国有企业干部人事档案管理现状研究

摘 要：本文以国有企业发展背景为基础，通过分析国有企业干部人事档案管理中出现的问题，并从问题的根源入手，讨论并提出了新形势下国有企业干部人事档案管理工作的新要求，为提高国有企业的整体竞争实力与发展前景打下了良好的基础。

关键词：人力资源管理；人事档案管理

近年来，随着国家对干部人事制度改革的推进，国有企业干部人事档案管理工作越发重要，国务院国有资产监督管理委员会也对下属各中央企业进行了干部人事档案的专项审核工作。由此可见，干部人事档案管理工作，在整个人力资源管理和企业发展的过程中，发挥着极其重要和不可替代的作用。与此同时，随着专项审核工作的开展，越来越多的干部人事档案管理问题也暴露出来。如果不能有效解决这些问题，将会制约着国有企业改革的进行和深化。

1 干部人事档案管理工作的重要性

人事档案是国家组织、社会制度在人事管理的活动中，能够记录个人学习、工作、生活、贡献等信息，通常以表格、文字的形式进行记录。它是对个人的学习经历、工作经历、生活状态、个人贡献的缩写。 [1]一般来说，组织、人事部门在选拔和考察干部时经常会查阅其履历、鉴定、考核、奖惩等材料。由此可见，干部人事档案管理是一项基础性的管理工作，它为人力资源管理尤其是干部提拔和人事任免的决策提供了可靠的依据。同时，它也是个人学习工作经历最为详细和真实的概括和总结。不论是对个人还是单位，干部人事档案作为一种最完备的基础信息材料，具有十分重要的意义。

2 当前国有企业干部人事档案管理工作中出现的问题

由于对人事档案管理工作缺少重视，或者受限于档案管理人员的业务能力和管理水平，很多档案材料的基础信息出现了严重的问题。

2.1 材料信息的完整性出现问题

一份完整的干部人事档案，应当包括履历、自传、考核/考察、学历/职称/培训、政审、党团、奖励、处分、工资/任免/出国、其他等十大类的材料。但是在具体的现实工作中，“完美”的档案比例并没有很高，“缺胳膊少腿”的反而比比皆是。有些流动性较强，更换工作频率较高的员工，入职时甚至没有档案，档案信息一片空白。还有一些在人才市场代管的档案，由于个人的工作岗位与档案之间的联系越来越弱，所以档案材料缺失得也比较严重，例如年度工作考核、职称评审表等。有时甚至还出现了个人长期持有本人档案，由于疏忽大意，最后造成了档案丢失的情况。

人事档案管理工作的首要环节是对员工信息的收集，而有些企业对收集工作没有完善的制度规定，或者即使有也不按照规定严格执行。[2]加之在档案的流转过程中，个人信息的不对称以及责权表示的不明确，也导致了档案收集的不完整、不对称、不及时。[3]

2.2 材料信息的真实性出现问题

干部人事档案材料为人力资源管理和决策提供了基础信息，只有基础稳固，上层建筑才能有更大的发展空间。材料收集是基础，是基石，是重中之重。也就是说，只有档案材料真实有效，才能为科学决策提供依据和保障。一旦基础材料失真，后续的管理和决策就会失去正确的方向，对时间和资源造成重大的浪费。但是，在现阶段的材料鉴定工作中，有些单位缺少专业的档案管理人员和严格的管理方法，或者档案管理人员缺乏专业的档案鉴别和管理知识，无法准确判断档案材料的真实性，导致档案材料中出现了虚假信息，从而影响了人事档案管理工作的真实性和权威性。

一些档案的材料，比如出生年龄、曾用名等一些个人信息，不同时期的信息不同，前后矛盾，这就使得一旦需要這些信息时无法辨别真实性。[4]其中，“三龄二历一身份”（年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份）的信息不对称比较严重，急需彻查和修正。

2.3 材料信息的及时性出现问题

一是新产生的材料（例如年度考核卡、工资变动审批表、在职学习的学历学位材料、职业资格考试表等）不能及时添加到个人的人事档案当中，造成材料的缺失，无法准确为人事决策提供相关信息。

