论档案管理中的音像档案管理
2017-09-06梁冬晨
梁冬晨
摘 要:档案管理主要涵盖档案实体管理、专门档案管理和档案信息化以及档案信息资源开发等内容。音像档案作为一种专门档案,分为视觉、听觉、试听综合三类,包括照片档案、唱片档案、录音档案、声像档案等等,在整个档案工作和社会事业中都占据着举足轻重的地位。现笔者就以照片档案和录音录像档案为重点,浅析音像档案的管理与利用。
关键词:管理;照片档案;音像档案
1 照片档案
1.照片档案的构成及种类。
照片档案是用照相机将影像摄录于感光材料上而形成的档案,是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感官材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案主要由底片、照片及文字说明三部分构成。
底片和照片有着十分密切的联系,为了避免在频繁地使用过程中受到磨损、丢失等,往往采用复制底片的方法,制作翻版底片。在归档时,每张底片必须附有一张照片,作为照片档案保存,并需要以文字说明起到解释说明、串联整体、补充说明等的作用。文字说明与底片和照片相辅相成,是照片档案不可缺少的一部分,没有文字说明,就难以理解照片上的内容。
照片档案从不同角度可以分成不同的种类,按照摄影目的和表现的方式可以分为新闻照片档案、科技照片档案、艺术照片档案、公务活动照片档案等。
2.照片档案的特点。
照片档案是以感光材料为载体,以影像为反映信息的一种方式,它可以记录宏观世界的各种事物,又可以记录微观世界的诸多现象。它给人一种直观感,能使记录的事物形意结合,形象生动。它具有真实性、形象性、直观性、生动性、交流性等特点。
3.照片档案的管理。
科学、合理地管理好照片档案,是身为档案管理者的重要工作内容之一,而广泛收集、科学整理、安全保管则是管理好照片档案的基础。
(1)在照片档案的收集上,要按照国家颁布的《照片档案管理规范》和相关规定,通过一定的接收制度和专门征集的办法,将有价值的照片整理和保存起来。
照片档案的收集要求包括:
第一,要建立照片档案的收集、归档制度。按照《照片档案管理规范》和有关规定,指定出切实可行的照片档案归档制度。对归档时间、方式、范围、方法等做出规定使之制度化。
第二,保证接收质量和数量。照片档案在接收中,除了要保证档案照片在形成中的质量外,还要保证照片内容的质量。在接收数量上,也要结合档案的内容和特点有所控制。數量太少容易出现漏洞和缺憾,不能准确表达档案内容;而数量太多则需要去粗取精、合并同类等。
第三,按照《照片档案管理规范》的规定,具体归档和收集范围应包括:
一是反映本单位主要职能活动和工作成果是我照片档案;而是领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的照片;三是反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片;四是本单位组织或参加的重要外事活动的照片;五是与本单位其它载体档案有密切联系的照片;六是反映本地区地理、古迹、以及自然风光和民间风俗的照片;七是其他有保存价值的照片。
在实际工作中,可以根据本单位照片档案的实际情况,结合《照片档案管理规范》的有关规定确定收集范围。
(2)照片档案的整理
照片档案的整理方法因照片档案的数量、状况和保管单位等也有较大的差别。照片档案在整理时应本着有利于保持照片档案的有机联系,便于保管和提供利用的原则。照片档案的底片应单独整理和存放,照片和文字说明应一同整理和存放。
第一,关于底片。对于底片数量少的单位,在整理底片时可以不分类,按照底片收集和整理的先后顺序进行流水编号。可以用铁笔刻写在底片乳剂面片边或是刻写在齿孔间的乳剂面上,注意在刻写时不要损伤影像;对于底片数量多的单位,可以按照制成材料、年度、内容等分类。底片经过分类编号后,要进行目录登记,以备查阅。
第二,关于照片。照片的分类与编目,主要是根据本单位的实际收集情况和利用者的需要而定。一般是按照照片反映的内容或不同类的专题进行分类。如果数量少,可以用归类的方法;数量多还可以进行细分。照片分类后,应该将照片组成案卷。以便查找和后续利用。
第三,关于文字说明。文字说明包括时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六个要素。除了这六个基本要素外,还应说明研究课题、商品或产品名称、工程项目等等。文字说明是照片档案中不可或缺的一部分,没有文字说明,照片档案就不完整,因此,需要及时找到有关部门和人员予以补充。文字说明分为两种。一种是在每一卷或一组照片内的每张照片的文字说明,另一种是在每一案卷或一组照片的总说明。
(3)照片档案的保管
照片档案的保管,要有适宜的外部环境。有条件的单位应该设立专用库房,即使没有库房的单位,在保存照片档案时,也应该在具有密封、防潮或湿度较小、通风干燥的环境下。温度以14—24℃,相对湿度40—60%为宜。底片要求在13—15℃,相对湿度35—45%为宜,此外,就是库房内的昼夜温差在3℃,湿度变化不应大于±5%。照片档案的库房或是存放地要保持干净整洁,防尘、防霉、防有害气体等。
照片档案和文档档案在保存上有一定的区别。一般情况下,照片档案应使用专门的装具,如相册、照片档案册、照片分类卡等。也有在照片的背面,按照格式规定填写有关内容,然后进行压膜塑封。
底片可以采用底片册、底片袋来保管。使用底片册时,在底片纸袋上编上底片号、分类号、底片号等。使用底片袋,也应标注上单位名称、底片号、底片内容等,并放入专用橱柜内。
2 录音录像档案
录音档案是用机械、光学或电磁等方法把声音记录下来而形成的档案。录像档案是用光学、电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的档案。
录音录像档案有存储性、再现性等特点。此外,由于录音、录像档案载体的特殊,有胶带、磁带、光盘等,还决定了录音、录像档案的特殊性这一特点。
1.录音、录像档案的收集、分类与整理。
随着科学技术的发展,档案管理也进入了档案信息化和档案信息资源开发的时代。录音、录像档案作为一种专门的档案,在整个档案工作中占据着举足轻重的地位。
录音、录像档案收集之后要进行验收。核对录音录像登记表、检查各项内容是否完备清楚,手续是否齐全,还要核对内容和技术状况。
录音、录像档案可以按照内容、数量、时间等进行分类,与录音、录像形成的文字材料,如报告、演讲稿、记录说明等材料,也要收集归档,与录音、录像档案统一整理,分别保管。
录音、录像档案一般以盒或盘为保管单位,按照档案的先后次序进行分类、编号、登记目录。
2.录音、录像档案的保管
录音、录像档案载体的特殊性要求保管此类档案也要有良好的环境条件。一般要求保管录音、录像档案的环境温度在15—25℃,相对湿度45—60%为宜。因为磁带容易受温湿度的影响。为避免由于温差而在磁带上产生结露想象,磁带从库房取出后,应先放在工作间过度5—8个小时。
存放磁带的库房必须远离有强磁场设备的场所,避免磁带退化或磁化。避免强光照射,垂直放置,使其均匀受力,以免变形。另,磁带卷绕要松紧适度,一般要在半年就赢按照播放速度重新卷绕一次。为了使磁带内的信息能够长久保存,应根据实际情况定期转录。
做好音像档案管理,不仅是为了全面真实地反映档案记载情况,更是激励着档案管理工作者不断更新档案管理观念、勇敢探索和尝试新的档案管理手段的挑战。endprint