不动产登记档案数字化工作的实践

随着不动产登记制度的实施，社会上对土地、房产产权产籍的重视程度被提高到新的高度，传统的纸质登记档案已经不能满足查询服务的要求，亟待通过运用现代化信息技术对纸质档案进行加工，提高服务效率和质量。本文对档案数字化加工过程中组织制度的健全，保密措施的完善，质量控制的严密和数据成果的完备等几个方面进行了探索。

1 组织制度要健全

不动产登记档案数字化工作是一项复杂的系统工程。工作实施之前，要对馆藏土地（房产）档案进行抽样调查，对扫描的工作量做出科学评估。结合实际情况，成立工作领导小组，建立组织协调构架，明确工作职责，落实工作任务。同时建立健全管理制度，根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）及相关标准和规定，制定档案数字化加工项目技术标准规范，明确项目验收标准。同时要求项目加工方与档案主管方签订项目保密协议，在实体档案安全保护、加工场所及工作人员安全保密等方面进行制度约束，确保项目安全可控。数字化扫描工作主要由档案馆内部人员进行组织协调，安全保密、质量抽查、成果验收等工作。

2 保密措施要完善

安全保密管控是对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先评估，并针对数字化工作过程中人、物、环境等因素，从技术和管理层面采取必要的措施，有效控制泄密等安全事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要有：规章制度的建立、工作场所的选择、人员的安全培训、实体档案的使用、数字档案的备份和存储等。

（一）保密协议的签订确认。项目启动前，档案主管方要与加工方签订安全保密协议，明确相关的安全保密要求，安全防范职责，相关责任追究，确保档案数字化加工项目万无一失，杜绝任何泄密事件发生。同时，加工方与其员工也要签订保密制度协议，上墙公示，接受监督。

（二）工作场所的安全管理。基于对实体档案进出库的管理和对档案本身质量的管护，要求档案数字化加工须在档案馆办公场所内进行，加工场所应尽量选择距离档案库房近的地方，配备监控系统和适合档案短期存放的有利条件。

（三）加工人员的安全培训。档案数字化工作工程量大，需要充足的人力保障。加工人员进场前必须经过系统地培训方可上岗工作，通过培训使其认识到档案数字化过程中必须遵守的安全、保密规定，明确所承担的义务和责任。档案馆安排专人在加工场所进行监督。

（四）实体档案的安全防护。档案的出库和入库都必须严格履行交接手续，填写纸质档案出进库（借还档）登记表、安排专人在交接过程中清点案卷数量，备注特殊情况，每项任务结束后，由档案馆和加工方双方签字确认，并留存备案。

（五）加工过程的安全管理。严格按照涉密要求加强对整个加工过程的安全管理。严禁加工方工作人员携带具有摄像功能的设备和移动存储介质带入加工场所，所有进场使用的计算机设备未使用的USB口或网络接口都贴上封签。项目完成后，所有加工设备撤离前，必须取出所有存储设备，统一交由档案馆按照涉密设备管理规定进行保管。

3 质量控制要严密

质量是档案数字化工作的生命线，档案数字化成果要达到预期的质量要求，必须采取一系列作业技术和手段，对档案生产加工全过程进行监管，消除質量上所有的瑕疵，达到质量最优要求。

（一）技术指标的确定。不动产登记档案是永久或长期保存的民生档案，从提高扫描数据质量，满足利用需要的角度出发，档案数字化成果除了用于网上查询浏览外，还有打印还原以及OCR汉字识别等功能需求。因此，为便于成果应用和管理，反映档案的真实面貌，应选择彩色扫描，图像分辨率应选择不低于300dpi这一技术参数。

（二）加工方的质量控制。加工方一般采取借档-拆卷-扫描-校对-核验-装卷-还档的流水线作业方式，采取错误率与工资挂钩的办法，激励工作人员提高责任心，提高工作效率，避免档案文件缺、跳、漏、歪、倒、模等关键错误发生。若经加工方发现确属原档案目录与卷内文件有错误的，立即通知档案馆人员，对该档案案卷及档案系统中的著录信息进行同步修正，确保档案准确无误。

（三）档案馆的质量控制。这个项目应提供充分的人员保障，参与数字化加工项目流程监控，重点做好借还清点和抽检工作，抽检率控制在10%，同一批抽检验收的数据合格率高于95%，视为验收通过。抽检中发现问题，记录错误信息，并及时反馈给加工方进行复查整改，在问题太多的情况下，要求加工方对该批次全部返工整改，直至检查合格。通过严格执行验收标准中设定的指标和要求，倒逼加工方采取严厉措施，保障档案数字化成果的质量。

4 数据成果要完备

土地登记档案的数字化工作最终结果是形成便于社会利用的档案信息资源，数据及数据库成果直接影响档案利用的服务质量。

（一）数据成果的存储备份。档案扫描的图像数据最终体现在应用服务上，实际意义在于应用价值。所有形成的数据成果须备份三套以上。一套植入档案利用系统，方便查阅利用；一套用于密封保存，放进防磁防火保险柜中，专人保管。一套有条件的话可以异地保存。同时，须对所有硬盘存储的数据进行比对检验，确保备份的数据完整、可读。

（二）数据成果的安全利用。所有完整的数据成果，除了用于档案馆本身查询利用外需求外，还应服务不动产登记信息管理基础平台的建设。不管是档案系统还是登记系统，要明确数据管理员、档案管理员、查询利用者的责任及登录权限，所有登录利用信息均在数据库终端实时进行监控。

（三）数据库的整合维护。纸质档案数字化工作完成后，加快资源和系统的整合，构建统一的数字化档案管理平台已成为不动产登记档案数字化管理工作的发展方向。要建立统一的档案数字化管理平台，将档案数据纳入平台统一管理和维护，并实时对系统进行升级优化。

参考文献

[1]陈镭：《国土资源档案数字化建设的实践与探索》，载《档案建设》P64-65，2013年第7期。

[2]符起道：《纸质国土档案数字化工作的实践与探讨》，载《兰台世界》P58-60，2014年10月增刊。

[3]陈莉：《关于国土业务档案数字化建设的思考》，载《广东档案》P47-48，2013年第2期。

[4]彭健：《国土资源档案信息化建设浅析》，载《国土资源》P32-34，2015年第4期。

作者简介

李刚，男，硕士研究生，现工作于桂林市不动产登记中心，任主任助理，研究方向土地管理、土地档案、不动产登记。endprint