二是人事档案的转递与人员流动的速度不相符。尤其是现代社会，工作节奏日益加快，人才流动的频率和速度也日渐提高，档案转递的延误在很大程度上对人力资源管理工作造成了不利的影响。更有甚者，延误的时间过长，导致人事档案的丢失，对个人和单位都造成了极大的损失。

3 新形势下国有企业干部人事档案管理工作的新要求

3.1 提高档案信息的质量

一是提高档案信息的准确性和完整性。严格信息的审查制度，要求材料收集做到真实、完整、规范、及时。另外，可以参考国外先进的档案管理经验，在原有的十大类之外增加一些新的材料类目，使档案材料更加完整完善，以适应现代社会信息化的发展需求。例如，个人的信用记录、纳税记录、社保记录、公积金记录、健康记录等。

二是提高档案信息的时效性和动态性。对于调入或调出的人员，档案材料要跟随着调动的人员一起及时转递，可以避免人事档案和人事管理脱节，有效地防止“有档无人”或“有人无档”等现象和后续一系列问题的发生。

三是提高档案信息的指导性和针对性。随着社会的多样化发展，现代人的个性特点也越来越强越来越多样，不断向人事档案添加个性化材料，使档案材料不再千篇一律千人一面，更具指导性和针对性，这也是人事档案工作的一项新的要求。而且要尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力，使得人事档案管理工作更具前瞻性，对人力资源决策更具指导意义。

四是要提高档案信息的规范性和系统性。建立和完善相应的档案管理台账和制度，使档案管理更加规范和科学。应当建立健全的台账包括：人事档案转入记录、人事档案转出记录、人事档案借阅记录、人事档案材料添加记录等；应当建立健全的制度包括：人事档案室管理规定、人事档案管理工作人员守则、人事档案管理岗位职责、人事档案管理保密制度、人事档案材料收集鉴别制度、人事档案材料利用制度、人事档案材料转递规定、人事档案材料销毁规定等。

3.2 提高档案管理的信息化水平

现代科技日新月异，计算机已经在很多领域广泛应用。但是由于历史原因和现实局限性，很多国有企业的干部人事档案还停留在原始的纸质存放和查阅阶段。虽然数量巨大和管理混乱对档案管理信息化造成了很多困难，但是这种落后的管理现状也对信息化提出了迫切的需求。尽快建立起人事档案管理数据库，实现人事档案管理的信息化和自动化，不仅有利于提高人事档案管理的工作效率，也能减少对纸质档案的损耗，延长人事档案的保存时间和使用寿命，从而使得人事档案管理工作更加顺应时代发展的要求。

3.3 提高档案信息的资源利用率

首先，目前国有企业干部人事档案管理还停留在传统的“重保密轻利用”的阶段，不论是单纯地档案保管还是被动地提供查阅，都在很大程度上限制了人事档案的应用价值。只有打破这种封闭或者半封闭的档案管理模式，在不泄密的前提下尽量实现资源共享，才能开创新的信息利用模式和方向，提高档案信息的利用率。

其次，现代社会的竞争，归根到底是人才的竞争，尤其是高级人才的竞争。人事档案管理工作如果能对高级人才实行跟踪性管理，将会大大提高人才利用的合理性和企业的社会竞争力。

4 结束语

如何有效解决目前在国有企业干部人事档案管理工作中出现的问题，使其能够适应现阶段的社会发展和改革需要？这就要求档案管理人员不断提高自身素质，完善业务能力，提升管理水平，加大管理力度，促使国有企业干部人事档案管理尽快由传统的管理模式向现代化转变。

参考文献

[1]宋欢，当前我国人事档案管理发展方向的探索，内蒙古医科大学学报[J]，2016.6

[2]周丽丽，国有改制企业人事档案管理现状及对策下，才智[J]，2013.8

[3]刘群，国企人事档案管理工作浅析，黑龙江档案[J]，2015.5

[4]刘阳，国有企业人事档案管理工作浅析，绿色科技[J]，2013.12

作者简介

奚陈莲（1983-），女，江苏常州人，经济师，主要从事人力资源管理工作。endprint