大数据背景下档案管理方式转变探讨

范兰芳

【摘 要】随着网络技术的快速发展，大数据时代悄然拉开帷幕。在大数据背景下，档案管理工作迎来了新的机遇与挑战，档案管理方式也应随之转变。鉴此，本文即主要从档案数据资源体系的建构、档案价值利用与服务、档案行政管理方式等几个方面入手，重点探究了大数据背景下档案管理方式的转变。

【关键词】档案；大数据；管理方式

一、大数据背景下档案管理方式转变的意义探析

网络科技技术的创新，引领着社会的进步。大数据作为现目前网络技术主要的发展方向，其已然成为推动社会前进的驱动力之一。据国际数据公司IDC的统计报告显示，目前全球范围的数据总量已接近10万亿，而到2020年全球数据总量也有望达到40万亿。据专家预测，2020年我国数据总量也将达到8万亿的估值，这意味着我国数据总量将占据全球数据总量的20%。由此可见，未来我国将领军大数据技术的发展与创新。然而随着大数据技术的全面发展，其对社会生产以及普通民众日常生活的影响也将日益增强。档案作为数据的一种特殊形式，在大数据时代背景下，档案管理的形势也将与时俱进，不断呈现出新的状态。首先从档案信息的数量与种类来看，大数据时代背景下，庞大的数据源将对档案管理工作造成巨大的压力，纷繁复杂的数据种类也必将对档案分类管理提出挑战。其次，从档案利用与服务层面讲，如何实现档案信息的高效检索与智能化利用，也将成为档案管理即将面临的巨大挑战。一言以蔽之，大数据背景下，档案管理工作的形势则不可同日而语。在此情境下，如何有效将大数据技术与档案管理工作结合起来，并不断转变档案管理方式，则是我们现目前值得深究的问题。

二、大数据背景下档案管理方式的转变

（一）档案数据资源管理方式的转变

大数据时代最显著的特征之一就是大数据观。所谓大数据观，即一切数据皆有价值，一切有价值的数据皆可利用。在大数据观的影响下，大档案管理也应运而生，即尽可能的保证档案的完整性，并不断挖掘利用潜在档案，实现档案的高效利用。在大档案管理的影响下，档案数据资源管理的方式也必然会发生明显的转变。从档案数据资源的三要素来源、内容、采集方式分析，大数据背景下的档案数据资源管理主要会出现以下几个方面的转变。首先是档案数据资源来源的改变，大数据背景下档案数据资源的来源将形成网络、社会、生活三维模型，从而实现全面包罗以保证档案数据的大容量性。其次在内容上，基于“一切档案皆有价值”观念，档案数据资源的内容也将变得更加多元化，其种类也将进一步细化，以实现档案数据价值密度低化而档案数据利用高效化的效果。最后，在档案数据资源采集方面，人工单一化采集形式将退出历史舞台，取而代之的是以档案资源共享、计算机自动检索采以及人工采集为体系的高覆盖率的采集形式。总而言之，大数据时代背景下，档案管理中的数据资源管理方式将出现巨大的变革。

（二）档案管理服务对象的改变

传统的档案管理工作，其主要的服务对象即是企业与单位。然而在大数据背景下，档案管理的服务对象将逐渐拓展，并实现社会化与多元化。其中最为显著的转变即是档案管理逐渐服务于个体，并向客户提供个性化的服务。之所以会出现这样的转变，其主要是由于大数据背景下高度开放的互联网生态，将引领档案管理工作向开放共享方向发展，也将推动档案管理完成供给侧改革，从而向更多类型的客户提供人性化的服务。

（三）档案保密工作方式的转变

大数据时代背景下，档案管理将实现信息化、共享化、开放化。但对于部分机密档案，管理部分也仍需做好保密管理工作。如此一来，档案管理工作就形成了开放共享与安全保密的矛盾局面。面对这样的情境，档案管理安全保密工作方式也必将发生巨大的转变，其主要体现在安全保密形式信息化程度增强，档案管理保密技术进一步强化，档案管理风险评估机制加强，档案保存条件进一步细化，档案资料分类管理标准将更加严谨等几个方面。

（四）档案管理行政管理工作的变化

传统的档案管理工作中，其行政管理工作主要局限于人员管理与工作安排两个方面。然而正如上文所言，大数据背景下档案管理工作形势将更加复杂，其不仅要进一步完善档案管理技术，同时还需不断拓展服务对象以及更多的与其他企业进行合作。如此一来，档案管理的行政管理工作形势将更加复杂，其工作方式也必然会出现转变。大数据背景下档案管理行政管理工作最为突出的转变，即可能是行政管理模式商业化，这样才能契合档案管理开放共享以及为客户提供个性化服务的需求。

三、大数据时代背景下推动档案管理方式转变的策略分析

通过上文的分析论述，我们共同探讨了大数据背景下档案管理方式转变的趋势。然而在档案管理工作實际中，要想顺应时代发展趋势，并实现管理方式的转变，则还需要采取一定的策略。通过研究分析，我们不难发现以下几点策略：第一，加强合作与创新，在大数据背景下网络技术是其核心元素之一。那么在档案管理方式的转变必然也需要以网络技术为基础。然而实际上诸多档案管理单位及部门在网络技术上并不存在优势，甚至是出于劣势地位。可见，大数据背景下，要想推动档案管理方式的转变就需要加强与网络科技公司的合作，以此获得科学先进的技术支持。此外，为了实现档案信息共享，各个档案管理单位及部分也需加强合作。第二，树立起科学的服务理念，将“人本理念”融入到档案管理工作中，从而为客户提供个性化的服务。第三，全面改革行政管理机制，实现行政管理的精简化、扁平化，为档案管理工作的细化奠定基础。第四，全面建设安全防范体系，即从安全保密技术工作队伍建设、安全保密设备的配置、安全保密技术的学习与研究等方面全面建立坚固的安全防范体系。

四、结束语

综上所述，大数据的背景下，提高管理档案整体上的信息化水平，并合理的转变档案管理方式，则可以保证工作的效率和效果，对此相应人员需要重点研究。此外，为了实现档案管理方式的转变，我们还需要从思想管理的改变入手，全面建立起科学管理体系，并做好必要的技术准备、物质准备，从而保证档案管理方式转变成功。

【参考文献】

[1]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商界论坛，2013（10）：145.

[2]韩昌选，乐璐.大数据时代下信息数据安全的探讨[J].电子技术与软件工程，2014（1）：227-228.endprint