浅谈新形式下档案观念变革与档案工作创新

刘应新

摘 要：随着档案利用工作的充分开展，社会效益更加普遍，必然会使社会的档案意识空前提高，促进和提升档案观念的变革。档案事业不仅要与国际档案界交流信息，而且要与国内外包括自然科学在内的各种领域交流信息，只有这样，档案事业才能走出封闭，才能不断吸取有利于自身发展的信息资源，才能步入充满生机与活力的可持续发展之路。

关键词：观念变革；教育；管理；服务创新

一、档案观念变革

档案一词对人们来说应该是既熟悉又陌生的，目前国内外已有的具体的对档案的定义有数百种之多，简单地说，“档案是清晰、确定的原始记录性信息。”当前我国大众对档案的关注度普遍不高，档案意识非常薄弱，人们对档案资源并不了解，对档案工作的性质、地位和作用的认识也不够。

（一）社会大众的档案观念

中国传统的档案文化是经济、政治的反映，具有封闭性的特点，这一封闭性的特点已越来越受到时代发展的冲击。人们对档案的认知、评价与态度 ，以及运用档案的意识、能力存在着许多不足。在过去人们的观念里，档案就是封闭的，是机密的，在今天，部分档案资料已向公众开放，经济、科技尤其是信息技术的发展使得记录档案的载体极大扩展了，由纸质档案到声像档案到电子档案，与此同时，档案已逐渐走进了人们的生活，社会大众对档案的利用需求越来越高。

（二）档案人员的档案观念

长期以来，档案工作人员过分强调档案的保密性，重藏轻用，档案部门都是为保管而保管，重保管轻利用，即以档案工作的基础建设为核心，以为对档案不进行开放，就不会有丢失或泄密的风险，也就不会因此而承担责任。这样导致了大量珍贵的档案一直在档案室内沉睡，没有使其价值得到利用，造成社会资源的严重浪费。有些档案人员封闭自我，安于现状，关起门来管档案，导致档案部门“与世隔绝”；有些档案人员观念陈旧，知识老化，工作无长远规划也不认真；还有些档案人员被动性强，缺乏主动创新意识，缺乏积极工作、创造成绩的激情。这些都严重阻碍了档案事业的发展。当然，现代社会也涌现出了很多档案 工作者先进楷模，出色地完成了时代赋予一名档案工作者的各项工作任务。

（三）高校的档案观念

随着档案事业的发展，档案专业逐渐形成一门独立的学科，许多大学也拥有了独立的档案专业、档案系。从社会对档案的需求来看，档案具有了非常重要的社会性。因此高校要提高档案的知识和科技含量，现代社会的第一资源是智力资源，谁拥有了高素质的人才，谁就会在未来社会激烈的竞争中立于不败之地。培养大批高素质的档案专业人才，适应时代发展的需要，是高校的一个任重而道远的任务。

二、档案工作创新

（一）档案教育创新

档案教育是一个不断发展和变化的领域，档案事业的发展需要决定了国家必须培养大批高层次的专业人才。所以要重视对档案工作者的定期教育，举办各种培训，培训内容要更加现代化、专门化，让他们不断学习新知识、新技能。对一个档案工作者来说，要树立终身学习的观念，除了要坚持学习档案理论和各种专业知识外，更要增强现代科技知识、新型档案管理知识以及其他相关领域的知识。档案学是一门现实性和实践性很强的学科，各高校在课程设置上要突出理论和实践相结合的特点，既要有专业课程，又有试验和实习课程。档案教育课程的设置应更注重理论和实践课程的相互渗透，使学生兼备扎实的理论基础和过硬的操作技能，这样才能满足未来档案工作发展的需要。

（二）档案管理创新

20世纪以来，档案数量飞速增长，檔案的类型也更加丰富多样，从载体上看，有照片、影片、缩微胶片、磁带、磁盘、光盘等各种新型载体。长期以来，档案管理更多的是依赖经验管理，以传统手工操作为主的档案管理模式在对档案的保存、整理、利用等方面已远远不能满足客观需求，因而管理创新是档案工作赢得竞争优势的重要手段，档案工作者要积极引进现代思想和理念，对传统档案思想加以改革和创新，档案部门要充分利用现代化新技术、新设备，将电子计算机技术、缩微技术应用于档案管理中。

（三）档案服务创新

为社会服务是档案工作的出发点，传统的档案服务工作方式单一，信息传递效率低，资源共享率低，这种服务的被动、封闭难以适应社会发展的需要，所以要加快档案服务创新的步伐，把服务对象从机关、团体扩大到社会各个层面，把服务方向由单纯为政治服务转向为社会经济、科技、文化教育等方面服务这样，档案工作才能充满活力和创造力。档案利用是其价值的重要体现，利用效果是最能体现档案馆服务质量与水平的，所以要树立明确的利用服务思想，开展档案外借服务、复制服务、展览服务、信息服务等都是很好的服务形式。服务创新档案机构和档案工作者必须转变观念，以开放的心态，为用户提供优质的档案利用服务。

三、档案创新理念的具体实践

（一）建立档案网页，开展网上服务

利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案部门与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

（二）建立档案数据管理中心

档案部门与单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在单位档案馆（室），是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

（三）形成电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的重要工作。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，开发“电子文件全文自动上传归档系统”。可以利用身边联入网站的计算机，将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

（四）开展在线服务

社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

参考文献：

[1]沈伟光.档案有话说[M].新华出版社.2010.

[2]薛四新等.现代档案管理基础[M].机械工业出版社.2007.endprint