知识进行掌握。其次，对档案专业知识进行全面的掌握，例如档案自动化管理、目录学、文书学、档案管理学、档案学以及档案的修裱、复制、编研、检索、标引、著录等相关的基本技能与专业知识。接着，根据档案管理的发展趋势来看，档案工作人员一定要具备高层次档案信息咨询和服务、档案信息的分析以及研究、档案管理的现代化技术等三个方面的相关能力。档案管理人员应该不断的对相关知识进行学习，上级档案管理的部门应该积极、主动的创造条件，定期选取人员展开深造，还应展开离岗培训，同时还应该鼓励老的管理人员带动新的管理人员、能力强的带动能力弱的人员进行学习，实现互帮互助，打造一支复合型、综合型的梯队型人才机构和群体。

2.2 构建科学、高效的信息系统

若是想要达成档案信息化建设的目标，就一定要构建科学、高效的计算机信息系统，对文件档案进行管理，所以，档案管理部门需要做到以下几点：

第一点，对计算机环境之下的文件档案管理工作进行流程的规范和改进，使其满足档案信息管理的要求；第二点，根据文件的处理流程对档案信息化的系统软件进行功能设计；第三点，在信息系统之中应该构建健全的内部控制制度，保证档案资料的安全。使用电子档案的过程之中，特别需要对电子档案的安全问题进行考虑。由于计算机得到了广泛的应用，网络化的程度也越来越高，电子档案也涉及到了更大的范围，数量也有了更快的增加，随之而来的就是黑客的侵入和计算机病毒的攻击等问题，因此一定要实现电子档案的高度安全。第四点，保证电子档案的真实性。在现实工作之中，因为生成电子文件到归档的过程之中缺乏程序化的管理系统，不能良好的完成系统之间的相互关联，现阶段还不能实现电子文件数据归档的完整性，很多电子档案和原始纸质档案之间没有一个统一的方法进行管理；进行电子档案的储存之时也没有选用耐久的载体，导致档案的可靠性、完整性降低，从而对电子档案产生了影响，真实性减弱。

2.3 实现档案工作者信息安全素质的提高

在信息社会环境之下的档案管理工作人员，信息安全素质指的就是在网络环境之中对电子文件进行信息安全管理的能力和意识。档案信息安全对于档案管理工作具有十分关键的作用，档案管理人员提高信息安全的素质，有助于对档案管理的保护领域进行拓宽，还可以丰富档案管理学的相关知识理论；对档案信息安全管理的体系进行完善，同时还可以对档案管理事业和信息化建设的可持续、有序、健康发展起到促进作用，具有十分重要的作用。随着信息化水平的不断提高，新载体、新门类、新领域不断的涌现出来，对档案管理人员的素质也提出了更为严格的要求，与此同时，档案管理人员必须具有极强的责任感，认识到档案管理工作发展的重要性，更新观念，用管理进行服务的完善，用服务来实现管理的促进，将服务的领域进行拓宽，对服务的方式进行改革，不断的进行探索与实践，促进档案管理工作的发展。

3 结束语

基于信息化的时代环境，电子档案对于档案管理工作具有十分重要的作用，占据着极高的地位。档案管理部门应该进行观念的转变，对传统的管理模式进行改变与完善，不仅要增强档案工作人员的专业素质，还要构建科学、高效的信息系统，同时还要实现档案工作者信息安全素质的提高，只有综合的改进各个方面，才可以更好的展开档案管理工作，更够更为高效、准确的将档案信息提供给需要的人员，让档案管理工作可以更好的滿足信息时代的发展。

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