提升事业单位档案管理信息化的方法策略

罗玲

摘 要：我国事业单位对信息化档案管理的需求来源于我国经济建设水平的不断提高以及档案资料的日渐增多。而档案资料对于事业单位的信息安全和管理有着重要的作用，因而现阶段利用信息化手段提升事业单位档案管理的水平是具有良好的应用价值的。本文从提升事业单位档案管理信息化的方法策略入手，通过研究明确如何在现代事业单位档案数量和安全要求不断提升的现实环境下应用信息化管理手段提升事业单位档案管理水平的相关措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

要建设中国特色社会主义的现代化，档案事业是不可忽视的部分；要想真正保护好事业单位历史变革和发展的真实面貌，留给后代一个真实可信的事业单位发展历史，避免人们的遗忘或是歪曲，离不开细致的档案工作，离不开档案中对这些历史大事的原始记忆。因而事业单位对内部档案的管理工作具有非凡的重要性，而档案数量的激增和落后的管理手段对档案本身的损害都要求我们对其进行管理方式的变革，这就凸显了互联网时代下信息化档案管理的重要作用。

1 事业单位档案管理存在的问题

（一）对档案管理理念的理解不够准确，部分档案法规内容滞后

档案管理理念指的是依据档案管理的具体任务的形式界定管理的规程和执行的方法，确定档案管理制度的权利与义务，保证权利与义务的实施。但目前在事业单位的档案管理中，对档案管理理念的理解还不够准确，所以档案管理工作没有足够的针对性，档案管理更多的应该体现出其服务性和管理性并重的特点。其目的是对管理秩序进行科学有效的规范，进而推动档案部门为社会提供更优质的服务，从而更有效地发挥其的社会方面功能。但目前的档案管理只注重保存，对档案的利用有所忽略，注重档案的管理却忽视其服务性。

（二）事业单位内部档案管理制度缺失、执法工作监督不力

部分事业单位人为的因素还极大地存在于档案管理中，不重视法治，影响了档案管理使用效率，尽管我国已有一套系统的档案法规，但具体实施时，档案管理不合规屡见不鲜，主要表现在以下方面：

1、档案只鉴不毁。这是档案工作中存在的普遍现象，每年档案人员都在进行档案收集和价值鉴定工作，但是档案除了被按照永久、长期、短期划分期限外，对于到期档案并没有实行复审或销毁，积存现象呈上升趋势。

2、价值判定各自为政。不同时期，不同鉴定人员对档案价值划分差异悬殊，同种性质文件往往被划分不同种价值；对归档范围与不归档范围的理解出入较大。

3、期限划分不适合所有门类档案。经济合同档案中由于一个经济合同内容的成套性和相关性较强，对其进行不同期限划分，一旦把到期档案销毁，将打破其完整性和连续性，可操作性不强，并浪费档案员大量的时间和精力。

4、重复件较多。重复件是事业单位的”通病”，文件在制作过程中，疏于管理；在入库过程中，疏于把关，尤其以文书档案居多。文件汇集也被存放于档案库房，且堆积严重，事业单位没有及时通过鉴定工作来妥善处理或销毁，那些时效性已过的文件汇集不仅日久尘封，无人问津，且长期占用库房，浪费资源，忽视了工作的效率。

（三）档案管理人员素质不高档案管理管理职能缺失

事业单位在创立之初由于各方面的限制，有时各部门人员配置难以齐全，不同职务人员之间相互兼任的情形时有发生，此举虽然能暂时缓解人才缺乏的局面，但是如果让没有档案管理知识和经验的人员来兼任档案管理员或者诸如此类的配置便难免会造成档案管理管理混乱的现象。同时，事业单位往往将档案工作被定为“辅助工作”，还有一些事业单位将其定性为非管理岗位，这种定性的随意性和模糊性，大大影响了档案员的积极性，造成专兼职档案员自身对档案工作缺乏活力和自信心。

2 提升事業单位档案管理信息化的方法策略

（一）事业单位的决策者要重视档案管理信息化，实现有效管理

事业单位在不断的发展壮大之中，不断有新的概念和制度涌现出来，而对于传统的事业单位而言，其领导班子的思维决定了管理的水平，一个优秀的领导班子应该可以做到顺应事业单位发展思路和远景规划，以不凡的眼光和高超的能力为事业单位规划良性健康的发展道路，档案管理信息化就是这样一个得益于外部档案管理环境的变动趋势，并且关乎事业单位档案工作的整体层次和发展的创新管理方法。互联网时代催生了多元化、立体式的档案管理解决方案，这是由信息化本身便捷、高效、轻量的特点决定的，也是由市场环境所决定的。在未来，社会对于事业单位内部不同的档案安全性和管理水平的要求不断提高，迫切需要灵活度高、运作能力强的档案管理信息化系统作为支撑，故而将档案管理信息化列为事业单位发展壮大的必要选择，在此理念的支配下进行相关课题的开展和研究，积极的进行针对性业务开展，锻炼本单位既有档案管理团队的信息化协作能力，在档案管理信息化全面运用之时能够保证效率的开展相关信息化工作。积极的进行信息化管理尝试是对整个档案管理趋势的认同和对自身能力的肯定，也是顺应时代发展趋势和与国际接轨的必要准备。

（二）对档案管理信息化系统配备专门的负责人员

当前，档案信息化的飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。也对档案管理人员培养提高提出了迫切的需求，笔者认为应从以下途经加强档案管理人员专业人才的培养：一是从硬件建设和投入上下工夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明：只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。可以采取长期与短期、远程与面授相结合的方式，培训应注重效果性与效率性、系统性与实用性相结合，通过继续教育、专题讲座、业务研讨会、学术交流及信息技术培训班的方式，提高档案信息管理队伍的素质，建立长效培训机制，培养档案人员将各类有价值的信息资源整合、分析、挖掘的能力，使档案人员由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，从而为大数据时代下的档案信息化发展奠定坚实的人才基础。要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

（三）加大信息化档案执法、监督力度

要建立健全档案行政执法的责任制，完善监督，从上到下都要进行相互的检查和监督。这是是依法治档的重要保证，可以推动相关工作的科学性和高效性。要建立符合实际的、且科学高效的相关监督制度，进行层层监督，并对其中的违法者进行惩处。提供法律咨询服务，使基层档案工作者在工作中遇到的法律问题能够方便快捷的得到解决。相关部门及人员也必须大力进行这方面的研究，提高执法的准确性、及时性和高效性。

3 结语

事业单位档案管理的水平直接关系到其未来发展以及建设水平，加强事业单位档案管理的信息化水平建设有助于实现档案管理的高效率和良好的安全性，对于事业单位档案工作具有重要的意义。

参考文献

[1]杜娟.浅析事业单位的人事档案管理[J].中外事业单位家.2012（14）：81.

[2]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发.2016（5）： 130-131.endprint