新形势下的兼职档案员队伍建设探析

潘玲

摘 要：档案是全部活动的真实记录，体现各机关事业单位发展历程，是重要的信息资源和宝贵的经验财富，影响着机关事业单位管理的效率和质量。当前，各单位都建立了相应的档案管理组织机构网络，配备了相应的档案管理员，但专职档案管理员少之又少，大部分均是作为兼职档案管理员身份融入档案管理员队伍，而档案管理具有较强的业务性和技术性，档案管理员队伍呈现出业务素质不高、人员流动性大、队伍不稳定等问题，如何提高兼职档案管理员队伍整体素质，提升档案管理工作水平，值得大家深入思考探究。

关键词：档案管理；档案员；队伍建设

一、兼职档案管理员的重要性

档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是开展历史研究、进行各项工作的必要条件，是维护党和国家历史真实面貌的重要工作。游离在专职档案管理员队伍中的兼职档案管理员来自机关事业单位各个职能部门，一个单位的档案管理的基础工作也是从兼职档案管理员开始，兼职档案管理员处于档案形成、产生的第一线，承担着单位各项管理和活动中形成的文字材料、声像材料及实物的立卷、归档等大量基础工作，这些档案的归档、整理质量直接制约着机关事业单位档案工作的质量。兼职档案管理员对本单位的各类工作情况有着足够的了解和熟悉，对各类文件材料的来龙去脉、价值大小有着足够的认知，能及时、有效地做好各类文件材料的收集工作，并能很好地完成本单位档案材料的鉴别、筛选和分类整理工作，他们对保证档案材料的真实性、完整性、系统性和规范性起着决定性作用。每个兼职档案管理员既是档案管理的基础管理者，又是档案的最直接利用者，也是档案工作最好的宣传媒介。因为他们最清楚本单位和本专业的档案需求，能从实际工作出发，对档案管理工作提出更科学的意见和建议，能在日常工作中耳濡目染地对干部职工进行档案相关知识的宣传，有效带动干部职工对档案工作重要性的认识，激发大家保护档案、积极配合和主动归档的意识。

二、兼职档案管理员队伍面临的困境

（一）宣传的局限性导致重视不够

对档案相关知识的宣传力度匮乏，档案管理意识严重不足。许多机关事业单位重在抓业务，忽视档案的重要信息资源和参考参谋作用，档案管理工作得不到重视，在很长一段时期，机关事业单位普遍存在重视财务管理、人事管理，轻档案管理的现象，档案管理工作成了虚设、可有可无，有些单位未设专门档案室，有个别单位甚至还存在档案长期不立卷归档的现象。各单位负责人和干部职工对档案工作的不重视直接影响到兼职档案管理员的工作环境，缺乏大家的齐心配合，导致工作难度加大，再加上没有有效的考核激励机制，也致使兼职档案管理员工作积极性不高。

（二）人员的流动性导致业务断链

兼职档案管理员一般由各单位制定，但由于岗位、人员的调整，兼职档案管理员更换频繁，素质参差不齐。兼职档案管理员经过一段时间的业务培训和实际岗位锻炼后，刚熟悉档案工作，却因种种原因调整工作单位或岗位，而新接手的人员大多未经过档案知识的专业培训，对文件材料的鉴定、收集和分类整理等基础工作不熟悉，不了解，又作为新手进行学习摸索，这必将导致档案管理工作断链，影响档案管理工作的质量和档案管理的完整性、持续性和稳定性。

（三）职责的双重性导致工作懈怠

兼职档案管理员工作职责的双重性是指兼职档案管理员在做好本职工作的同时，还要做好兼职档案工作。目前，兼职档案管理员往往身兼数职，工作职责宽泛，任务繁重，岗位不固定，再加上单位对档案工作宣传教育力度不足，工作人员往往缺乏对档案工作重要性的认识，导致兼职档案管理员投入档案工作的时间和精力有限，积极性不高，责任心不强，对档案工作多是利用空闲时间挤出点时间完成，档案管理工作随意，质量不高，进而也对档案工作造成了较大的影响和损失。

三、兼职档案管理员队伍建设的对策

（一）积极创造档案管理发展的大环境

一是进一步加强宣传和沟通，大力宣传《档案法》等一系列档案法律法规，利用档案独特的决策资源、教育资源、文化资源等作用，逐步形成机关事业单位的档案文化，用浓厚的文化氛围凝聚人心，树立“档案管理、你我有责”的档案意识。二是建立完善的档案工作激励机制和责任制，将档案工作纳入年度工作计划，列入责任范围，及时将工作中形成的文件材料等档案资料移交兼职档案管理员。三是进一步争取单位领导对档案工作的重视和支持，兼职档案管理员要不断增强档案的查询利用、为民服务等功能，让单位领导充分认识档案对本单位工作的实际协助作用和具体意义，认识到档案工作是单位整体工作不可或缺的部分，从而在工作安排、经费统筹等方面对兼职档案管理员予以倾斜和支持。

（二）提升兼职档案管理员业务水平

一是加强对兼职档案管理员档案业务知识和工作技能的培训，围绕兼职档案管理员能力建设为重点，以举办专题培训、业务指导、监督检查、观摩学习等方式，使其具备一定的档案专业知识，有效提升兼职档案管理员业务素质和水平。二是适时举办形式多样的专职档案管理员和兼职档案管理员结对子活动，以加强专兼职档案管理员的沟通和联系，此种方式可以弥补兼职档案管理员专业知识的不足，又能加强专兼职档案管理员彼此的合作，以便更好地开展档案管理工作。三是加强档案工作创新，尤其在管理机制、服务内容和范围、服务方式和机制上加大改革力度，从制度改革上发挥兼职档案管理员的积极性，以便更大地发挥作用。科学利用信息化手段，推进数字档案馆（室）建设，最大限度实现档案的在线及时归档、在线利用功能。

（三）完善科学合理的档案管理机制

一是要确保档案管理机制的科学合理性。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时完整收集，保管和提供有效利用上；体现在是否满足时代发展，社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展。二是充分发挥档案管理网络作用，实现档案收集责任制管理。对各单位设立的兼职档案管理员，进一步细化明确职能职责，并提出时限和质量要求，确保档案完整齐全归档。 三是建立考评激励机制，结合单位实际，以档案整理、移交的完整性、时限性、规范性、服务性为标准，对兼职档案管理员进行考核，考核结果与评先争优挂钩，条件允许的单位可给予一定的奖励，以激励兼职档案管理员的工作积极性，进而推动档案事业的持续健康发展。

（四）建立相对稳定的兼职档案员队伍

一是保持兼职档案管理员工作的相对稳定性有利于增强其对档案工作的责任心和使命感。在兼职档案管理员的选择上要选配原则性、责任心、能力强和工作积极稳妥的同志，一旦确定，尽量减少岗位调整的机率，如因特殊情况确需调整变动，兼职档案管理员也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程，不能简单地履行一个交接手续完事。二是提升兼职档案管理员的执业道德和专业素质，坚定兼职档案管理员的事业心，增强职业责任感和自豪感。三是注重档案责任人员的培训，对于新上岗的兼職档案管理员，要及时组织培训，使他们在上岗初期就能正确掌握工作要点，养成良好的立卷、归档、调档习惯，正确掌握档案的收集、整理、装订方法，确保归档质量。

参考文献：

[1]姚建红.关于兼职档案员队伍建设的若干思考.档案管理理论与实践.2016.

[2]董黎明.如何发挥兼职档案员作用.合作经济与科技。2005.6X

[3]邰艺华.李秀萍.如何发挥档案管理在机关工作中的重要作用.档案管理.endprint