提高档案管理的科技水平

赵云美

过去几十年来，我们一直沿用传统的档案管理方式，即内容分类、装本、上架，再根据需要的内容来查找所需的档案。在很长时间里，这种档案管理方式，被认为是行之有效的一种管理方式，也是许多档案管理部门和信息储存部门管理档案的主要方式。但在信息爆炸式增长的今天，如果依旧把分类管理当作档案管理的主要方法，势必会产生一些漏洞。随着时代的发展，一份档案所涵盖的信息日趋多元化，这就为准确地为其分类带来一定的难度。由于每个人的主观意识不同，这就对“类”的划分造成了难度，也为检索带来一定的麻烦，将主观因素作为分类的标准，而忽略了其不稳定性的特征，就很容易出现找不到档案或者分类不明确的现象。 其次，由于分类和装本的工作人员的不同一性，检索时极容易造成误解，为档案管理工作带来不必要的麻烦。

档案管理工作手续繁多、工作量又大，为了保证档案管理工作的科学有序进行，务必提高管理工作者的专业能力和管理水平，这就要求我们提高档案管理的科技水平。

在上个世纪七十年代中期，一些发达国家就已经采用了以电子计算机为主的办公自动化综合技术，利用电子计算机对档案信息进行快速有效的处理和储存，通过网络分享等技术实现档案资料的快速共享。这项技术的成熟对档案管理的改革有极大的推动作用。此时，档案管理工作队伍发生了极大的变化，需要所有工作人员解放思想，学习新的知识和技术，以便自从的操作新系统。

进入二十一世纪以来，我国经济高速发展，科学技术更是以前所未有的速度在进步。档案管理的工作量越来越大，传统的管理方法已经不适应新环境带来的挑战，为了能够不断提高档案管理的工作效率和水平，迫切要求我们提高档案管理的科技化水平。新世纪以来，电子计算机在各个领域都得到了长足发展，伴随互联网的普及，电子计算机早已改变了人们的生产和生活方式。在档案管理的工作当中，为了提高工作效率，电子计算机技术也得到了广泛应用。

提高档案管理的科学化水平是社会主义各项事务发展的必要条件。新世纪以来，社会的主体早已变成了和谐和发展，各国之间的竞争变成经济实力的竞争和文化软实力的竞争。在这种情势下，科学的档案管理师必不可少的。通过科学的档案管理手段，有助于我们更简洁高效的了解国内外形式。同时，我们能够快速、准确地提供档案信息，为我国制定发展目标提供了可靠的依据。我国特色社会主义建设事业发展的如火如荼，档案类型急剧增长，提高档案管理的科技化水平，能够准确的讲所需的信息快速传达，为我国其他事业的发展，提供可靠的保障。

提高档案管理的科技水平，是保证档案管理工作长期稳定发展的必经之路，其有效措施包括：第一，建立科学档案管理机制，为每一位档案管理工作者树立先进的管理理念。我们都知道，革命的实行需要思想理论作为依据，档案管理的变革也是一样，没有树立先进的思想，变革最终不会彻底。首先应该建立起符合各单位各部门实际情况的档案管理机制，再对各工作人员开展有针对性的培训，从制度和思想方面入手，双管齐下，为档案管理的科技化提供制度保障和人员保障。

第二，有针对性的提高档案管理者的素质水平。从事档案管理的工作人员是一切新型管理制度的承载者和实现者，档案管理工作者的素质，直接决定着档案管理科技水平的进程。档案管理工作日趋数字化，这就对工作人员的工作技能提出了新的要求。首先，档案管理工作者应当十分熟悉有关档案管理工作的相关制度和法律法规，掌握这项工作的行业标准；其次，工作人员要熟悉电子计算机等办公自动化的综合技术。最重要的一点是，要定期学习和培训，由于在这个信息化时代，知识的更新换代速度十分迅速，进入二十一世纪以来的知识积累，比过去千年的知识积累还多，如果我们没有适应時代的学习能力，终将被这个信息时代所淘汰。

第三，档案建设标准化。以往的档案很多事基于纸质“卷”的文件形式，随着档案管理科技化水平的提升，“卷”逐渐变成了“文件”，这为档案管理工作带来了极大的便利。为了改善过去落后的管理形式，首先要对档案存储的环境进行改善。需要加大对档案室基础设施的投入，以及配套设施的建设。其次，在新旧交替的工作环境，需要加强监督，做好交接工作，避免出现漏洞。最后，工作人员应不断提高自己的工作效率，有了办公自动化的综合技术，要有针对性的进行学习，从而提高自己工作的准确性和有效性。

最后，不断增强管理的创新能力。通过学习和培训，我们已经获得了不少档案管理的新方法、新技能，但是我们不能止步不前。在平时的工作中，我们要善于总结，善于观察，及时发现工作中的错误并改正，总结出一套符合自己单位实际情况的工作方法和管理制度。档案管理的工具可以是单一的，但是工作方法绝不是唯一的，我们要有钻研精神，不断简化繁琐的工作流程，规范工作制度，并及时和其他工作者交流经验，把好的、高效的工作方法总结成册，为档案管理的科技化发展作出贡献。

科学的管理方法，为档案管理工作带来很多便利。第一点，真正实现了资源共享。科学的档案管理技术，使得电子文档可以直接存入档案系统当中，并标明标题、时间、日期、责任人等信息，档案管理者将这些文件存入档案文件库中，加以编目和整理，就可完成电子归档工作。这样不仅化繁为简，省去了不少繁琐的步骤，还提高了档案检索的效率，为档案及时归档提供可行性保障。不仅如此，档案电子化还节省了人力和财务的支出，有效的节约了成本。

第二点，科学化管理充分保障了信息的完整性和真实性。在科学化的档案管理工作中，档案文件库里不仅包含主体文件，还有该文件流转过程中的所有信息，例如某人在何时曾经借阅等等，这些信息一同归入档案文件库中，得以保存，为信息的完整性、真实性和可追溯性提供了保障。

最后一点，科学化管理便于档案文件的查询和运用。在档案管理科学化的进程中，数字化和信息化是必经之路。也就是说所有的档案信息都会形成电子文档，并且在归档后形成电子档案。这时，可以充分的利用电子档案不同于纸质档案的优势，例如方便浏览、查询，以及复制和传输。同时在借阅活着浏览过程中，还可以有效的避免对纸质档案的损耗，有效的提高了一份档案的使用寿命和利用效率。

当然，任何一个新鲜事物，都是在曲折中发展和进步的。档案管理的科技化进程也是一样，不可能只有优势而没有劣势。在现在的档案管理工作中，也存在一些问题，例如：有时候数据转换时会遇到不够完整的情况，打开一份文件，只见标题而不见内容的情况时有发生，以至于工作人员不得不重新检查纸质档案，加大了工作量；还会遇见这样的情况，在文件流转、会签过程中，文件不稳定的情况也会发生，有时甚至会丢失文件中的附件内容，导致档案不完整信息不全面。不能因为这些问题，就忽略了档案管理科技化的有利方法，而其有利方面是远远大于不利方面的。我们需要在今后的工作中，不断实践，以解决现在面临的问题。

很多人以为档案管理的工作十分简单，其实不然。档案管理工作不仅仅是对某些部门、某些单位、某些机关有益，它对整个社会的发展，都具有十分重要的作用。档案管理工作是国家文献信息系统的重要组成部分之一，对构建社会主义和谐社会、稳定社会，具有重要的战略意义。在今后的生活中，科技发展日益迅速，档案管理工作的作用会更加突出，需要我们在新形势下，保持学习能力，不断完善这份工作。endprint